“Hóa đơn điện tử có cần đóng dấu và chữ ký người mua không?” là một trong những câu hỏi gây đau đầu nhất cho các doanh nghiệp khi nhắc đến loại hình quản lý hóa đơn này. Vậy theo pháp luật thì hóa đơn điện tử cần chữ ký số của người mua và đóng dấu hay không?
Theo Khoản 2, Điều 1, Nghị định 04/2014/NĐ-CP quy định, các tổ chức kinh doanh có thể tự kê khai, xuất các hóa đơn tự in bằng sự trợ giúp của các thiết bị tin học, máy tính tiền hoặc các thiết bị liên quan,... Hóa đơn được tạo ra dựa trên một khuôn mẫu nhất định thể hiện đầy đủ các dữ liệu của giao dịch như người mua, người bán, thời gian khởi tạo, địa điểm khởi tạo,... và những thông tin cần thiết khác theo quy định của pháp luật.
Chủ thể cá nhân có thể in và sử dụng nhiều loại hóa đơn khác nhau để phục vụ hoạt động kinh doanh của mình. Tuy nhiên, Nhà nước đang có các chính sách khuyến khích doanh nghiệp chuyển đổi sang xu hướng sử dụng hóa đơn điện tử.
Các thành phần, nội dung cần thiết một hóa đơn điện tử phải có được quy định rõ ràng tại Thông tư 32 về hóa đơn điện tử, bao gồm:
Tên, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu và số thứ tự
Tên, mã số thuế, địa chỉ của người bán và người mua
Tên, đơn vị tính, số lượng của hàng hóa hoặc dịch vụ giao dịch
Thành tiền được thể hiện bằng cả số và chữ
CHỮ KÝ ĐIỆN TỬ thể hiện theo các quy định của pháp luật về khoản này
Tuy nhiên trong một số trường hợp đặc biệt, pháp luật không đòi hỏi quá khắt khe về việc thể hiện và bổ sung thông tin trong hóa đơn điện tử nhằm tối ưu hóa về sự tiện lợi đối với truy xuất dữ liệu. Điều này được quy định rõ ràng tại Thông tư 39 hóa đơn điện tử rằng các chủ thể kinh doanh có thể tiến hành tạo, phát, sử dụng hóa đơn điện tử mà không cần thiết phải chứa chữ ký hoặc đóng dấu từ phía người mua và người bán trong các trường hợp:
Các loại hóa đơn trên được phép miễn, giảm hoặc không cần thể hiện chữ ký điện tử nếu đáp ứng đủ các điều kiện được quy định tại các điều, khoản của Thông tư 39 này.
Nói tóm lại, khi truy xuất hóa đơn điện tử không bắt buộc phải có chữ ký điện tử, con dấu của bên mua và bên bán. Điều này tạo nên sự tiện lợi, nhanh chóng mà vẫn đảm bảo tính hợp pháp theo các quy định của pháp luật đề ra.
Hóa đơn điện tử được phát hành, truy xuất, sử dụng với giá trị pháp lý nhất định nếu thỏa mãn những điều kiện sau:
Đảm bảo sự toàn vẹn thông tin chứa trên hóa đơn điện tử tính từ thời điểm định dạng cuối cùng trước khi tiến hành in, truy xuất hóa đơn điện tử. Nói cách khác, hóa đơn điện tử phải đảm bảo thông tin vẫn vẹn nguyên và không hề bị thay đổi.
Các thông tin in trên hóa đơn điện tử có thể được truy cập, sử dụng dưới hình thức hoàn chỉnh khi cần thiết.
Ngoài ra để đảm bảo tính pháp lý, hóa đơn điện tử còn cần phải chứa đầy đủ các nội dung theo quy định tại Điều 6, Thông tư 32/2011/TT-BTC hoặc được liệt kê tại mục 1.2 của bài viết.
Như những thông tin chúng tôi đã đưa, không bắt buộc phải có chữ ký số của người mua cũng như không bắt buộc phải có dấu của người bán trên hóa đơn điện tử chỉ trừ những trường hợp chuyển đổi hoá đơn điện tử sang hóa đơn giấy bắt buộc phải có chữ ký và đóng dấu của người bán theo quy định của pháp luật.
[caption id="attachment_8834" align="aligncenter" width="640"]
Viettel là nhà cung cấp đa dịch vụ, doanh nghiệp có cơ hội dùng nhiều dịch vụ đồng bộ trên hạ tầng mạng lớn của Viettel, với giá ưu đãi (dịch vụ tin nhắn thương hiệu, email server, lưu trữ dữ liệu, kết nối, các dịch vụ hướng đối tượng: trường học, y tế, giao thông,....)[/caption]
S-invoice, được xây dựng và phân phối bởi Viettel, chuyên hỗ trợ việc tạo lập và quản lý hóa đơn điện tử dựa trên sự tiện lợi, nhanh chóng và an toàn bảo mật. Hãy liên hệ với chúng tôi để đăng ký và sử dụng ngay hôm nay để trải nghiệm hàng loạt tiện ích từ ứng dụng.
Nếu có bất kỳ thắc mắc hoặc vấn đề cần giải đáp, Quý doanh nghiệp vui lòng liên hệ với chúng tôi theo một trong các cách sau:
Website: Hóa đơn điện tử S-invoice
Facebook: Viettel Business Solutions
Hotline: 18008111 (miễn phí)
Email: digital_doanhnghiep@viettel.com.vn
Với các thông tin đã đưa, chúng tôi hy vọng các bạn đã có cái nhìn rõ nét hơn về việc hóa đơn điện tử có cần đóng dấu và chữ ký người mua không, đồng thời tìm ra cho mình lựa chọn quản lý hóa đơn điện tử hiệu quả với S-invoice. Chúc Quý doanh nghiệp thành công!
Viettel đã ký kết hợp tác toàn cầu với Digital Virgo để thúc đẩy hệ sinh thái dịch vụ số và thanh toán số sử dụng nền tảng DOB (Direct Operator Billing) tại 11 nhà mạng thành viên của mình và mở rộng triển khai tại các thị trường mới nổi khác.
Hợp tác với Digital Virgo, Viettel tận dụng được nguồn dịch vụ số phong phú và kinh nghiệm hơn 10 năm kinh doanh toàn cầu của Digital Virgo trong lĩnh vực DOB để nâng cao trải nghiệm cho khách hàng, hướng tới củng cố lợi nhuận bền vững và hiệu quả cho tập đoàn.
Sự kết hợp giữa Platform DOB của Viettel và DV Pass của Digital Virgo sẽ tối ưu hóa quy trình kết nối với các nhà cung cấp dịch vụ số, tạo dựng một môi trường có tính bảo mật cao, linh hoạt, hỗ trợ theo thời gian thực, chống gian lận và tối ưu hóa dữ liệu bằng machine-learning là những tính năng nổi bật để đảm bảo các giao dịch diễn ra an toàn và nhanh chóng.
Sự hợp tác giữa Viettel và Digital Virgo sẽ mạng đến cơ hội để các doanh nghiệp viễn thông nói chung và 11 nhà mạng của Viettel nói riêng, thay đổi cách tiếp cận với khách hàng, cung cấp cho người dùng quyền tự chủ hoàn toàn trong thanh toán số thay vì phải tích hợp nhiều phương thức thanh toán để mua sản phẩm hàng hóa mong muốn.
Ông Đoàn Đại Phong, Phó Tổng Giám đốc Tổng Công ty Giải pháp Doanh nghiệp Viettel chia sẻ:
“Quyết định hợp tác với Digital Virgo, Viettel mong muốn đa dạng hóa nguồn và phương thức tiếp cận dịch vụ số cho khách hàng của Viettel và tất cả các mạng thành viên của Viettel. Đồng thời, trong tương lai Viettel có thể mang được các dịch vụ số thông qua Platform này để tiếp cận với thuê bao của các nhà mạng khác trên toàn thế giới. Với nền tảng là một nhà khai thác viễn thông có tốc độ tăng trưởng thần kỳ, Viettel đã có một sự chuyển mình lớn khi xây dựng một hệ sinh thái số đa dạng và toàn diện, đi sâu vào mọi lĩnh vực của cuộc sống, kinh tế và xã hội. Đặc biệt, thúc đẩy xu hướng thanh toán số thuận tiện không cần sử dụng tiền mặt hoặc loại bỏ việc tích hợp nhiều phương thức thanh toán phức tạp là một trong những mục tiêu ưu tiên hàng đầu của Viettel. “
Ông Guillaume Briche, Giám đốc Điều hành của Digital Virgo chia sẻ:
“Mối quan hệ hợp tác mới này là một bước quan trọng để Digital Virgo củng cố vị thế của chúng tôi với tư cách là nhân tố chính trong lĩnh vực thanh toán viễn thông ở Châu Á và trên toàn thế giới. Chúng tôi rất vinh dự được hợp tác với Tập đoàn Viettel và chúng tôi tin rằng dự án này sẽ thành công tốt đẹp.”
Về Direct Operator Billing (DOB)
DOB là dịch vụ kết nối giữa các doanh nghiệp viễn thông với các doanh nghiệp kinh doanh nội dung số, dịch vụ số để giúp thuê bao viễn thông có thể sử dụng tài khoản viễn thông để mua dịch vụ số. Dịch vụ này đang trở nên ngày càng phổ biến đối với người tiêu dùng trên thế giới nhờ khả năng truy cập nhanh, đơn giản, thuận tiện và bảo mật cao.
Về Digital Virgo
Digital Virgo là Tập đoàn quốc tế hoạt động trong lĩnh vực nội dung số và thanh toán số. Digital Virgo đã có kinh nghiệm triển khai dự án tại hơn 40 quốc gia, là đối tác của 120 nhà khai thác viễn thông và hơn 200 nhà cung cấp dịch vụ số. Năm 2019, doanh thu của công ty này đạt 270 triệu EUR.
Vậy các doanh nghiệp trong khu vực muốn đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử Quảng Trị thì phải làm thế nào? Lựa chọn nhà cung cấp nào để đảm bảo hóa đơn đúng quy định theo Nghị định 119 về hóa đơn điện tử? Bài viết dưới đây sẽ cung cấp đến các doanh nghiệp tại Quảng Trị những thông tin hữu ích nhất.
Đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử ngay trong ngày
Doanh nghiệp khi đăng ký hóa đơn điện tử sẽ không còn phải tốn nhiều thời gian chờ đợi và thực hiện các thủ tục hành chính rườm rà nữa. Thay vào đó, doanh nghiệp có thể khởi tạo, nhập thông tin hóa đơn nhanh chóng chỉ với ¼ thời gian so với việc tạo lập hóa đơn giấy thông thường.
Tiết kiệm đến 80% chi phí cho in ấn hóa đơn và 75% thời gian khởi tạo, phát hành hóa đơn
Hóa đơn điện tử cho phép doanh nghiệp làm việc và thực hiện các thao tác một cách trực tuyến mà không cần phải tốn kém chi phí cho in ấn như hóa đơn giấy truyền thống.
Việc sử dụng hóa đơn điện tử sẽ không phát sinh chi phí chuyển phát nhanh nhờ tiện ích gửi hóa đơn điện tử qua email, tin nhắn,… không chỉ tiết kiệm chi phí mà còn tránh việc thất lạc hóa đơn khi vận chuyển.
[caption id="attachment_8240" align="aligncenter" width="640"]
Với hóa đơn điện tử, doanh nghiệp không còn lo lắng vấn đề lưu trữ, bảo quản hóa đơn đồng thời đảm bảo tìm kiếm, báo cáo phân tích tức thì, tiết kiệm thời gian và công sức[/caption]
Lưu trữ dữ liệu hóa đơn an toàn và bảo mật
Hóa đơn điện tử được bảo vệ với các lớp bảo mật đa chiều, từ đó giúp bảo vệ thông tin dữ liệu hóa đơn một cách an toàn khỏi nguy cơ cháy nổ, lụt bão,... làm hư hỏng hóa đơn. Ngoài ra, việc lưu trữ thông tin trực tuyến không chỉ tiện lợi khi tra cứu, tổng hợp mà còn hạn chế được các trường hợp thất thoát dữ liệu so với hóa đơn giấy truyền thống.
[caption id="attachment_8241" align="aligncenter" width="607"]
Không chỉ là hóa đơn điện tử, S-invoice còn là yếu tố thể hiện sự chuyên nghiệp của doanh nghiệp[/caption]
Nếu muốn sử dụng dịch vụ hóa đơn điện tử, doanh nghiệp cần nhận được sự cấp phép bởi cơ quan thuế. Vì vậy khi đăng ký sử dụng dịch vụ hóa đơn điện tử thì doanh nghiệp phải đến đăng ký ở cơ quan thuế phụ trách ở địa phương.
Sau khi đã được cấp phép áp dụng hóa đơn điện tử vào quản lý hóa đơn chứng từ, doanh nghiệp có thể tiến hành đặt các dịch vụ phần mềm quản lý từ các nhà cung cấp uy tín để sử dụng hóa đơn điện tử đơn giản và hiệu quả hơn.
[caption id="attachment_9101" align="aligncenter" width="640"]
Với ưu điểm hạ tầng công nghệ hiện đại và đồng bộ, doanh nghiệp có thể đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử S-invoice bất cứ nơi đâu theo cả hai hình thức trực tuyến và trực tiếp tại đại lý Viettel[/caption]
Doanh nghiệp cần phải gửi quyết định xin cấp phép sử dụng hóa đơn điện tử bằng văn bản giấy hoặc văn bản điện tử qua cổng thông tin hiện hành của cơ quan thuế để đăng ký sử dụng dịch vụ hóa đơn điện tử.
Hồ sơ đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử gồm 03 mẫu:
Quyết định áp dụng hóa đơn điện tử của doanh nghiệp
Thông báo phát hành hóa đơn điện tử của doanh nghiệp
Mẫu hóa đơn điện tử theo đúng định dạng khi gửi cho khách hàng đã thực hiện ký số điện tử
Hồ sơ đăng ký hiện nay đã được đơn giản hóa để giúp tiết kiệm thời gian và chi phí cho doanh nghiệp.
Khi chuẩn bị đầy đủ các hồ sơ cần thiết, doanh nghiệp tiến hành đăng ký theo các bước:
Bước 1: Doanh nghiệp gửi “Quyết định áp dụng hóa đơn điện tử” đến cơ quan thuế trực tiếp bằng văn bản giấy hoặc qua cổng thông tin trực tuyến của cơ quan thuế phụ trách trực tiếp ở địa phương.
Bước 2: Doanh nghiệp gửi trực tiếp thông báo phát hành đến cơ quan thuế theo hình thức văn bản giấy hoặc gửi thông báo phát hành hóa đơn điện tử qua mạng trên cổng thông tin trực tuyến của cơ quan thuế phụ trách trực tiếp ở địa phương.
Bước 3: Gửi mẫu hóa đơn điện tử đã được ký số điện tử đến cơ quan thuế phụ trách tại địa phương theo đường điện tử.
Lưu ý:
Để thuận tiện trong việc thực hiện thủ tục, doanh nghiệp nên chuẩn bị đầy đủ sẵn cả ba mẫu hồ sơ cần thiết và gửi một lần đến cơ quan thuế.
Nếu sau 02 ngày kể từ khi đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử mà vẫn không nhận được bất kỳ phản hồi nào từ cơ quan thuế thì doanh nghiệp có quyền phát hành hóa đơn điện tử theo quy định được nêu tại Thông tư số 37/2017/TT-BTC về hóa đơn điện tử năm 2017.
Doanh nghiệp sử dụng hóa đơn điện tử Quảng Trị có thể tiến hành thực hiện việc tra cứu hóa đơn điện tử ngay trên Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế. Các bước thực hiện vô cùng đơn giản như sau:
Bước 1: Truy cập địa chỉ website Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế theo đường dẫn: tracuuhoadon.gdt.gov.vn.
Bước 2: Nhấn chọn mục “Thông tin hóa đơn, biên lai”, chọn tiếp mục “Hóa đơn”, đến “Tra cứu một hóa đơn”.
Bước 3: Nhập các thông tin về hóa đơn cần tìm kiếm như:
Mã số thuế bên bán
Mã số hóa đơn
Ký hiệu hóa đơn
Mã xác thực
Bước 4: Sau khi đã nhập các thông tin cần thiết về hóa đơn điện tử cần tìm, doanh nghiệp nhấn tiếp chức năng “Tìm kiếm”, hóa đơn điện tử hợp lệ cần tìm sẽ được hiển thị ngay trên màn hình.
[caption id="attachment_8705" align="aligncenter" width="512"]
S-invoice có khả năng phát hành hàng triệu hóa đơn/ngày không gián đoạn, bảo mật tuyệt đối[/caption]
Ngoài những lợi ích chung của hóa đơn điện tử, hàng loạt thương hiệu lớn như: Tập đoàn mỹ phẩm L’Oreal, Nutifood, SASCO, Coopmart, Trường Hải Auto,... đã lựa chọn S-invoice vì những lý do sau.
Uy tín và chất lượng từ thương hiệu Viettel
S-invoice được cung cấp và phân phối bởi Tập đoàn Công nghiệp - Viễn thông Quân đội (Viettel). Với hạ tầng hiện đại và đồng bộ, hiện tại, Viettel có 5000 kỹ sư công nghệ thông tin chất lượng cao với 10 năm kinh nghiệm về cung cấp sản phẩm và dịch vụ cho ngành bảo hiểm, thuế, hải quan và giao dịch điện tử cùng 5 trung tâm dữ liệu đạt tiêu chuẩn quốc tế Tier 3 cam kết bảo mật và trải nghiệm hoàn hảo khi sử dụng hóa đơn điện tử S-invoice.
Đáp ứng số lượng người dùng lớn
Hạ tầng mạng lớn mạnh giúp Viettel có thể đảm bảo khả năng phục vụ nhu cầu phát hành hàng triệu hóa đơn hàng ngày, đáp ứng nhu cầu sử dụng của các doanh nghiệp.
Có thể sử dụng đồng bộ với nhiều dịch vụ
Hóa đơn điện tử S-invoice có thể thực hiện kết nối đồng bộ với hơn 40 phần mềm kế toán, quản lý dữ liệu doanh nghiệp, ERP,... giúp doanh nghiệp sử dụng tiện lợi và linh hoạt nguồn dữ liệu truy xuất.
[caption id="attachment_8704" align="aligncenter" width="512"]
S-invoice có khả năng tích hợp với nhiều hệ thống quản lý giúp nhân viên dễ dàng thao tác, tối ưu công tác quản lý[/caption]
Sử dụng thuận tiện hóa đơn điện tử mọi lúc, mọi nơi
Doanh nghiệp có thể thực hiện ký hóa đơn điện tử ở mọi lúc mọi nơi với USB Token.
Hỗ trợ khách hàng 24/7
Đội ngũ nhân viên Viettel sẵn sàng tư vấn, giải đáp và hỗ trợ doanh nghiệp 24/7, giúp giải quyết nhanh chóng những vấn đề phát sinh liên quan đến việc sử dụng hóa đơn điện tử và dịch vụ.
Doanh nghiệp có nhu cầu sử dụng dịch vụ có thể liên hệ với S-invoice theo số hotline: 18008111 (miễn phí) hoặc truy cập địa chỉ website: Hóa đơn điện tử S-invoice và FB: Viettel Business Solutions để được báo giá và hướng dẫn đăng ký dịch vụ.
Với các thông tin đã đưa, chúng tôi hy vọng các doanh nghiệp đã nắm được các thông tin liên quan đến hóa đơn điện tử Quảng Trị và có cái nhìn rõ nét hơn về phần mềm hóa đơn điện tử S-invoice, giúp các doanh nghiệp tìm ra cho mình lựa chọn quản lý hóa đơn điện tử phù hợp nhất. Chúc Quý doanh nghiệp thành công!
Vậy làm thế nào để đăng ký hóa đơn điện tử Quảng Nam? Trước và trong khi sử dụng hóa đơn điện tử cần lưu ý điều gì? Đâu là thương hiệu uy tín cho doanh nghiệp? S-invoice sẽ giúp giải đáp các thắc mắc của Quý doanh nghiệp trong bài viết sau.
[caption id="attachment_9106" align="aligncenter" width="640"]
Với nhiều tiện ích, hóa đơn điện tử được xem là giải pháp quản lý hóa đơn của nhiều doanh nghiệp[/caption]
Hóa đơn điện tử đang được triển khai áp dụng rộng rãi trong các doanh nghiệp hiện nay, và đây sẽ trở thành một trong những tiêu chí bắt buộc trong quản lý hóa đơn chứng từ tại mỗi doanh nghiệp thời gian sắp tới.
Để tiếp cận nhanh và sử dụng hóa đơn điện tử hiệu quả, doanh nghiệp nên lựa chọn phần mềm S-invoice từ Tập đoàn Công nghiệp - Viễn thông Quân đội (Viettel) với những ưu điểm vượt trội như:
Giảm thiểu hơn 75% thời gian cho các thủ tục hành chính
Hóa đơn điện tử S-invoice đáp ứng tất cả các tiêu chí về hình thức và yêu cầu của hóa đơn điện tử được quy định tại các văn bản quy phạm pháp luật như Nghị định 51 hóa đơn điện tử, Thông tư 39 hóa đơn điện tử và cả Thông tư 32 về hóa đơn điện tử. Sử dụng hóa đơn điện tử S-invoice có thể rút ngắn thời gian và thủ tục hành chính cho việc khởi tạo và xuất hóa đơn điện tử.
Tiết kiệm đến 80% chi phí cho in ấn và truyền gửi hóa đơn điện tử
Hóa đơn sẽ được tạo lập trực tuyến và phát hành qua phương tiện điện tử giúp khách hàng có thể dễ dàng tra cứu và sử dụng mà chẳng cần thực hiện in giấy hóa đơn.
Ngoài ra, hình thức truyền nhận trực tiếp thông tin trên giao thức trực tuyến có thể giúp gửi hóa đơn điện tử đến ngay khách hàng thông qua SMS, email,... cực kỳ nhanh chóng và tiện lợi.
Sử dụng thuận tiện với nhiều tính năng hỗ trợ tạo lập, quản lý hóa đơn điện tử
Viettel cung cấp hệ thống với nhiều mẫu hóa đơn để doanh nghiệp có thể dễ dàng lựa chọn và tùy chỉnh. Điều này cho phép doanh nghiệp tạo mới và khai báo mẫu hóa đơn nhanh chóng. Ngoài ra, hệ thống S-invoice còn hỗ trợ đến 30 chức năng khác nhau phục vụ nhu cầu thực hiện đa dạng nghiệp vụ liên quan đến hóa đơn điện tử.
[caption id="attachment_9101" align="aligncenter" width="640"] Với S-invoice, doanh nghiệp có cơ hội sử dụng dịch vụ đồng bộ trên hạ tầng lớn: nhắn tin thương hiệu, chữ ký số, lưu trữ dữ liệu,...[/caption]
Lưu trữ bảo mật, an toàn dữ liệu hóa đơn điện tử
Sử dụng hóa đơn điện tử sẽ giảm thiểu các tình trạng hư hỏng, thất thoát hóa đơn như cháy, rách, ướt, hỏng, thất lạc,... so với hóa đơn giấy truyền thống. Ngoài ra, hóa đơn điện tử S-invoice được phát triển với đa lớp bảo mật, giúp ngăn chặn tối đa các nguồn truy cập lạ và đánh cắp dữ liệu từ bên ngoài.
[caption id="attachment_8982" align="aligncenter" width="570"]
Sử dụng hóa đơn điện tử có thể mang đến nhiều lợi ích tiết kiệm thời gian và tối ưu quản lý cho doanh nghiệp[/caption]
Cơ quan thuế là đơn vị chức năng có quyền kiểm duyệt và cung cấp quyền phát hành hóa đơn điện tử cho doanh nghiệp có nhu cầu triển khai áp dụng hóa đơn điện tử. Do đó, khi các doanh nghiệp tại Quảng Nam muốn đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử, hãy đến ngay các cơ quan thuế phụ trách trực tiếp tại địa phương để được hướng dẫn và thực hiện thủ tục đăng ký.
Để đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử, doanh nghiệp cần chuẩn bị hồ sơ gồm:
Quyết định áp dụng hóa đơn điện tử của doanh nghiệp
Thông báo phát hành hóa đơn điện tử của doanh nghiệp
Mẫu hóa đơn điện tử theo đúng định dạng khi gửi cho khách hàng đã thực hiện ký số điện tử
Sau khi chuẩn bị đầy đủ các hồ sơ này, doanh nghiệp có thể gửi đến cơ quan thuế theo các bước sau:
Bước 1: Gửi “Quyết định áp dụng hóa đơn điện tử” đến cơ quan thuế phụ trách tại địa phương theo hình thức văn bản giấy trực tiếp hoặc thông qua cổng thông tin điện tử.
Bước 2: Gửi “Thông báo phát hành hóa đơn điện tử” đến cơ quan thuế phụ trách tại địa phương theo hình thức văn bản giấy trực tiếp hoặc thông qua cổng thông tin điện tử.
Bước 3: Gửi mẫu hóa đơn điện tử theo đúng định dạng gửi cho khách hàng đã được ký số điện tử đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp tại địa phương theo đường điện tử.
Lưu ý:
Nếu sau 02 ngày làm việc, kể từ khi nộp hồ sơ đăng ký sử dụng và gửi thông báo phát hành hóa đơn điện tử qua mạng mà vẫn không nhận được ý kiến bằng văn bản của cơ quan thuế thì doanh nghiệp có quyền phát hành hóa đơn điện tử theo quy định tại Thông tư số 37/2017/TT-BTC về hóa đơn điện tử 2017 ban hành ngày 27/04/2017.
[caption id="attachment_9113" align="aligncenter" width="640"]
Không chỉ là hóa đơn điện tử, S-invoice thực sự là giải pháp tiết kiệm chi phí và quản lý minh bạch[/caption]
Doanh nghiệp có thể đăng ký hóa đơn điện tử Viettel theo các bước sau:
Bước 1: Doanh nghiệp ký kết hợp đồng với đơn vị kinh doanh hóa đơn điện tử Viettel và sau đó đơn vị sẽ thực hiện đấu nối tài khoản hóa đơn điện tử lên hệ thống.
Bước 2: Doanh nghiệp thay đổi mật khẩu sau khi nhận được tài khoản thông qua email.
Bước 3: Doanh nghiệp kiểm tra thông tin doanh nghiệp trên hệ thống đã khớp với thông tin trên giấy phép kinh doanh của doanh nghiệp chưa. Nếu phát hiện có thông tin chưa đúng, tiến hành điều chỉnh ngay.
Bước 4: Doanh nghiệp kiểm tra tình trạng sử dụng hóa đơn đã đúng gói dịch vụ đăng ký trên hệ thống chưa.
Bước 5: Doanh nghiệp cập nhật chứng thư số.
Bước 6: Doanh nghiệp cập nhật email của doanh nghiệp lên hệ thống.
Bước 7: Doanh nghiệp khai báo tên hóa đơn.
Bước 8: Doanh nghiệp khai báo ký hiệu hóa đơn.
Bước 9: Doanh nghiệp chọn mẫu hóa đơn và chỉnh sửa cho phù hợp với doanh nghiệp.
Bước 10: Doanh nghiệp xin phê duyệt của cơ quan thuế qua 2 cách: nộp trực tiếp hồ sơ tại cơ quan thuế hoặc nộp thông báo phát hành trên hệ thống “Hỗ trợ kê khai thuế” (HTKK).
Bước 11: Doanh nghiệp gửi bằng chứng phê duyệt của cơ quan thuế lên hệ thống của Viettel.
Bước 12: Admin Viettel thực hiện phê duyệt hoặc hủy phê duyệt thông báo phát hành.
Sau khi doanh nghiệp được cấp phép áp dụng hóa đơn điện tử được phê duyệt, doanh nghiệp sẽ được khởi tạo tài khoản và có thể tiến hành sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử S-invoice.
[caption id="attachment_9116" align="aligncenter" width="640"]
Với nhiều ưu điểm vượt trội, S-invoice là đối tác của nhiều doanh nghiệp lớn[/caption]
Trong quá trình sử dụng, doanh nghiệp có nhu cầu xem lại hoặc chỉnh sửa, phát hành hóa đơn vừa tạo, điều đầu tiên cần thực hiện chính là tra cứu hóa đơn điện tử.
Để tra cứu hóa đơn điện tử trên phần mềm S-invoice, doanh nghiệp có thể thực hiện thông qua các bước sau:
Bước 1: Đăng nhập tài khoản S-invoice của doanh nghiệp tại địa chỉ trang web sau: business-sinvoice.viettel.vn/dang-nhap.
Bước 2: Doanh nghiệp chọn chức năng “Tiện ích/Tra cứu hóa đơn”.
Bước 3: Nhập thông tin hóa đơn cần tra cứu bao gồm:
Mã số thuế bên bán
Số hóa đơn
Ngày lập hóa đơn
Mã số bí mật
Mã bảo mật
Bước 4: Sau khi nhập đầy đủ thông tin cần thiết, doanh nghiệp tiếp tục nhấn nút “Tìm kiếm”, hóa đơn tương ứng với các thông tin đã được nhập sẽ hiện ra trên giao diện làm việc của S-invoice.
Có rất nhiều phần mềm hóa đơn điện tử khác nhau đang xuất hiện trên thị trường hiện nay. Tuy nhiên, để nhận được sự đảm bảo về uy tín và chất lượng, S-invoice là một lựa chọn không thể bỏ qua cho Quý doanh nghiệp.
S-invoice với ưu điểm thông minh, linh hoạt, giúp doanh nghiệp xử lý các công việc về hóa đơn điện tử một cách nhanh chóng, dễ dàng và bảo mật. Hơn nữa, với sự tích hợp của hàng loạt tính năng hữu ích khác như đồng bộ với hơn 40 phần mềm kế toán, ERP, quản lý danh sách công ty, chi nhánh, danh mục khách hàng,... việc sử dụng hóa đơn điện tử có thể được đồng bộ với hệ thống thông tin doanh nghiệp một cách hiệu quả, tối ưu chi phí và thời gian quản lý.
[caption id="attachment_9117" align="aligncenter" width="640"]
Với S-invoice, doanh nghiệp có thể ký hóa đơn mọi lúc, mọi nơi, qua thiết bị USB Token[/caption]
Doanh nghiệp có nhu cầu sử dụng dịch vụ hóa đơn điện tử S-invoice có thể liên hệ trực tiếp qua hotline: 18008111 (miễn phí) hoặc truy cập ngay website: Hóa đơn điện tử S-invoice và FB: Viettel Business Solutions để được tư vấn thông tin và đăng ký dịch vụ.
Với các thông tin đã đưa, chúng tôi hy vọng các doanh nghiệp đã nắm được các thông tin liên quan đến hóa đơn điện tử Quảng Nam và có cái nhìn rõ nét hơn về phần mềm hóa đơn điện tử S-invoice để giúp các doanh nghiệp tìm ra cho mình lựa chọn quản lý hiệu quả hóa đơn điện tử phù hợp nhất. Chúc Quý doanh nghiệp thành công!
Khi muốn bắt đầu sử dụng hóa đơn điện tử, các doanh nghiệp đều có chung câu hỏi là: “Làm sao để lựa chọn được phần mềm hóa đơn điện tử uy tín?” khi hiện nay có khá nhiều phần mềm hóa đơn điện tử xuất hiện trên thị trường từ những nhà cung ứng dịch vụ nổi tiếng như Viettel, VNPT,... Mỗi phần mềm đều có những thế mạnh cũng như đặc điểm sử dụng riêng biệt, do đó doanh nghiệp cần có lựa chọn khái quát nhất dựa trên các tiêu chí phù hợp. Hãy cùng tìm hiểu về các tiêu chí lựa chọn này trong bài viết sau đây.
Điều đầu tiên doanh nghiệp cần lưu ý khi lựa chọn một phần mềm hóa đơn điện tử chính là tìm hiểu một cách rõ nét nhất về cách thức hoạt động cũng như điểm mạnh, điểm yếu của phần mềm. Theo thông tin thu được từ một khảo sát, những điều dưới đây chiếm đại đa số sự chú ý từ phía các doanh nghiệp khi bắt đầu tiếp xúc và lựa chọn sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử. Danh sách này sẽ đem đến một góc nhìn đầy đủ nhất về các tiêu chí lựa chọn giúp trả lời cho câu hỏi: “Làm sao để lựa chọn được phần mềm hóa đơn điện tử uy tín?” của hầu hết các doanh nghiệp, tổ chức.
Hóa đơn điện tử được ban hành và bắt buộc sử dụng để đảm bảo tính thống nhất thông tin, đảm bảo tính hợp pháp trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp trước cơ quan thuế. Do đó, điều đầu tiên cần đảm bảo chính là phần mềm hóa đơn điện tử doanh nghiệp đang xem xét có giá trị pháp lý hay không.
Hóa đơn điện tử đảm bảo tính pháp lý là khi đáp ứng cùng lúc 3 văn bản pháp luật sau:
Thông tư 32 về hóa đơn điện tử
[caption id="attachment_3459" align="aligncenter" width="640"]
Phần mềm hóa đơn điện tử phải đảm bảo được giá trị pháp lý[/caption]
Bên cạnh việc đồng bộ hóa nguồn dữ liệu về giao dịch, cung ứng hàng hóa, dịch vụ của doanh nghiệp với cơ quan thuế, hóa đơn điện tử còn giúp quá trình tạo lập và quản lý hóa đơn trở nên thuận tiện hơn. Vì thế, trước khi quyết định sử dụng, doanh nghiệp cần đánh giá xem phần mềm này có thực sự đáp ứng được đầy đủ các lợi ích mà hóa đơn điện tử có thể mang lại hay không.
Các tính năng nổi bật của hóa đơn điện tử bao gồm:
Thiết kế, tạo mẫu hóa đơn
Lập quyết định, thông báo phát hành hóa đơn
Thay thế, điều chỉnh, hủy hóa đơn
Lưu trữ, tra cứu hóa đơn
Quản lý hệ thống khách hàng, danh mục
Báo cáo, chuyển tiếp, phân quyền,...
Một phần mềm hóa đơn điện tử được đánh giá là chất lượng nếu có thể đảm bảo hoạt động ổn định trong suốt thời gian sử dụng. Điều này có nghĩa là phần mềm hóa đơn điện tử có thể cho phép doanh nghiệp khai thác tối đa các tiện ích từ phần mềm, hoạt động ổn định, không gián đoạn. Đồng thời doanh nghiệp cần quan tâm chăm sóc, rà soát lỗi, cập nhật tính năng mới, tối ưu hệ thống thường xuyên nhằm nâng cao hiệu quả sử dụng trên phần mềm hiện tại.
An toàn bảo mật nguồn thông tin chính là yếu tố quan trọng nhất thể hiện sự uy tín của một phần mềm hóa đơn điện tử. Phần mềm hóa đơn điện tử là nơi lưu trữ thông tin mua, bán, thời điểm, số lượng hàng hóa giao dịch,....của doanh nghiệp nên nó không chỉ có ý nghĩa bảo mật tài chính mà còn là nơi lưu trữ thông tin khách hàng. Đặc biệt, thông tin khách hàng cần được bảo mật tuyệt đối, khẳng định sự chuyên nghiệp của chính doanh nghiệp đó.
Tính bảo mật là yếu tố hàng đầu các doanh nghiệp lớn cân nhắc chọn lựa và quyết định sử dụng dịch vụ hóa đơn điện tử của bất cứ bên cung cấp dịch vụ nào.
Đăng ký sử dụng đồng nghĩa với việc doanh nghiệp sẽ phải chi ra một khoản tiền nhất định cho việc sử dụng hóa đơn điện tử. Vì thế, doanh nghiệp cần xem xét xem chất lượng từ phần mềm hóa đơn điện tử này có thực sự tương ứng với mức chi phí phải bỏ ra hay không. Tất nhiên đã là một nhà kinh doanh thì chắc chắn bạn không muốn phải bỏ ra số tiền lớn để mang về một sản phẩm kém chất lượng để mất thời gian, lãng phí nhân lực và lo lắng về tính bảo mật.
Sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử được phát hành bởi những nhà cung cấp có hạ tầng công nghệ hiện đại và đồng bộ sẽ mang đến trải nghiệm hoàn hảo: dễ sử dụng, tối ưu theo mô hình quản lý doanh nghiệp, hệ thống phần mềm tích hợp,... Tiện ích đồng bộ sẽ giúp việc quản lý hiệu quả, tiết kiệm thời gian, tối ưu hiệu suất công việc, gián tiếp cải thiện tình hình báo cáo, phân tích kinh doanh và tài chính của doanh nghiệp.
[caption id="attachment_8240" align="aligncenter" width="640"] Sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử uy tín đảm bảo sự tiện ích và bảo mật[/caption]
Không thể phủ nhận rằng việc một phần mềm tiện lợi, dễ sử dụng sẽ được ưa chuộng hơn so với một cái tên khác cùng loại. Lựa chọn phần mềm hóa đơn điện tử có giao diện rõ, dễ nhìn và đơn giản trong các thao tác thực hiện, góp phần cải thiện tính chính xác và thời gian thao tác chính là điều được quan tâm hàng đầu của hầu hết các doanh nghiệp.
S-invoice là một phần mềm hóa đơn điện tử ưu việt được cung cấp bởi Tập đoàn Công nghiệp - Viễn thông Quân đội (Viettel), sở hữu hàng loạt tính năng nổi bật giúp mang đến sự tiện lợi trong giải quyết, lưu trữ hóa đơn và đảm bảo được giá trị pháp lý của hóa đơn điện tử.
S-invoice được nhiều doanh nghiệp Việt Nam hiện nay tin dùng với những tính năng nổi bật như:
Đảm bảo giá trị pháp lý
Giao diện dễ nhìn, thao tác dễ thực hiện
Giúp xử lý hóa đơn nhanh chóng
Dễ lưu trữ, giám sát
Chi phí phù hợp
Nhà mạng uy tín
[caption id="attachment_8262" align="aligncenter" width="640"] S-invoice - Giải pháp thông minh cho hóa đơn điện tử[/caption]
Với những tiện ích mang lại, S-invoice hứa hẹn là một giải pháp hoàn hảo cho việc lựa chọn phần mềm hóa đơn điện tử cho doanh nghiệp.
Liên hệ ngay với chúng tôi để nhận được tư vấn và hướng dẫn đăng ký sử dụng qua các kênh sau:
Website: Hóa đơn điện tử S-invoice
Facebook: Viettel Business Solutions
Hotline: 18008111 (miễn phí)
Email: digital_doanhnghiep@viettel.com.vn
Với các thông tin đã đưa, chúng tôi hy vọng các doanh nghiệp đã có cái nhìn rõ nét hơn về các tiêu chí lựa chọn đơn vị cung cấp hóa đơn điện tử phù hợp để giúp các doanh nghiệp trả lời câu hỏi: “Làm sao để lựa chọn được phần mềm hóa đơn điện tử uy tín?”, đồng thời tìm ra cho mình lựa chọn về giải pháp hóa đơn điện tử với S-invoice. Chúc Quý doanh nghiệp thành công!
Hóa đơn điện tử đang được các doanh nghiệp đón nhận theo chiều hướng tích cực bởi những lợi ích mà nó mang lại. Tuy nhiên, người dùng sẽ gặp phải những vướng mắc khi bắt đầu tiếp cận và sử dụng hóa đơn điện tử. Một trong số đó là thắc mắc về ngày lập và ký duyệt hóa đơn điện tử, cụ thể hơn là: “Hóa đơn điện tử không có ngày ký được xử lý như thế nào?” và “Ngày ký hóa đơn điện tử và ngày lập hóa đơn điện tử có khác nhau được không?”.
Dự thảo Thông tư hướng dẫn Nghị định 119 về hóa đơn điện tử quy định những nội dung bắt buộc trong hóa đơn điện tử như sau:
Tên hóa đơn: hóa đơn giá trị gia tăng, hóa đơn bán hàng
Ký hiệu mẫu số hóa đơn và ký hiệu hóa đơn
Số hóa đơn điện tử: ghi bằng dãy số tự nhiên liên tiếp trong cùng một ký hiệu mẫu số hóa đơn và ký hiệu hóa đơn
Tên, địa chỉ, mã số thuế người bán
Tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua (nếu người mua có mã số thuế)
Tên, đơn vị tính, số lượng, đơn giá hàng hóa, dịch vụ, thành tiền chưa có thuế giá trị gia tăng, thuế suất thuế giá trị gia tăng, tiền thuế giá trị gia tăng theo từng loại thuế suất, tổng tiền thuế giá trị gia tăng, tổng tiền thanh toán đã có thuế trong trường hợp hóa đơn giá trị gia tăng
Tổng số tiền thanh toán (ghi cả bằng số và bằng chữ)
Chữ ký số, chữ ký điện tử của người bán
Chữ ký số, chữ ký điện tử của người mua (nếu có)
Thời điểm lập hóa đơn điện tử theo ngày, tháng, năm ghi bằng số theo định dạng: DD/MM/YYYY (trong đó: DD là ngày, MM là tháng, YYYY là năm)
[caption id="attachment_9267" align="aligncenter" width="640"]
Những nội dung bắt buộc trong hóa đơn điện tử[/caption]
Như vậy, nội dung “Thời điểm lập hóa đơn điện tử” là một trong những nội dung bắt buộc để hóa đơn điện tử được coi là hợp lệ, hợp pháp.
Mục a, Khoản 2, Điều 16, Thông tư 39 về hóa đơn điện tử quy định rõ về thời điểm lập hóa đơn điện tử như sau:
Ngày lập hóa đơn đối với bán hàng hóa là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền.
Ngày lập hóa đơn đối với cung ứng dịch vụ là ngày hoàn thành việc cung ứng dịch vụ, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền. Trường hợp tổ chức cung ứng dịch vụ thực hiện thu tiền trước hoặc trong khi cung ứng dịch vụ thì ngày lập hóa đơn là ngày thu tiền.
Ngày lập hóa đơn đối với hoạt động cung cấp điện sinh hoạt, nước sinh hoạt, dịch vụ viễn thông, dịch vụ truyền hình thực hiện chậm nhất không quá 07 ngày kế tiếp kể từ ngày ghi chỉ số điện, nước tiêu thụ trên đồng hồ hoặc ngày kết thúc kỳ quy ước đối với việc cung cấp dịch vụ viễn thông, truyền hình. Kỳ quy ước để làm căn cứ tính lượng hàng hóa, dịch vụ cung cấp thỏa thuận giữa đơn vị cung cấp viễn thông, truyền hình với người mua.
Ngày lập hóa đơn đối với xây dựng, xây lắp là thời điểm nghiệm thu, bàn giao công trình, hạng mục công trình, khối lượng xây dựng, lắp đặt hoàn thành, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền.
Trường hợp giao hàng nhiều lần hoặc bàn giao từng hạng mục, công đoạn dịch vụ thì mỗi lần giao hàng hoặc bàn giao đều phải lập hóa đơn cho khối lượng, giá trị hàng hóa, dịch vụ được giao tương ứng.
Trường hợp tổ chức kinh doanh bất động sản, xây dựng cơ sở hạ tầng, xây dựng nhà để bán, chuyển nhượng có thực hiện thu tiền theo tiến độ thực hiện dự án hoặc tiến độ thu tiền ghi trong hợp đồng thì ngày lập hóa đơn là ngày thu tiền.
Ngày lập hóa đơn đối với hàng hóa, dịch vụ xuất khẩu do người xuất khẩu tự xác định phù hợp với thỏa thuận giữa người xuất khẩu và người nhập khẩu. Ngày xác định doanh thu xuất khẩu để tính thuế là ngày xác nhận hoàn tất thủ tục hải quan trên tờ khai hải quan.
Trường hợp bán xăng dầu tại các cửa hàng bán lẻ cho người mua thường xuyên là tổ chức, cá nhân kinh doanh; cung cấp dịch vụ ngân hàng, chứng khoán, ngày lập hóa đơn thực hiện định kỳ theo hợp đồng giữa hai bên kèm bảng kê hoặc chứng từ khác có xác nhận của hai bên, nhưng chậm nhất là ngày cuối cùng của tháng phát sinh hoạt động mua bán hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ.
Ngày lập hóa đơn đối với việc bán dầu thô, khí thiên nhiên, dầu khí chế biến và một số trường hợp đặc thù thực hiện theo hướng dẫn riêng của Bộ Tài chính.
Ngày ký hóa đơn là thời điểm sau khi người dùng hoàn tất việc lập hóa đơn, ký điện tử trên hóa đơn và truyền trực tiếp tới hệ thống của người mua theo cách thức truyền nhận hóa đơn điện tử đã thỏa thuận giữa hai bên. Trường hợp người mua hàng hóa, dịch vụ là đơn vị kế toán thì người mua ký điện tử trên hóa đơn điện tử nhận được và truyền hóa đơn điện tử có đủ chữ ký điện tử cả hai bên cho người bán theo cách thức truyền nhận hóa đơn điện tử đã thỏa thuận giữa hai bên.
Theo như thực tế sử dụng hóa đơn điện tử thì ngày lập hóa đơn là một nội dung bắt buộc còn ngày ký hóa đơn điện tử thì tùy theo từng trường hợp sẽ bắt buộc cần hay không cần. Có 2 trường hợp cụ thể như sau.
Trong trường hợp hóa đơn điện tử không có ngày ký nhưng có ngày lập hóa đơn đầy đủ thì khi đó ngày ký hóa đơn điện tử được hiểu là ngày lập hóa đơn
Nguyên nhân của tình trạng này có thể do đặc thù kinh doanh của doanh nghiệp hoạt động mua bán diễn ra liên tục cả ngày cả đêm. Hóa đơn điện tử liên tục được xuất trên phần mềm hóa đơn điện tử nên sẽ xảy ra tình trạng một số ít hóa đơn có ngày phê duyệt sau ngày lập hóa đơn do:
Hóa đơn điện tử được lập và gửi cho người mua vào trước 0h00 của ngày hôm sau.
Người mua thực hiện ký điện tử trên hóa đơn điện tử nhận được và gửi cho người bán hóa đơn điện tử có đủ chữ ký điện tử của người mua và người bán thông qua hệ thống của tổ chức trung gian cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử vào sau 0h00 ngày hôm sau.
Vậy nên, trường hợp ngày ký hóa đơn điện tử thực hiện sau ngày lập hóa đơn thì phải căn cứ vào ngày lập hóa đơn điện tử là ngày xác định nghĩa vụ kê khai, nộp thuế và hạch toán theo quy định.
Để quá trình sử dụng hóa đơn điện tử được diễn ra nhanh chóng, thuận tiện và đáp ứng nhu cầu hoạt động mua bán diễn ra thường xuyên, liên tục, doanh nghiệp nên lựa chọn phần mềm hóa đơn điện tử thông minh, linh hoạt. Khi đến với S-invoice chắc chắn sẽ làm người dùng hài lòng bởi hệ thống đảm bảo phát hành hàng triệu hóa đơn/ngày mà không gặp bất kỳ một gián đoạn nào, đặc biệt áp dụng công nghệ nhiều lớp không chỉ giúp hệ thống hóa đơn điện tử S-invoice luôn được giám sát 24/7 mà còn đảm bảo an toàn tuyệt đối cho doanh nghiệp trong quản lý và lưu trữ hóa đơn.
Hiểu được giá trị tuyệt vời mà hóa đơn điện tử mang lại, Viettel đã sử dụng hóa đơn điện tử cho các dịch vụ của Tập đoàn Công nghiệp - Viễn thông Quân đội (Viettel) với quy mô phát hành 15 triệu hóa đơn/tháng. Việc đặt mình vào vai trò khách hàng chính là cách để Viettel hiểu rõ hơn nhu cầu của khách hàng, từ đó tối ưu hóa các chức năng hệ thống và hỗ trợ doanh nghiệp một cách tốt nhất.
Để biết thêm chi tiết, Quý doanh nghiệp vui lòng liên hệ theo số hotline: 18008111 (miễn phí) hoặc thông qua website: Hóa đơn điện tử S-invoice và FB: Viettel Business Solutions. Chúc Quý doanh nghiệp thành công!
