Từ khi ra đời, hóa đơn điện tử đã khắc phục được rất nhiều nhược điểm của hóa đơn giấy, cũng như hạn chế mức thấp nhất những sai sót có thể xảy ra. Tuy nhiên, do yếu tố chủ quan nào đó thì sai sót là điều khó có thể tránh khỏi, và khi có sai sót xảy ra thì người dùng cần phải lập hóa đơn điện tử thay thế. Bài viết dưới đây sẽ hướng dẫn bạn đọc cụ thể về cách lập hóa đơn điện tử thay thế trên phần mềm S-invoice.
Trong quá trình lập hóa đơn điện tử, dù đã hạn chế được thấp nhất những lỗi sai, song do yếu tố chủ quan mà vẫn có thể xảy ra những lỗi như:
Sai tên công ty, mã số thuế, địa chỉ khách hàng: lỗi này xảy ra do lập sai thông tin khách hàng từ ban đầu. Bởi vậy, lỗi này chỉ xảy ra khi lập hóa đơn đầu tiên cho riêng khách hàng này, hoặc khi thông tin khách hàng có thay đổi (ví dụ: thay đổi địa chỉ trên hóa đơn điện tử) mà người dùng chưa cập nhật kịp thời.
Sai mã hàng hóa, số lượng, đơn giá, thuế suất thuế giá trị gia tăng.
Với những lỗi sai như: thành tiền, số tiền thuế, tổng số tiền hàng hóa dịch vụ, tổng số tiền thanh toán, số tiền bằng chữ sẽ không xảy ra sai sót nếu những thông tin trên người dùng lập đúng vì đã được phần mềm hóa đơn điện tử hỗ trợ hoàn toàn.
Việc xử lý những lỗi sai sót trên khi lập hóa đơn điện tử, theo Điều 9, Thông tư 32 về hóa đơn điện tử trước đây đã không còn phù hợp. Hiện nay, cách xử lý hóa đơn điện tử viết sai được thực hiện theo Điều 17 (hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế) và Điều 24 (hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế) của Nghị định 119 về hóa đơn điện tử, có hiệu lực kể từ ngày 01/11/2018.
Theo Nghị định 119/2018/NĐ-CP thì các trường hợp sai sót hóa đơn điện tử dù là lỗi gì đều phải xuất hóa đơn điện tử thay thế mà không cần quan tâm hai bên đã khai thuế hay chưa.
Các trường hợp sai sót dẫn đến hủy hóa đơn điện tử và lập hóa đơn thay thế phải có sự đồng ý và xác nhận của bên mua và bên bán bằng văn bản cụ thể.
Bước 1: Tra cứu để tìm ra hóa đơn sai bị hủy cần thay thế (nếu cần).
Bước này giúp người dùng kiểm tra lại lỗi sai trong hóa đơn điện tử sai sót, để điều chỉnh lại những lỗi sai trong hóa đơn thay thế.
Bước 2: Người dùng nhấn vào icon của dòng tương ứng với hóa đơn cần thay thế thông tin → Hệ thống sẽ hiển thị danh sách các thao tác để người dùng chọn.
Bước 3: Người dùng chọn “Lập hóa đơn thay thế” → Hệ thống hiển thị cửa sổ “Lập hóa đơn thay thế”.
[caption id="attachment_9051" align="aligncenter" width="512"]
Cửa sổ lập hóa đơn thay thế[/caption]
Khung thông tin chung:
Khung thông tin khách hàng: thông tin của người mua trên hóa đơn gốc. Nếu hóa đơn gốc sai thông tin nào thì người dùng chỉnh sửa thông tin đó trên hóa đơn thay thế.
Chú ý: Người lập cần phải lập đầy đủ các thông tin: tên đơn vị, địa chỉ, mã số thuế (nếu có) vì đó là những trường thông tin bắt buộc phải có. Nếu không lập đầy đủ hệ thống sẽ báo lỗi. Trường hợp khách hàng là cá nhân không có mã số thuế thì sẽ hiển thị pop-up thông báo: “Bạn kiểm tra chắc chắn đây là đơn vị hành chính sự nghiệp không có thu nên không có mã số để nhập”, điều này giúp người dùng kiểm tra lại chắc chắn thông tin về mã số thuế khách hàng.
Khung thông tin người bán: các thông tin của bên bán trên hóa đơn gốc. Các thông tin này không được phép chỉnh sửa.
Khung thông tin chung: các thông tin chung của hóa đơn.
Mẫu hóa đơn: thông tin này không được phép chỉnh sửa.
Số hóa đơn gốc: thông tin này không được phép chỉnh sửa.
Ngày lập hóa đơn gốc: thông tin này không được phép chỉnh sửa.
Ngày lập: nếu không chọn thì ngày lập là thời điểm hiện tại của hệ thống. Còn nếu chọn thì phải đảm bảo ngày lập > hoặc = thời gian đang hiển thị ở bên cạnh.
Hình thức thanh toán: người dùng lựa chọn theo các hình thức như: tiền mặt, chuyển khoản.
Khung thông tin bổ sung:
Văn bản thỏa thuận: người dùng nhập văn bản thỏa thuận việc điều chỉnh thông tin trên hóa đơn gốc.
Ngày thỏa thuận: người dùng nhập ngày thỏa thuận việc điều chỉnh thông tin trên hóa đơn gốc.
Biên bản thỏa thuận: cho phép người dùng tải lên file biên bản thỏa thuận với các loại file .doc, .docx, .pdf, .png, .jpg với dung lượng tối đa là 5MB.
Khung chi tiết hóa đơn: nếu hóa đơn gốc sai thông tin nào thì sẽ sửa đổi thông tin đó: tên hàng hóa, số lượng, đơn giá, thuế suất thuế giá trị gia tăng. Cách thực hiện sẽ tương tự như lập hóa đơn điện tử.
Bước 4: Sau khi đã lập hóa đơn thay thế hoàn tất, người dùng nhấn “Cập nhật” để lập hóa đơn thay thế.
Nếu xảy ra lỗi trong quá trình nhập liệu thì hệ thống sẽ hiển thị thông báo lỗi tương ứng.
Nếu không xảy ra lỗi, hệ thống thực hiện lập hóa đơn thay thế thành công. Hệ thống thông báo “Lập hóa đơn thành công: Mã số thuế bên bán, số hóa đơn, mã số bí mật”.
Hóa đơn vừa lập sẽ được hiển thị lên “Danh sách hóa đơn”. Người dùng vào “Quản lý hóa đơn” → “Xem hóa đơn” → “Tải biên bản thỏa thuận” đã đính kèm khi lập.
Lưu ý:
Hóa đơn điện tử đã hủy phải được lưu trữ phục vụ việc tra cứu khi cần thiết.
Người bán thực hiện lập hóa đơn điện tử mới phải có dòng chữ “Hóa đơn này thay thế hóa đơn số…., ký hiệu, gửi ngày tháng năm”.
Người dùng trước khi lập hóa đơn cũng nên lập hóa đơn nháp rồi gửi lại bên khách hàng kiểm tra trước khi lập hóa đơn chính thức để tránh xảy ra sai sót.
Như vậy, với 4 bước cơ bản trên, chúng ta đã hoàn thành việc lập hóa đơn thay thế trên phần mềm hóa đơn điện tử S-invoice. Những băn khoăn khi lập hóa đơn bị sai cũng như cách lập hóa đơn thay thế như thế nào đã được giải đáp đầy đủ.
S-invoice chắc chắn sẽ làm hài lòng người dùng với một hệ thống giải pháp thông minh, hỗ trợ đầy đủ các tính năng cần thiết để việc lập hóa đơn cũng như việc sử dụng được dễ dàng, hiệu quả. Hơn nữa, S-invoice đặc biệt áp dụng công nghệ nhiều lớp giúp cho hệ thống hóa đơn điện tử Viettel luôn được giám sát 24/7 và đảm bảo an toàn tuyệt đối cho doanh nghiệp trong việc quản lý và lưu trữ hóa đơn. Thêm một điểm cộng được người dùng yêu thích nữa đó là Viettel có hệ thống hạ tầng cơ sở trải khắp dải đất hình chữ S và một đội ngũ nhân viên đông đảo, trình độ cao sẵn sàng phục vụ khách hàng mọi lúc, mọi nơi.
Để biết thêm chi tiết, Quý doanh nghiệp vui lòng liên hệ với chúng tôi qua một trong các kênh sau:
Hotline: 18008111 (miễn phí)
Website: Hóa đơn điện tử S-invoice
Facebook: Viettel Business Solutions
Chúc Quý doanh nghiệp thành công!
