Trường hợp xảy ra lỗi khi sử dụng thì cách xử lý hóa đơn điện tử viết sai như thế nào? Liệu việc điều chỉnh thông tin hóa đơn điện tử có khả thi không? - Câu trả lời là CÓ! Tuy nhiên, tùy thuộc vào sai sót mà cách xử lý hóa đơn điện tử viết sai sẽ khác nhau: thu hồi, điều chỉnh thông tin hoặc hủy hóa đơn. Chúng ta sẽ cùng đi tìm câu trả lời với bài viết sau đây.
Khi lập hóa đơn điện tử cho khách, kế toán có thể mắc lỗi sai địa chỉ của khách hàng. Lỗi sai này có thể do người lập viết tắt, viết thiếu, viết sai địa chỉ hoặc do lỗi bên mua khi cung cấp thông tin bị sai địa chỉ. Lỗi sai này thường chỉ xảy ra khi xuất hóa đơn lần đầu cho khách hàng mới (kế toán lập thông tin khách hàng mới bị sai). Còn khi thực hiện bán hàng cho khách hàng nhiều lần thì lỗi này gần như là không xảy ra (trừ trường hợp kế toán nhầm lẫn sang đối tượng khách hàng khác) bởi hệ thống hóa đơn điện tử sẽ lưu lại thông tin khách hàng và người lập chỉ cần chọn đúng đối tượng khách hàng. Điều này đã hạn chế được rất nhiều sai sót so với hóa đơn giấy khi kế toán thực hiện viết tay.
Lỗi sai mã số thuế của khách hàng khi lập hóa đơn điện tử cũng giống như lỗi sai địa chỉ. Lỗi sai này do người dùng lập sai thông tin khách hàng khi bắt đầu lập danh mục khách hàng mới. Lỗi này gần như sẽ được hạn chế khi lập những hóa đơn sau cho khách (trừ trường hợp người lập chọn nhầm đối tượng khách hàng).
Lỗi sai tên công ty cũng giống với hai lỗi sai trên, cùng nằm trong nhóm sai không ảnh hưởng đến giá trị tiền trên hóa đơn. Đối với hóa đơn điện tử lỗi sai này cũng chỉ do lập thông tin ban đầu về khách hàng sai, hay do lỗi chọn nhầm đối tượng khách hàng của người lập.
Đây là những lỗi sai sẽ ảnh hưởng tới giá trị tiền trên hóa đơn. Lỗi sai số lượng, đơn giá này do bên bán nhầm lẫn trong khi thỏa thuận với bên mua, hoặc do lỗi đánh máy của kế toán. Lỗi sai thành tiền do kế toán thực hiện giảm giá, chiết khấu bị nhầm, còn thông thường hệ thống phần mềm hóa đơn điện tử khi người lập thực hiện điền số lượng, đơn giá thì số thành tiền sẽ tự động hiển thị.
Với lỗi sai này người dùng cần phải nắm rõ loại hàng hóa nào chịu mức thuế bao nhiêu và tích đúng vào mức thuế suất trên phần mềm.
Khi điền đúng những thông tin số lượng, đơn giá, thành tiền, thuế suất,... thì hệ thống phần mềm điện tử sẽ hỗ trợ người dùng mà không còn phải lo sợ sai tiền hàng hóa, tiền thuế, tổng tiền cũng như số tiền bằng chữ. Điều này đã hạn chế rất nhiều lỗi sai so với viết tay hóa đơn giấy.
Tuy nhiên, các doanh nghiệp cũng cần lưu ý:
Cách xử lý hóa đơn điện tử viết sai theo Điều 9, Thông tư 32/2011/TT-BTC trước đây đã không còn phù hợp. Hiện nay, việc xử lý sai sót về hóa đơn điện tử được thực hiện theo Điều 17 (hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế) và Điều 24 (hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế) của Nghị định 119/2018/NĐ-CP, được hướng dẫn thực hiện tại Thông tư 68/2019/TT-BTC.
Cụ thể như sau:
| Trường hợp | Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế | Hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế |
| Hóa đơn lập sai chưa gửi cho người mua | - Bước 1: Người bán thực hiện thông báo với cơ quan thuế theo Mẫu số 04 - Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định 119/2018/NĐ-CP về việc hủy hóa đơn điện tử có mã bị lập sai sót. - Bước 2: Lập hóa đơn điện tử mới, ký số, ký điện tử gửi cơ quan thuế để cấp mã hóa đơn mới thay thế hóa đơn đã lập để gửi cho người mua. |
- Bước 1: Người bán thực hiện thông báo với cơ quan thuế theo Mẫu số 04 - Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định 119/2018/NĐ-CP về việc hủy hóa đơn điện tử đã lập có sai sót. - Bước 2: Lập hóa đơn điện tử mới, thay thế hóa đơn đã lập có sai sót gửi cho người mua, cơ quan thuế. |
| Hóa đơn lập sai đã gửi cho người mua | - Bước 1: Người bán và người mua lập văn bản thỏa thuận ghi rõ sai sót hoặc thông báo về việc hóa đơn có sai sót (nếu sai sót thuộc trách nhiệm của người bán) và bên bán thực hiện thông báo với cơ quan thuế theo Mẫu số 04 - Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định 119/2018/NĐ-CP về việc hủy hóa đơn điện tử có mã đã lập có sai sót. - Bước 2: Lập hóa đơn điện tử mới, ký số, ký điện tử gửi cơ quan thuế để cấp mã hóa đơn mới thay thế hóa đơn đã lập để gửi cho người mua. |
- Bước 1: Người bán và người mua lập văn bản thỏa thuận ghi rõ sai sót hoặc thông báo về việc hóa đơn có sai sót (nếu sai sót thuộc trách nhiệm của người bán) và bên bán thực hiện thông báo với cơ quan thuế theo Mẫu số 04 - Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định 119/2018/NĐ-CP về việc hủy hóa đơn điện tử không có mã đã lập có sai sót. - Bước 2: Lập hóa đơn điện tử mới, thay thế hóa đơn đã lập có sai sót gửi cho người mua, cơ quan thuế |
| Cơ quan thuế phát hiện hóa đơn điện tử lập có sai sót | - Bước 1: Cơ quan thuế thông báo cho người bán theo Mẫu số 05 - Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định 119/2018/NĐ-CP để người bán kiểm tra sai sót. - Bước 2: Người bán thực hiện thông báo với cơ quan thuế theo Mẫu số 04 - Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định 119/2018/NĐ-CP về việc hủy hóa đơn điện tử có mã đã lập có sai sót trong thời gian 2 ngày kể từ ngày nhận được thông báo của cơ quan thuế. - Bước 3: Người bán lập hóa đơn điện tử mới, ký số, ký điện tử cơ quan thuế để cấp mã hóa đơn điện tử mới thay thế hóa đơn điện tử đã lập để gửi cho người mua. |
- Bước 1: Cơ quan thuế thông báo cho người bán theo Mẫu số 05 - Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định 119/2018/NĐ-CP để người bán kiểm tra sai sót. - Bước 2: Trong thời gian 02 ngày kể từ ngày nhận thông báo của cơ quan thuế, người bán thực hiện thông báo với cơ quan thuế theo Mẫu số 04 - Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định 119/2018/NĐ-CP về việc hủy hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế. - Bước 3: Người bán lập hóa đơn điện tử mới thay thế hóa đơn điện tử đã lập để gửi cho người mua, cơ quan thuế. |
Các văn bản đính kèm:
[caption id="attachment_8247" align="aligncenter" width="640"]
Mẫu số 04: Thông báo hủy hóa đơn điện tử - Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định 119/2018/NĐ-CP[/caption]
Mẫu văn bản số 04 có thể tải tại ĐÂY.
[caption id="attachment_8257" align="aligncenter" width="640"]
Mẫu số 05: Thông báo về hóa đơn điện tử cần rà soát - Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định 119/2018/NĐ-CP[/caption]
Mẫu văn bản số 05 có thể tải tại ĐÂY.
Lưu ý:
Các trường hợp sai sót hóa đơn điện tử dù là lỗi gì đều phải xuất hóa đơn điện tử thay thế mà không cần quan tâm hai bên đã khai thuế hay chưa.
Hóa đơn đã hủy nhưng vẫn phải thực hiện lưu trữ theo đúng quy định để phục vụ việc tra cứu của cơ quan thuế khi có yêu cầu.
Hóa đơn điện tử lập mới phải có dòng chữ: “Hóa đơn thay thế hóa đơn số….ký hiệu, gửi ngày tháng năm”.
Để hạn chế sự sai sót khi lập hóa đơn, người dùng nên lập nháp sau đó gửi qua bên mua hàng nhờ họ kiểm tra trước khi ký điện tử, khi cả hai bên thống nhất người lập mới ký điện tử và gửi hóa đơn.
Hóa đơn điện tử đang ngày phổ biến bởi những tiện ích của nó, tuy nhiên, dù hạn chế nhưng sai sót hóa đơn điện tử vẫn có thể xảy ra.
Như vậy, với các lỗi sai về: địa chỉ, mã số thuế, tên công ty, số lượng, đơn giá, thành tiền, thuế suất khi lập hóa đơn điện tử đều theo một hướng xử lý chung là bên bán sẽ lập Mẫu số 04 - Thông báo hủy hóa đơn gửi về cơ quan thuế. Sau đó xuất hóa đơn mới thay thế hóa đơn hủy do sai.
Do đó, khi gặp phải những sai sót trong quá trình lập hóa đơn, người dùng sẽ không còn phải băn khoăn, với lỗi này thì hướng xử lý thế nào, hóa đơn chưa khai thuế hay đã kê khai thuế rồi thì phải làm sao. Người dùng chỉ cần thực hiện những bước như trên là đã giải quyết được mọi băn khoăn trong quá trình xử lý hóa đơn điện tử viết sai.
Tuy hóa đơn điện tử đã giúp người dùng hạn chế được rất nhiều sai sót so với hóa đơn giấy viết tay song người dùng cũng nên thận trọng trong quá trình lập hóa đơn, để hạn chế thấp nhất sai sót xảy ra. Đến với phần mềm hóa đơn điện tử S-invoice của Viettel, người dùng sẽ được hỗ trợ bởi một hệ thống phần mềm hóa đơn điện tử thông minh, bảo mật, minh bạch và giúp công việc kế toán trở nên dễ dàng, tránh sai sót. S-invoice còn mang lại sự tiện ích khi người dùng có thể ký hóa đơn mọi lúc mọi nơi do được đảm bảo bởi chức năng định danh của CA (chữ ký số khóa công khai). Hơn nữa, hệ thống S-invoice đảm bảo phát hành hàng triệu hóa đơn mỗi ngày mà không lo gặp bất kỳ gián đoạn nào, đặc biệt áp dụng công nghệ nhiều lớp không chỉ giúp hệ thống hóa đơn điện tử Viettel luôn được giám sát 24/7 mà còn đảm bảo an toàn tuyệt đối cho doanh nghiệp trong việc quản lý, lưu trữ hóa đơn.
[caption id="attachment_8225" align="aligncenter" width="640"]
Hóa đơn điện tử S-invoice của Viettel[/caption]
Bài viết trên đây đã cung cấp đầy đủ những thông tin cần thiết liên quan đến cách xử lý hóa đơn điện tử viết sai, hy vọng Quý doanh nghiệp đã tìm được câu trả lời cho vấn đề mà mình gặp phải trong bài viết này.
Để nhận thêm thông tin và tư vấn đăng ký dịch vụ, Quý doanh nghiệp có thể liên hệ theo:
Website: Hóa đơn điện tử S-invoice
Facebook: Viettel Business Solutions
Hotline: 18008111 (miễn phí)
Email: digital_doanhnghiep@viettel.com.vn
Chúc Quý doanh nghiệp thành công!
