Hóa đơn điện tử đang ngày càng được sử dụng rộng rãi trong hoạt động của các doanh nghiệp. Ngoài việc lập, xuất hóa đơn, thì cách lưu trữ hóa đơn điện tử đúng cũng đóng vai trò quan trọng nhưng chưa được chú ý đúng mực. Đây đang là vấn đề được nhiều đơn vị thắc mắc và quan tâm. Hãy tìm hiểu về vấn đề này thông qua những thông tin được cung cấp trong bài viết dưới đây.
Hay nói cách khác là bên mua lưu trữ hóa đơn điện tử như thế nào?
Đầu tiên, bên mua hàng sẽ được gửi thông tin về hóa đơn điện tử theo dạng hóa đơn điện tử file xml. Bên mua sẽ không cần lưu trữ hóa đơn mà có thể tra cứu trực tiếp thông qua website mà bên bán hàng cung cấp. Nếu muốn cẩn thận hơn bên mua có thể tải hóa đơn về dưới dạng .zip và tiến hành lưu trữ. Khi bên mua có nhu cầu lưu trữ hóa đơn điện tử dưới dạng hóa đơn giấy thì bên bán sẽ chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy, đóng dấu và gửi cho bên mua.
Quý doanh nghiệp có thể tìm hiểu thêm thông tin về cách tải hóa đơn tại bài viết: “Cách tải hóa đơn điện tử Viettel”.
Cách lưu trữ hóa đơn điện tử trên S-invoice:
Bước 1: Tại mục “Quản lý hóa đơn” - Nhấn vào nút “Lưu trữ”.
Bước 2: Nhập các thông tin tìm kiếm. Lưu ý: Những trường chứa dấu * là trường nhập thông tin bắt buộc.
Bước 3: Nhấn nút “Tìm kiếm”.
Bước 4: Click vào nút “Tải về”.
Lưu ý:
Doanh nghiệp tiến hành lưu trữ hóa đơn cần đáp ứng đủ quy định về lưu trữ hóa đơn điện tử của pháp luật.
Số lượng lưu trữ mỗi lần hệ thống cho phép người dùng lưu được 300 hóa đơn.
Nếu nhập từ số - đến số có khoảng cách >300 hóa đơn trên hệ thống sẽ báo lỗi.
Khi đính kèm logo trong mẫu hóa đơn, quý khách lưu ý đều chỉnh dung lượng của file sao cho nhẹ nhất có thể để đảm bảo hiệu năng của hệ thống.
Với hóa đơn điện tử đầu ra, khách hàng có thể lưu dưới dạng .xml. Tuy nhiên, trong nhiều trường hợp, người dùng có thể in hóa đơn điện tử ra ở dạng văn bản giấy để dễ hạch toán, lưu thông cùng với hàng hóa.
Để tìm hiểu thêm thông tin, Quý doanh nghiệp có thể liên hệ với Viettel qua hotline 18008111 (miễn phí) hoặc truy cập website: Hóa đơn điện tử S-invoice và FB: Viettel Business Solutions.
Bài viết trên đây đã cung cấp cho khách hàng những thông tin cần thiết và những thắc mắc trong quá trình lưu trữ hóa đơn điện tử. S-invoice hy vọng Quý doanh nghiệp đã nắm được những thông tin cần thiết trong quá trình sử dụng hóa đơn điện tử qua bài viết này. Chúc Quý doanh nghiệp thành công!
