Lập và xuất hóa đơn điện tử là hai nghiệp vụ quan trọng nhất đối với việc sử dụng hóa đơn điện tử. Tuy nhiên, thao tác này cũng thường phát sinh các sai sót, thay đổi,... khiến người sử dụng bị lúng túng và mất thời gian. Các doanh nghiệp hãy tham khảo ngay các lưu ý khi xuất hóa đơn điện tử trong bài viết sau để có phương án xử lý khi gặp vấn đề phát sinh.
Sau khi người dùng lập hóa đơn điện tử, các hóa đơn này sẽ được hệ thống dữ liệu lưu trữ tại mục hóa đơn chưa phát hành. Doanh nghiệp có thể truy cập vào danh mục này và tiến hành xuất hóa đơn mong muốn.
Để xuất hóa đơn điện tử đã lập, doanh nghiệp thực hiện theo các bước sau:
Bước 1: Truy cập vào trang đăng nhập hệ thống và thực hiện đăng nhập tại địa chỉ: https://business-sinvoice.viettel.vn/dang-nhap.html.
Bước 2: Chọn chức năng “Quản lý hóa đơn”, sau đó chọn tiếp “Quản lý hóa đơn chưa phát hành” để vào giao diện tùy chọn phát hành các hóa đơn nháp đã lưu.
Bước 3: Nhấn chọn vào nút “Phát hành” trên hóa đơn cần thực hiện phát hành tương ứng.
Doanh nghiệp cũng có thể chọn xuất nhiều hóa đơn cùng lúc bằng cách đánh dấu chọn vào ô vuông ngoài cùng bên phải của hóa đơn. Sau khi đã hoàn tất việc lựa chọn, nhấn chọn vào nút “Phát hành”.
Bước 4: Nhập thời gian phát hành cho hóa đơn, cuối cùng hãy nhấn “Phát hành” để thực hiện xuất hóa đơn điện tử.
Khi phát hiện các vấn đề sai sót trên hóa đơn điện tử chưa phát hành, doanh nghiệp có thể thực hiện việc điều chỉnh hóa đơn trực tiếp ngay trên S-invoice trước khi tiến hành xuất hóa đơn điện tử.
Các bước xuất hóa đơn điện tử điều chỉnh trên S-invoice được thực hiện với các bước sau:
Điều chỉnh các sai sót trên hóa đơn điện tử
Bước 1: Truy cập địa chỉ: https://business-sinvoice.viettel.vn/dang-nhap.html và thực hiện đăng nhập vào hệ thống S-invoice.
Bước 2: Trên thanh Menu, chọn chức năng “Quản lý hóa đơn”, chọn tiếp “Quản lý hóa đơn chưa phát hành”.
Bước 3: Nhấn chọn vào biểu tượng ngay trên hóa đơn điện tử cần điều chỉnh, một giao diện thông tin hóa đơn sẽ được hiện ra.
Bước 4: Nhập các thông tin của hóa đơn cần điều chỉnh, sau đó nhấn nút “Cập nhật”.
Xuất hóa đơn đã chỉnh sửa
Hóa đơn sau khi chỉnh sửa sẽ được lưu trữ tại mục hóa đơn chưa phát hành. Doanh nghiệp đã hoàn tất việc điều chỉnh có thể tra cứu tại danh mục hóa đơn chưa phát hành để tiến hành tùy chọn xuất hóa đơn điện tử.
Các bước xuất hóa đơn điều chỉnh tương tự như cách xuất hóa đơn chưa phát hành, doanh nghiệp có thể tham khảo các thông tin ở phía trên.
Thông thường, các lưu ý khi xuất hóa đơn điện tử liên quan đến việc xác định ngày lập hóa đơn. Những lưu ý liên quan đến vấn đề này cụ thể như sau:
Nếu doanh nghiệp không nhập vào ngày lập hóa đơn, hệ thống sẽ tự ghi nhận thời gian lập hóa đơn theo giờ hiện tại.
Nếu doanh nghiệp nhập ngày lập hóa đơn thì ngày lập phải đảm bảo không nhỏ hơn “Ngày tạo hóa đơn”.
[caption id="attachment_8702" align="aligncenter" width="512"]
Ngày lập hóa đơn nhập vào phải bằng hoặc lớn hơn ngày tạo[/caption]
Nếu chọn phát hành cùng lúc nhiều hóa đơn cùng mẫu, hệ thống sẽ hiển thị danh sách các ngày tạo hóa đơn trước đó để doanh nghiệp lựa chọn.
Nếu chọn phát hành cùng lúc nhiều hóa đơn khác mẫu, khi thực hiện xuất các hóa đơn sẽ có ngày phát hành hiện tại.
[caption id="attachment_8703" align="aligncenter" width="512"]
Hóa đơn điện tử S-invoice - Giải pháp thông minh, an toàn giúp doanh nghiệp tiết kiệm tối đa chi phí và thời gian[/caption]
S-invoice là phần mềm hóa đơn điện tử với nhiều tính năng hữu ích. Ngoài ưu điểm chung như tiết kiệm 75% thời gian khởi tạo, lập và phát hành hóa đơn; giảm 80% chi phí in ấn, giao nhận, lưu trữ và quản lý hóa đơn; hóa đơn điện tử S-invoice còn được tích hợp nhiều tính năng ưu việt như:
Thuận tiện với hàng trăm mẫu hóa đơn được tích hợp sẵn, hoàn toàn miễn phí, đồng thời, doanh nghiệp có thể lựa chọn và tự thiết kế mẫu hóa đơn, mẫu báo cáo đặc thù riêng. Tất cả các mẫu hóa đơn được tích hợp tính năng trên email, tin nhắn theo đặc thù doanh nghiệp.
Có thể ký hóa đơn điện tử mọi lúc mọi nơi bằng USB Token bảo mật và tiện lợi với chức năng định danh CA là công nghệ bảo mật đạt chứng chỉ quốc tế. Hóa đơn được giám sát 24/7, đảm bảo an toàn tuyệt đối cho doanh nghiệp trong quá trình quản lý và lưu trữ hóa đơn.
Có thể tích hợp với nhiều hệ thống quản lý doanh nghiệp (bệnh viện, quản lý bán hàng, quản lý tài chính,…) giúp doanh nghiệp tối ưu chi phí và công tác quản lý, điều hành.
Có quy mô phát hành hàng triệu hóa đơn/ngày với công nghệ bảo mật đạt chứng chỉ quốc tế đảm bảo an toàn và tiện ích cho doanh nghiệp.
Còn chần chờ gì nữa mà không sử dụng ngay dịch vụ hóa đơn điện tử S-invoice của Viettel trong hôm nay? Mọi thông tin chi tiết liên quan đến dịch vụ, Quý doanh nghiệp có thể tham khảo tại:
Website: Hóa đơn điện tử S-invoice
Facebook: Viettel Business Solutions
Hotline: 18008111 (miễn phí)
Email: digital_doanhnghiep@viettel.com.vn
Chúc Quý doanh nghiệp thành công!
Trong quá trình sử dụng, doanh nghiệp thường gặp phải những băn khoăn, thắc mắc cần lưu ý về hóa đơn điện tử. Tuy nhiên, doanh nghiệp rất khó để tìm, chọn lọc thông tin chính xác, phù hợp với phần mềm hóa đơn điện tử mà mình đang sử dụng. Bài viết dưới đây sẽ cung cấp 8 nội dung giúp người dùng tổng hợp những lưu ý quan trọng, hay gặp phải trong khi khởi tạo, xử lý và lưu trữ hóa đơn điện tử.
Trong quá trình khởi tạo hóa đơn điện tử, người sử dụng thường gặp 3 vấn đề phổ biến nhất.
Điều 36, Nghị định 119 về hóa đơn điện tử của Chính phủ quy định: “Hóa đơn điện tử được áp dụng thay cho hóa đơn chứng từ giấy thông thường theo hình thức như sau:
Đối với các chủ thể kinh tế đã thông báo phát hành hóa đơn tự in, hóa đơn đặt in hoặc hóa đơn đã mua của cơ quan thuế:
Chủ thể kinh tế là các doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ kinh doanh, cá nhân hoạt động kinh tế có quyền tiếp tục sử dụng các hóa đơn tự in, đặt in hoặc đã mua từ cơ quan thuế đến hết ngày 31/10/2020.
Tuy nhiên, nếu các chủ thể kinh tế kể trên đáp ứng được các điều kiện về hạ tầng công nghệ và tiếp tục sử dụng hình thức hóa đơn giấy thì phải thực hiện gửi dữ liệu hóa đơn đến cơ quan thuế theo Mẫu số 03 - Phụ lục đi kèm Nghị định 119/2018/NĐ-CP, kèm theo tờ khai thuế giá trị gia tăng.
Đối với các chủ thể kinh tế được thành lập trong khoảng thời gian từ 01/11/2018 đến 31/10/2020:
Chủ thể kinh tế tiến hành thực hiện áp dụng hóa đơn điện tử vào trong sản xuất, kinh doanh theo sự hướng dẫn của cơ quan thuế phụ trách tại địa phương.
Trường hợp chủ thể kinh tế chưa thỏa mãn được các yêu cầu về hạ tầng công nghệ, doanh nghiệp có thể tiếp tục sử dụng hóa đơn giấy tự in, đặt in hoặc đã mua từ cơ quan thuế nhưng cũng phải thực hiện kê khai dữ liệu hóa đơn doanh nghiệp theo Mẫu số 03 - Phụ lục đi kèm Nghị định 119/2018/NĐ-CP, kèm theo tờ khai thuế giá trị gia tăng.
Đối với các tổ chức sự nghiệp công lập:
Thực hiện chuyển đổi hình thức hóa đơn theo lộ trình hướng dẫn của Bộ Tài chính.”
Như vậy, tất cả các chủ thể kinh tế hoạt động trên lãnh thổ Việt Nam đều bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử thay cho hóa đơn giấy thông thường theo quy định tại Nghị định 119/2018/NĐ-CP.
[caption id="attachment_8884" align="aligncenter" width="640"]
Đến 31/10/2020 toàn bộ doanh nghiệp đều phải sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định tại Nghị định 119/2018/NĐ-CP[/caption]
Quá trình xúc tiến triển khai áp dụng hóa đơn điện tử được áp dụng cho tất cả các chủ thể kinh tế tại Việt Nam, bao gồm: các doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ kinh doanh, cá nhân hoạt động kinh tế, các tổ chức sự nghiệp công lập,...
Hóa đơn điện tử đang dần được áp dụng trong hệ thống các doanh nghiệp Việt Nam từ ngày 01/11/2018 đến hết ngày 31/10/2020. Trong khoảng thời gian này, Bộ Tài chính và các cơ quan có chức năng ra sức thúc đẩy, hỗ trợ hướng dẫn và tạo điều kiện để các doanh nghiệp Việt có cơ hội tiếp xúc và triển khai sử dụng hóa đơn điện tử.
Như vậy, ngày 31/10/2020 sẽ là điểm mốc bắt buộc chuyển đổi hình thức sang sử dụng hóa đơn điện tử trong mọi doanh nghiệp.
Để sử dụng hóa đơn điện tử, doanh nghiệp cần đăng ký tại cơ quan thuế phụ trách tại địa phương. Các mẫu giấy tờ chính cần thiết doanh nghiệp cần chuẩn bị bao gồm:
Quyết định về việc áp dụng hóa đơn điện tử
Thông báo phát hành hóa đơn điện tử
Hóa đơn điện tử đúng với mẫu khi gửi cho khách hàng đã được ký số điện tử
Doanh nghiệp sau khi đã chuẩn bị đầy đủ các loại giấy tờ cần thiết có thể gửi trực tiếp đến cơ quan thuế phụ trách tại địa phương hoặc thực hiện đăng ký hóa đơn điện tử qua mạng. Thứ tự doanh nghiệp thực hiện thủ tục dựa theo thứ tự các biểu mẫu đã được liệt kê. Tuy nhiên, nhằm mang lại sự tiện lợi, doanh nghiệp có thể gửi đồng loạt cả 3 mẫu đến cơ quan thuế trong cùng một lần.
Sau khi thực hiện gửi yêu cầu sử dụng hóa đơn điện tử, cơ quan thuế sẽ tiến hành phản hồi trong vòng 24 tiếng về việc phê duyệt hay không phê duyệt việc áp dụng hóa đơn điện tử cho doanh nghiệp. Nếu sau 02 ngày vẫn không nhận được bất kỳ hồi âm nào, doanh nghiệp nghiễm nhiên có quyền phát hành hóa đơn điện tử theo quy định của pháp luật.
Quý doanh nghiệp có thể tìm hiểu thêm thông tin tại bài viết: “Đăng ký hóa đơn điện tử Viettel”.
Có rất nhiều hình thức hóa đơn hiện nay được dùng dựa trên mục đích sử dụng của doanh nghiệp. Chẳng hạn như:
Hóa đơn bán hàng
Hoá đơn giá trị gia tăng
Các loại hóa đơn khác: tem, vé xe, vé tàu,...
Các loại hóa đơn khác nhau phục vụ cho những nhu cầu khác nhau của doanh nghiệp sử dụng. Các mẫu hóa đơn này thông thường sẽ được tích hợp sẵn trong các phần mềm hóa đơn điện tử hiện nay dưới hình thức mẫu tạo nhanh nhằm tạo sự tiện lợi cho doanh nghiệp.
Như vậy, với phần mềm hóa đơn điện tử S-invoice, doanh nghiệp hoàn toàn có thể sử dụng linh hoạt nhiều hình thức hóa đơn điện tử khác nhau tùy theo mục đích cần thiết.
[caption id="attachment_8532" align="aligncenter" width="512"]
Hóa đơn điện tử có thể được sử dụng với nhiều hình thức khác nhau tùy thuộc vào mục đích sử dụng của doanh nghiệp[/caption]
Nghị định 119/2018/NĐ-CP đã quy định: “Hóa đơn điện tử được sử dụng thay thế hoàn toàn cho hóa đơn giấy thông thường và chịu trách nhiệm pháp lý về hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp trong quá trình kê khai thuế. Do đó, doanh nghiệp không cần thực hiện bất kỳ việc chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy nào cả.”
Tuy nhiên, trong một số trường hợp doanh nghiệp cần hóa đơn giấy như: hóa đơn đi đường, hóa đơn giao theo yêu cầu khách hàng hoặc lưu trữ nội bộ,... thì đều có thể thực hiện chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy và thực hiện thao tác in như thường lệ.
Bản chuyển đổi của hóa đơn điện tử có giá trị thể hiện cho hóa đơn điện tử, ngoài ra chúng không có giá trị pháp lý.
Khi được cơ quan chức năng yêu cầu truy xuất nguồn gốc hàng hóa khi vận chuyển, doanh nghiệp có thể sử dụng hóa đơn điện tử với ý nghĩa tương đồng hóa đơn giấy.
Các cơ quan chức năng kiểm tra hàng hóa sẽ được trang bị các trang thiết bị cần thiết cho việc kiểm tra nguồn gốc hàng hóa thông qua hóa đơn điện tử. Trong trường hợp xảy ra vấn đề về đường truyền mạng, doanh nghiệp có thể truy xuất hóa đơn điện tử chuyển đổi để chứng minh nguồn gốc của hàng hóa.
Nếu cả 2 trường hợp trên đều không được chuẩn bị và tiến hành ổn thỏa, cơ quan chức năng sẽ buộc phải sử dụng máy tính cá nhân để kiểm tra thông tin hàng hóa trên hóa đơn điện tử thông qua Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế.
Trong quá trình giao dịch, các sai sót trên hóa đơn ít nhiều là điều không thể tránh khỏi. Trong các trường hợp này, việc thực hiện các biên bản ra quyết định hủy, thu hồi hoặc điều chỉnh hóa đơn điện tử là điều vô cùng cần thiết.
Các biên bản hủy, thu hồi và điều chỉnh được thực hiện trong các trường hợp sau:
Biên bản hủy hóa đơn điện tử: Doanh nghiệp thực hiện biên bản hủy hóa đơn điện tử khi hóa đơn đã lập có sai sót dẫn đến các thỏa thuận không đạt được sự thỏa hiệp đến từ cả hai bên và bên mua, bên bán chưa thực hiện kê khai thuế.
Biên bản thu hồi hóa đơn điện tử: Doanh nghiệp lập biên bản thu hồi hóa đơn điện tử khi hóa đơn đã lập giao cho bên mua nhưng chưa giao hàng hóa, và cả hai bên đều chưa thực hiện kê khai thuế.
Biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử: Doanh nghiệp lập biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử khi cả hóa đơn và hàng hóa đều đã bàn giao, cả hai bên đều đã kê khai thuế nhưng phát hiện sai sót.
Quý doanh nghiệp có thể tìm hiểu thêm về các loại giấy tờ và thủ tục cần thiết cũng như hướng dẫn xử lý hóa đơn điện tử có sai sót tại bài viết: “Xử lý hóa đơn điện tử viết sai”.
Hóa đơn điện tử được khởi tạo bằng máy tính tiền điện tử có kết nối dữ liệu trực tiếp đến cơ quan thuế. Sau khi được khởi tạo thì hóa đơn điện tử gốc file xml sẽ được lưu trữ trực tuyến trên hệ thống dữ liệu của phần mềm hóa đơn điện tử doanh nghiệp đang sử dụng.
Doanh nghiệp có nhu cầu xem, tra cứu và làm việc với hóa đơn điện tử có thể tiến hành tìm kiếm chúng trên phần mềm hóa đơn điện tử. Vì dữ liệu đã được kết nối trực tiếp đến cơ quan thuế nên doanh nghiệp còn có thể xem hóa đơn điện tử ngay trên trang thông tin của Tổng cục Thuế.
Trên đây là tổng hợp những lưu ý về hóa đơn điện tử được nhiều doanh nghiệp quan tâm nhiều nhất trong thời gian vừa qua.
Tuy nhiên, để quá trình sử dụng hóa đơn điện tử trở nên đơn giản và tiện dụng hơn, nhiều doanh nghiệp hiện nay đã lựa chọn phần mềm hóa đơn điện tử S-invoice từ Tập đoàn Công nghiệp - Viễn thông Quân đội (Viettel) như một phương pháp cứu cánh hiệu quả.
[caption id="attachment_9622" align="aligncenter" width="492"]
Phần mềm hóa đơn điện tử S-invoice - Giải pháp siêu tiện ích cho vấn đề hóa đơn điện tử trong doanh nghiệp[/caption]
S-invoice là phần mềm hóa đơn điện tử chuyên dụng, được tích hợp nhiều tính năng nổi trội cũng như hạ tầng mạng lớn, ổn định và vững chắc từ nhà mạng đã tạo nên sự chuyên nghiệp chất lượng tuyệt đối. Với S-invoice, doanh nghiệp sẽ được trải nghiệm:
Sự nhanh chóng trong quá trình tạo lập hóa đơn điện tử
Giảm bớt hàng loạt thủ tục hành chính rườm rà
Hạ tầng mạng lớn, lưu trữ an toàn, bảo mật vượt trội
Hệ thống điều phối xử lý linh hoạt, thông minh, hiệu quả
Sự tiết kiệm bất ngờ so với chi phí bỏ ra cho in ấn, truyền gửi hóa đơn
Còn chần chờ gì nữa mà không sử dụng ngay dịch vụ hóa đơn điện tử S-invoice của Viettel trong hôm nay? Mọi thông tin chi tiết liên quan đến dịch vụ, Quý doanh nghiệp có thể tham khảo tại:
Website: Hóa đơn điện tử S-invoice
Facebook: Viettel Business Solutions
Hotline: 18008111 (miễn phí)
Email: digital_doanhnghiep@viettel.com.vn
Chúc Quý doanh nghiệp thành công!
Mẫu biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử kèm hướng dẫn sử dụng dưới đây sẽ giúp Quý doanh nghiệp dễ dàng thực hiện điều chỉnh hóa đơn theo nhu cầu một cách đơn giản, nhanh chóng. Hãy cùng tìm hiểu những thông tin đầy đủ và chính xác nhất thông qua bài viết sau.
Hóa đơn điện tử với nhiều ưu việt vượt trội đã nhanh chóng trở thành lựa chọn của nhiều doanh nghiệp lớn. Tuy nhiên, trong giai đoạn đầu trải nghiệm dịch vụ, có thể vì nhiều lý do nên các doanh nghiệp thường khai báo thông tin không chính xác. Các ví dụ có thể kể đến như: sai số hàng hóa, giá bán, thuế, ký hiệu,…Trong trường hợp này, câu hỏi đặt ra sẽ là: “Xử lý hóa đơn điện tử viết sai thông tin như thế nào? Liệu có phải tiến hành hủy hóa đơn điện tử hay không?”.
Tùy theo từng trường hợp thông tin hóa đơn thuộc lỗi sai nào để quyết định điều chỉnh hay hủy bỏ và lập lại hóa đơn điện tử thay thế.
Theo Khoản 3, Điều 20, Thông tư 39 hóa đơn điện tử ngày 31/03/2014 sửa đổi và bổ sung Nghị định 51 hóa đơn điện tử và Nghị định 04/2014/NĐ-CP thì:
“Trường hợp hóa đơn đã lập và giao cho người mua, đã giao hàng hóa, cung ứng dịch vụ, người bán và người mua đã kê khai thuế, sau đó phát hiện sai sót thì người bán và người mua phải lập biên bản hoặc có thỏa thuận bằng văn bản ghi rõ sai sót, đồng thời người bán lập hóa đơn điều chỉnh sai sót. [...]”
Như vậy, nếu hóa đơn viết sai mà đã kê khai thì sẽ không được thu hồi mà phải lập biên bản điều chỉnh. Biên bản điều chỉnh hóa đơn có chữ ký và đóng dấu của hai bên, mỗi bên giữ một bản để khai báo khi cơ quan thuế kiểm tra.
[caption id="attachment_3492" align="aligncenter" width="640"]
Bản thể hiện hóa đơn GTGT của hóa đơn điện tử[/caption]
Hiện nay, nhằm đáp ứng nhu cầu của các doanh nghiệp và đơn vị, Viettel cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử S-invoice với nhiều tính năng vượt trội: hệ thống bảo mật an toàn, hóa đơn điện tử thông minh, linh hoạt và tiện ích.
Đối với các doanh nghiệp khi muốn điều chỉnh hóa đơn điện tử, dịch vụ S-invoice của Viettel có sẵn mẫu tải các biên bản, kèm theo đó là các hướng dẫn chi tiết cho khách hàng sử dụng. Ngoài ra, S-invoice còn cung cấp mẫu văn bản để up lên Slideshare, dẫn link hay hướng dẫn các bước viết chi tiết để các doanh nghiệp dễ dàng thực hiện khi có nhu cầu điều chỉnh hóa đơn điện tử.
[caption id="attachment_3493" align="aligncenter" width="640"]
Biên bản điều chỉnh hóa đơn[/caption]
[caption id="attachment_3254" align="aligncenter" width="640"]
Hóa đơn điện tử Viettel là giải pháp bảo mật hàng đầu cho doanh nghiệp[/caption]
S-invoice hy vọng biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử được cung cấp ở trên sẽ giúp các doanh nghiệp có thể áp dụng dễ dàng vào thực tế khi đây là một trong những việc làm cần thiết mà bất cứ doanh nghiệp, đơn vị nào cũng cần phải nắm được khi tiến hành áp dụng hóa đơn điện tử. Với những thông tin trong bài viết, hi vọng Quý doanh nghiệp đã hiểu và nắm rõ được các quy trình khi tiến hành điều chỉnh hóa đơn điện tử.
Mọi thắc mắc Quý doanh nghiệp có thể liên hệ qua một trong các kênh sau để được tư vấn và hỗ trợ chi tiết:
Hotline: 18008111 (miễn phí)
Website: Hóa đơn điện tử S-invoice
Facebook: Viettel Business Solutions
Chúc Quý doanh nghiệp thành công!
Báo cáo đánh giá mức độ hài lòng của doanh nghiệp khi thực hiện thủ tục hành chính qua cơ chế MCQG vừa công bố cho biết hơn 90% doanh nghiệp có trải nghiệm tích cực với hệ thống này. Là đơn vị phát triển giải pháp công nghệ cho MCQG, ông Phạm Anh Đức - Phó TGĐ Viettel Solutions cho rằng, yếu tố quan trọng nhất đưa tới thành công là quyết tâm của người đứng đầu các cơ quan muốn số hóa hệ thống.
Khi được đặt hàng xây dựng hệ thống Hải quan một cửa (tiền thân của hệ thống MCQG) vốn chưa từng có tại Việt Nam, Viettel đánh giá đâu là điểm mấu chốt cần giải quyết?
Chuyển đổi số ở bất cứ đâu người ta cũng nhắc đến vai trò quyết định của ban lãnh đạo, người đứng đầu. Trong trường hợp này là lãnh đạo của Tổng cục Hải Quan, Bộ Tài chính hay lớn hơnlà Thủ tướng – người đứng đầu Chính phủ. Quyết tâm của người lãnh đạo gần như quyết định chính cho sự thành công của cả hệ thống.
Công nghệ không phải là thứ quá khó. Khó nhất trong chuyển đổi số là thay đổi quy trình làm việc. Nếu không có sự quyết tâm thay đổi của người lãnh đạo thì tuyệt nhiên sẽ không làm được. Hiện nay, mức độ quyết tâm của các lãnh đạo đang rất cao. Việt Nam đã và đang có những nền tảng thuận lợi.
Ở thời điểm ban đầu xây dựng hệ thống, Viettel đã tiếp cận công việc với phía Tổng cục Hải quan như thế nào?
Viettel đã cử một đội ngũ chuyên trách, trong đó, có một thành viên trong Ban Giám đốc trực tiếp cùng làm. Điều này giúp Viettel hiểu được những vướng mắc của đơn vị nghiệp vụ về thủ tục, quy trình… từ đó đưa ra được phương án thay đổi quy trình, tiến lên số hóa với từng bước cụ thể ra sao. Phải lường trước được khó khăn thì Viettel mới có được bước đi chính xác.
Vậy khó khăn mà các ông đã tìm ra là gì cũng như cách thức nào để giải quyết?
Như tôi đã nói ở trên, công nghệ không phải vấn đề quá khó. Vướng mắc lớn nhất là chúng tôi không có nghiệp vụ Hải quan, không hiểu sâu về những gì Hải quan đang làm. Đấy là điểm khó khăn lớn nhất khi bắt tay vào xử lý bài toán được giao.
Còn ở thời điểm hiện tại, khi hệ thống MCQG đi vào hoạt động được 6 năm, thách thức của Viettel là gì?
Đó là làm cho hệ thống thông minh hơn. Giai đoạn trước công việc khá đơn giản là số hoá. Nghĩa là doanh nghiệp thay vì đến Hải quan nộp hồ sơ, thủ tục bằng giấy thì dùng hệ thống phần mềm. Còn nay, chúng ta phải nghĩ đến việc làm thế nào để đưa những công nghệ hiện đại như AI, Blockchain… vào, khiến hệ thống thông minh hơn, hỗ trợ nghiệp vụ hải quan tốt hơn.
Ông có thể nói cụ thể hơn?
Ví dụ Viettel đang phối hợp với Tổng cục Hải quan để đưa ra một số bài toán như dùng Blockchain để truy xuất nguồn gốc. Công nghệ này sẽ giúp tiết giảm rất nhiều thời gian cho xuất nhập khẩu hàng hoá, nâng cao hiệu suất làm việc cho cơ quan quản lý, đồng thời nâng cao sức cạnh tranh cho doanh nghiệp.
Khi nghiên cứu các hệ thống tương tự trên thế giới, ông thấy hệ thống MCQG còn có thể cải thiện gì thêm?
Nếu xét về góc độ số hoá, hệ thống của Việt Nam đã ngang với hệ thống của các nước hàng đầu thế giới. Tuy nhiên, như tôi vừa chia sẻ thì thách thức tiếp theo đến từ việc tích hợp các công nghệ mới vào để hệ thống thông minh hơn, tự động hóa hơn, tiết giảm hơn nữa thời gian, chi phí cho doanh nghiệp.
Ngoài ra, vấn đề nghiệp vụ của các đơn vị liên quan cũng còn nhiều vướng mắc. Do vậy, ngoài yếu tố công nghệ, để cải thiện hệ thống MCQG, các Bộ, ngành cũng cần thúc đẩy cải cách hơn nữa về câu chuyện nghiệp vụ.
Vậy những cải thiện sắp tới cụ thể là gì?
Hiện nay số lượng thủ tục được đưa lên hệ thống MCQG mới là 198/250. Do vậy, mục tiêu của Tổng cục Hải quan và Viettel là hoàn thiện 250 thủ tục này lên Cổng theo Quyết định 1254 của Thủ tướng. Tức thời gian chỉ còn từ nay đến hết năm 2020.
Xa hơn chính là bài toán nâng cao công nghệ, tính năng của hệ thống. Ở giai đoạn đấy, Viettel sẽ gần như song hành với phía Hải quan trong việc thay đổi nghiệp vụ, áp dụng công nghệ mới chứ không phải số hóa theo yêu cầu.
Cảm ơn ông!
Phòng Thương mại và Công nghiệp Việt Nam (VCCI), Tổng cục Hải quan, Cơ quan phát triển Quốc tế Hoa Kỳ (USAID) vừa công bố "Báo cáo đánh giá mức độ hài lòng của doanh nghiệp khi thực hiện thủ tục hành chính qua cơ chế MCQG".
Đây là lần đầu tiên Việt Nam công bố thông tin về một báo cáo độc lập với hệ thống này. Kết quả được VCCI đưa ra dựa trên phản hồi của hơn 3.000 doanh nghiệp đối với 12 thủ tục hành chính có tần suất thực hiện nhiều nhất thuộc phạm vi quản lý của 5 bộ, ngành. Hệ thống MCGQ do Tổng cục Hải quan (Bộ Tài chính) chủ trì việc triển khai và Tập đoàn Viettel phát triển giải pháp công nghệ.
Báo cáo cho biết khoảng 93% doanh nghiệp cho biết việc đăng ký tài khoản là "dễ" hoặc "tương đối dễ thực hiện". Nhận định này đối với việc đăng nhập tài khoản cũng nhận được một tỷ lệ đồng tình tương đương (94%).
Những nhóm tính năng cơ bản như: tạo tài khoản và đăng nhập, xem và in hồ sơ hay quản lý hồ sơ dễ thực hiện đa số doanh nghiệp. Việc quản lý hồ sơ tương đối thuận tiện ở các thao tác cơ bản như xem trạng thái hồ sơ, xem lịch sử hồ sơ, tìm kiếm hồ sơ hay khai báo thông tin. Ở các chức năng này, tỷ lệ doanh nghiệp thuận lợi khi thực hiện đều đạt từ 90% trở lên.
Hệ thống MCQG đi vào triển khai đã ghi nhận những thay đổi tích cực trên nhiều phương diện về thời gian thưc hiện thủ tục hành chính, giảm thiểu số lượng nhân sự thủ tục hành chính.
Đến nay, hệ thống đã triển khai được 198 thủ tục trên tổng số 250 thủ tục hành chính, kết nối 13 bộ ngành, cấp phép cho hơn 3 triệu hồ sơ của hơn 39.000 doanh nghiệp, góp phần tạo thuận lợi thương mại, nâng cao năng lực cạnh tranh quốc gia, tạo điều kiện cho các doanh nghiệp. Riêng với thông quan, thời gian thực hiện đã giảm từ 7 – 8 ngày. Tổng tiền tiết kiệm lên đến hơn 4,55 tỷ USD, tương ứng 106,9 nghìn tỷ đồng. Số lượng nhân sự của 9/12 thủ tục hành chính tại doanh nghiệp đã giảm 1/2 so với trước đây.
Ông Nguyễn Mạnh Hổ - TGĐ Viettel Solutions cho biết trong thời gian tới Viettel sẽ nghiên cứu và ứng dụng các giải pháp công nghệ 4.0 mới như: AI, Bigdata và Blockchain … để nâng cao chuỗi giá trị của giải pháp MCQG. "Với các nền tảng công nghệ này, chúng tôi đều đã sẵn sàng", ông nhấn mạnh.
Việc sử dụng hóa đơn điện tử thay cho hóa đơn giấy đang dần trở nên bắt buộc đối với hầu hết các doanh nghiệp, và tất nhiên điều này cũng không ngoại lệ đối với các trung tâm đăng kiểm xe cơ giới. Vậy làm thế nào để đăng ký và sử dụng hóa đơn điện tử đăng kiểm? Quý doanh nghiệp có thể tham khảo các thông tin trong bài viết sau.
Hóa đơn điện tử đang được triển khai và sử dụng rộng rãi nhằm tạo nên sự minh bạch hơn trong quá trình kê khai thuế doanh nghiệp theo quy định của Tổng cục Thuế.
Bên cạnh vấn đề thi hành luật, áp dụng hóa đơn điện tử trong quá trình hoạt động còn giúp mang đến nhiều lợi ích không ngờ cho các cơ quan đăng kiểm xe cơ giới:
Tiết kiệm thời gian, giảm thiểu các thủ tục hành chính trong việc tạo lập hóa đơn.
Các phần mềm hóa đơn điện tử chuyên dụng hỗ trợ việc tạo lập nhanh chóng ngay trên hệ thống của doanh nghiệp một cách tiện lợi ngay trong ngày mà không cần đòi hỏi quá nhiều về các thủ tục hành chính.
Tiết kiệm chi phí sử dụng hóa đơn.
Hóa đơn điện tử đăng kiểm được tạo lập và lưu trữ trực tuyến dưới dạng hóa đơn điện tử gốc file .xml. Doanh nghiệp sau khi tạo lập có thể xem, truyền tải hóa đơn điện tử mà không cần in ấn. Ngoài ra đối với các đối tác ở xa, việc truyền tải hóa đơn điện tử trực tuyến còn giúp doanh nghiệp tiết kiệm một số tiền lớn cho chi phí gửi hóa đơn.
Ngoài các lợi ích kể trên, hóa đơn điện tử còn mang lại một số lợi ích nổi bật sau:
Bảo mật toàn diện, lưu trữ an toàn: các phần mềm hóa đơn thực hiện lưu trữ hóa đơn điện tử được tạo lập trên hạ tầng dữ liệu của nhà cung cấp dịch vụ. Đối với các phần mềm hóa đơn điện tử có nhà cung cấp dịch vụ lớn như S-invoice từ Viettel, vấn đề bảo mật dữ liệu hóa đơn điện tử của doanh nghiệp sẽ được đảm bảo.
Hạn chế được tối đa các sự cố, mất mát trong quá trình lưu trữ so với các hóa đơn, chứng từ giấy thông thường như thất lạc, cháy, hỏng, ướt, rách,...
Thuận tiện trong việc sử dụng.
Khi xuất hiện nhu cầu về các tác vụ liên quan đến hóa đơn, doanh nghiệp có thể chủ động tìm kiếm dễ dàng và truy xuất sử dụng hóa đơn cho mục đích sử dụng.
Để sử dụng hóa đơn điện tử, các trung tâm đăng kiểm xe cơ giới cần thực hiện đăng ký với cơ quan thuế. Các bước đăng ký sử dụng khá đơn giản, doanh nghiệp có thể tiến hành thực hiện chỉ với một số bước sau:
Bước 1: Trung tâm đăng kiểm xe cơ giới truy cập vào các trang thông tin điện tử và tải các mẫu biên bản “Quyết định sử dụng hóa đơn điện tử” và “Thông báo phát hành hóa đơn điện tử”, sau đó điền các thông tin tương ứng với doanh nghiệp.
Bước 2: Gửi “Quyết định sử dụng hóa đơn điện tử” đến cơ quan thuế phụ trách ở địa phương bằng hình thức văn bản giấy hoặc thông qua cổng thông tin điện tử của cơ quan thuế.
Bước 3: Gửi “Thông báo phát hành hóa đơn điện tử” đến cơ quan thuế phụ trách ở địa phương bằng hình thức văn bản giấy hoặc có thể gửi thông báo phát hành hóa đơn điện tử qua mạng trên cổng thông tin điện tử của cơ quan thuế.
Bước 4: Doanh nghiệp chuẩn bị mẫu hóa đơn điện tử theo đúng hình thức khi gửi cho khách hàng, sau đó thực hiện ký số hóa đơn điện tử và gửi đến cơ quan thuế kiểm duyệt theo đường điện tử.
Lưu ý:
Sau thời gian 02 ngày kể từ khi đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử, nếu vẫn không nhận được bất kỳ phản hồi nào từ cơ quan thuế thì doanh nghiệp nghiễm nhiên được quyền phát hành hóa đơn điện tử theo quy định tại Thông tư 37 về hóa đơn điện tử năm 2017 ban hành ngày 27/04/2017.
[caption id="attachment_8258" align="aligncenter" width="640"]
Hóa đơn điện tử S-invoice - Đăng ký nhanh chóng, sử dụng dễ dàng và đáp ứng đủ các yêu cầu quy định tại các văn bản pháp luật hiện hành[/caption]
Để thuận lợi hơn, doanh nghiệp hoàn toàn có thể lược bỏ đi những thủ tục hành chính trong việc đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử với S-invoice. Để hiểu rõ hơn về phương thức đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử, doanh nghiệp có thể tham khảo chi tiết tại bài viết “Đăng ký hóa đơn điện tử Viettel” của chúng tôi.
Sau khi đã hoàn tất việc đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử Viettel, các trung tâm đăng kiểm xe cơ giới có thể thực hiện việc tra cứu, xem, xử lý hóa đơn điện tử vô cùng nhanh chóng và tiện lợi ngay trên phần mềm hóa đơn điện tử S-invoice.
Để thực hiện, doanh nghiệp hãy thực hiện theo các bước:
Bước 1: Truy cập vào trang đăng nhập phần mềm hóa đơn điện tử S-invoice theo đường dẫn: https://business-sinvoice.viettel.vn/dang-nhap.html.
Bước 2: Sau khi đã đăng nhập thành công, doanh nghiệp tiếp tục chọn vào chức năng “Tra cứu hóa đơn” trên thẻ “Tiện ích”.
Bước 3: Doanh nghiệp nhập các thông tin liên quan đến hóa đơn cần tìm kiếm như: số hóa đơn, ngày lập hóa đơn, mã số thuế bên bán, mã số bí mật, mã bảo mật,... sau đó nhấn nút “Tìm kiếm” để tiếp tục.
[caption id="attachment_9482" align="aligncenter" width="640"]
Bản thể hiện của một hóa đơn điện tử sau khi tìm kiếm[/caption]
Nhằm hướng đến sự tiện lợi và mục tiêu hóa đơn điện tử bắt buộc sử dụng theo quy định của pháp luật, phần mềm S-invoice chính là sự chọn lựa thông minh dành cho mọi doanh nghiệp.
S-invoice được cung cấp bởi Tập đoàn Viettel, là phần mềm hóa đơn điện tử tiện lợi và chuyên dụng hàng đầu hiện nay với sự tích hợp của hàng loạt tính năng hữu ích, mang lại sự tiện lợi trong quá trình sử dụng hóa đơn điện tử của doanh nghiệp.
[caption id="attachment_8982" align="aligncenter" width="570"]
Phần mềm hóa đơn điện tử S-invoice từ Viettel tỏ ra vượt trội với hàng loạt tính năng hữu ích trong việc sử dụng hóa đơn điện tử của doanh nghiệp[/caption]
Hiện tại, phần mềm hóa đơn điện tử S-invoice có nhiều gói dịch vụ dành cho hóa đơn điện tử đăng kiểm với các mức giá khác nhau, tùy thuộc vào nhu cầu sử dụng của Quý doanh nghiệp. Để tham khảo thêm các thông tin về giá và dịch vụ, doanh nghiệp có thể liên hệ với chúng tôi qua một trong các kênh sau:
Hotline: 18008111 (miễn phí)
Website: Hóa đơn điện tử S-invoice
Facebook: Viettel Business Solutions
Email: digital_doanhnghiep@viettel.com.vn
Chúc Quý doanh nghiệp thành công!
