Bài viết dưới đây sẽ hướng dẫn doanh nghiệp các thao tác tải và lưu trữ cơ bản cho hóa đơn điện tử gốc file .xml trong phần mềm hóa đơn điện tử S-invoice. Từ đó có thể giúp doanh nghiệp thuận lợi hơn trong quá trình sử dụng, lưu trữ và giao dịch với khách hàng.
Khi mới bắt đầu sử dụng, chắc chắn nhiều người dùng sẽ không khỏi thắc mắc rằng vì sao họ không đọc được hóa đơn điện tử. Lý do cho điều này là vì hóa đơn điện tử gốc được lưu trữ dữ liệu dưới dạng file .xml nên các phần mềm thông thường trên máy tính sẽ không thể đọc được.
Để tiến hành xem, kiểm tra hóa đơn điện tử gốc file .xml, doanh nghiệp chỉ cần thực hiện theo các bước sau:
Bước 1: Truy cập vào website: sinvoice.viettel.vn, chọn “Đăng nhập”, điền tiếp thông tin tài khoản và thực hiện đăng nhập.
[caption id="attachment_8737" align="aligncenter" width="640"]
Sau khi truy cập trang chủ S-invoice, hãy chọn chức năng “Đăng nhập”[/caption]
[caption id="attachment_8699" align="aligncenter" width="512"]
Giao diện đăng nhập của người dùng trong “Dịch vụ hóa đơn điện tử Viettel”[/caption]
Bước 2: Sau đó, chọn “Tra cứu hóa đơn” tại thẻ “Tiện ích”.
[caption id="attachment_8740" align="aligncenter" width="640"]
Chọn chức năng “Tra cứu hóa đơn” để tiến hành xem và tải hóa đơn điện tử từ S-invoice[/caption]
Bước 3: Màn hình phục vụ tra cứu hóa đơn xuất hiện, lúc này doanh nghiệp hãy nhập các thông tin liên quan đến hóa đơn cần tra cứu như:
Mã số thuế bên bán
Số hóa đơn
Mã số bảo mật
Mã số bí mật
Bước 4: Nhấn nút “Tìm kiếm”, màn hình sẽ hiển thị hóa đơn điện tử vừa được tìm kiếm.
[caption id="attachment_8741" align="aligncenter" width="640"]
Màn hình hiển thị của S-invoice về hóa đơn điện tử được tìm kiếm[/caption]
Sau khi thực hiện các bước tra cứu hóa đơn điện tử cần tìm, doanh nghiệp chỉ cần ấn nút “Tải về” ngay phía trên hóa đơn để thực hiện tải về.
[caption id="attachment_8744" align="aligncenter" width="640"]
Nhấn nút “Tải về” để tải hóa đơn điện tử[/caption]
Chỉ với một bước đơn giản, bản thể hiện của hóa đơn điện tử đã được lưu về máy, phục vụ nhu cầu sử dụng của doanh nghiệp.
Hóa đơn điện tử sau khi được tạo lập sẽ được lưu trữ trực tuyến trên miền dữ liệu của nhà cung ứng dịch vụ. Doanh nghiệp không cần tiêu tốn bất kỳ dung lượng ổ đĩa nào để lưu trữ hóa đơn điện tử trong máy cả.
Khi sử dụng hóa đơn điện tử trên S-invoice, doanh nghiệp có thể thực hiện:
Truyền tải cho bên mua: bên mua sẽ được gửi một bản hóa đơn điện tử dưới dạng file .xml cho phép tra cứu, xem trực tiếp ngay trên máy tính.
Lưu trữ hóa đơn: sau khi tải file về máy như đã hướng dẫn, doanh nghiệp có thể tiến hành lưu trữ hóa đơn điện tử trên máy tính, ổ cứng di động, USB hoặc cloud, drive,...
Trường hợp cần hóa đơn giấy: trường hợp cần thanh toán nội bộ với bên mua hoặc phục vụ nhu cầu lưu trữ kế toán, doanh nghiệp có thể in hóa đơn điện tử ra bản thể hiện và sử dụng. Trên bản thể hiện của hóa đơn điện tử chuyển đổi có đầy đủ chữ ký và đóng dấu theo quy định, do đó hoàn toàn có giá trị sử dụng.
Quý doanh nghiệp có thể liên hệ ngay với chúng tôi để đăng ký sử dụng S-invoice theo một trong các cách sau:
Website: Hóa đơn điện tử S-invoice
Facebook: Viettel Business Solutions
Hotline: 18008111 (miễn phí)
Email: digital_doanhnghiep@viettel.com.vn
Chúc Quý doanh nghiệp thành công!
Đối với việc khởi tạo lần đầu để sử dụng hóa đơn điện tử tại Bình Định của Viettel, S-invoice xin hướng dẫn các bước thực hiện, cũng như cách điền hồ sơ khởi tạo để Quý doanh nghiệp thuận tiện trong hoạt động đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử tại địa phương.
Thông tư 32 về hóa đơn điện tử quy định về tổ chức khởi tạo hóa đơn điện tử lần đầu cho doanh nghiệp. Trước khi sử dụng dịch vụ hóa đơn điện tử của các bên cung cấp thứ ba và khởi tạo hoá đơn điện tử lần đầu, doanh nghiệp phải có “Quyết định về việc áp dụng hoá đơn điện tử” (mẫu văn bản đính kèm trong Thông tư) trong hồ sơ. Sau đó, doanh nghiệp gửi bộ hồ sơ cho cơ quan thuế tại địa phương. Doanh nghiệp gửi trực tiếp văn bản giấy hoặc văn bản điện tử thông qua cổng thông tin điện tử của cơ quan thuế và đơn vị chịu trách nhiệm về quyết định này tại địa phương.
Như vậy, các hoạt động hóa đơn điện tử sẽ do các đơn vị thuế trên địa bàn doanh nghiệp trực tiếp quản lý và áp dụng điều kiện quản lý.
S-invoice xin thông tin cho Quý doanh nghiệp tại địa phương về các điều kiện và quy định của Chi cục Thuế Bình Định như sau.
Điều kiện áp dụng:
Là tổ chức kinh tế và đang thực hiện giao dịch điện tử trong khai thuế với cơ quan thuế; hoặc là tổ chức kinh tế có sử dụng giao dịch điện tử trong hoạt động ngân hàng.
Có địa điểm, các đường truyền tải thông tin, mạng thông tin, thiết bị truyền tin đáp ứng yêu cầu khai thác, kiểm soát, xử lý, sử dụng, bảo quản và lưu trữ.
Có đội ngũ người thực thi đủ trình độ, khả năng tương xứng với yêu cầu để thực hiện việc khởi tạo, lập, sử dụng hoá đơn điện tử theo quy định.
Có chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật.
Có phần mềm bán hàng hoá, dịch vụ kết nối với phần mềm kế toán, đảm bảo dữ liệu của hoá đơn điện tử bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ được tự động chuyển vào phần mềm (hoặc cơ sở dữ liệu) kế toán tại thời điểm lập hoá đơn.
Có các quy trình sao lưu dữ liệu, khôi phục dữ liệu, lưu trữ hóa đơn điện tử.
[caption id="attachment_8249" align="aligncenter" width="640"]
Thông tin về đơn vị cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số[/caption]
Chi cục Thuế Bình Định yêu cầu các đơn vị trước khi sử dụng hóa đơn điện tử phải có chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật. Hiện tại, Bình Định là tỉnh có hạ tầng quản lý về các dịch vụ công đi đầu về tiêu chuẩn bảo mật và số hóa các hoạt động quản lý. Viettel hiện nay là đơn vị hỗ trợ chữ ký điện tử duy nhất tại Chi cục Thuế Bình Định.
Để đăng ký sử dụng dịch vụ này, Quý doanh nghiệp có thể liên hệ tổng đài Viettel tỉnh Bình Định qua số điện thoại 0256.6552.222 hoặc truy cập đường dẫn tại ĐÂY để tìm hiểu về chữ ký điện tử.
Sau khi ký hoàn tất các điều kiện và quy định áp dụng hóa đơn điện tử của Chi cục Thuế tỉnh Bình Định, Quý doanh nghiệp cần chuẩn bị: Quyết định về việc áp dụng hóa đơn điện tử (theo Thông tư 32/2011/TT-BTC).
Quyết định về việc áp dụng hóa đơn điện tử
Quý doanh nghiệp có thể tải văn bản “Quyết định về việc áp dụng hoá đơn điện tử” trên cổng thông tin của Chi cục Thuế hoặc tải ngay tại ĐÂY.
[caption id="attachment_8245" align="aligncenter" width="640"]
Văn bản “Quyết định về việc áp dụng hoá đơn điện tử” cho doanh nghiệp[/caption]
Như vậy, sau khi chuẩn bị các hồ sơ và thủ tục cần thiết liên quan đến việc sử dụng hóa đơn điện tử, Quý doanh nghiệp chỉ cần nộp trực tiếp hồ sơ cho Chi cục Thuế Bình Định. Quý doanh nghiệp có bất kỳ thắc mắc gì liên quan đến hồ sơ và điều kiện áp dụng có thể liên hệ hotline của S-invoice: 18008111 (miễn phí) hoặc hotline của Viettel Bình Định: 0256.6552.222 để được hỗ trợ về thông tin chi tiết.
Thông tin Chi cục Thuế tỉnh Bình Định
Địa chỉ: 236 Phan Bội Châu, TP. Quy Nhơn
Điện thoại: 0256.3821.944 hoặc 0256.3821.936
Website: binhdinh.tct.vn
Các hạng mục thông tin cần điền nhằm phục vụ cho việc quản lý của cơ quan thuế trong việc thanh tra, kiểm toán của đơn vị thuế tại địa phương.
S-invoice xin sơ lược các bước điền thông tin cho mẫu “Quyết định về việc áp dụng hóa đơn điện tử” như sau.
Số hiệu máy tính: tên máy có phần mềm sử dụng dịch vụ hóa đơn điện tử
Nhà sản xuất: tên nhà sản xuất máy tính có phần mềm hóa đơn điện tử
Hệ điều hành
Bộ xử lý (CPU)
Bộ nhớ RAM
Yêu cầu dán nhãn: “Máy tính tạo, lập hoá đơn”
Phần mềm quản lý, phát hành, in ấn hoá đơn
Tên ứng dụng
Nhà cung cấp
Mã số thuế
Phần mềm kế toán
Mã số thuế (của công ty cung cấp phần mềm kế toán)
Hỗ trợ triển khai
Bộ phận kỹ thuật tại Công ty chịu trách nhiệm đảm bảo hệ thống thiết bị đã nêu được vận hành liên tục và không phát sinh sự cố trong quá trình in ấn
Điện thoại (bộ phận kỹ thuật của công ty A)
(Điều 2 của mẫu “Quyết định về việc áp dụng hóa đơn điện tử”)
Hoá đơn GTGT
Mẫu số
Ký hiệu
Mục đích: sử dụng cho mục đích khai, nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ với hàng hoá, dịch vụ cung ứng nội địa
Số lượng thông báo phát hành hoá đơn
Quý doanh nghiệp điền các loại hóa đơn muốn sử dụng theo nhu cầu của nghiệp vụ kế toán.
Ngoài ra ở cuối văn bản, Quý doanh nghiệp điền tên cơ quan quản lý thuế tại địa phương (Chi cục thuế Bình Định).
[caption id="attachment_8231" align="aligncenter" width="428"]
Ví dụ về tên cơ quan quản lý thuế tại địa phương (Chi cục thuế Bình Định)[/caption]
Khi điền các hạng mục này, Quý doanh nghiệp có thể liên hệ trực tiếp Viettel tại địa bàn tỉnh Bình Định để được hướng dẫn chi tiết, đúng quy định của pháp luật và cơ quan thuế trên địa bàn tỉnh.
Song song với việc hoàn tất hồ sơ cho Chi cục Thuế, Quý doanh nghiệp cần hoàn tất hợp đồng sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử Viettel, cũng như việc chọn gói sản phẩm dịch vụ phù hợp với quy mô doanh nghiệp (chi tiết về bảng giá và gói hóa đơn sử dụng doanh nghiệp có thể tham khảo tại ĐÂY). Doanh nghiệp cần chuẩn bị các thủ tục hồ sơ cho Viettel để phục vụ cho việc quản lý các hoạt động về hóa đơn điện tử của nhà cung cấp.
Hồ sơ bao gồm:
Bản sao công chứng giấy phép đăng ký kinh doanh hoặc Bản sao công chứng giấy phép hoạt động (có bản gốc để đối chiếu)
Bản sao công chứng giấy chứng nhận mã số thuế của doanh nghiệp
Bản sao công chứng giấy CMND của người đại diện pháp lý của doanh nghiệp
Giấy ủy quyền của doanh nghiệp cho cá nhân trực tiếp đăng ký
Sau khi hoàn tất hồ sơ cho Chi cục Thuế Bình Định và hợp đồng sử dụng các dịch vụ về hóa đơn điện tử, doanh nghiệp chờ xác nhận bằng công văn thông báo từ phía cơ quan thuế (thời gian xử lý thường từ 2-3 ngày, không kể thứ 7 - Chủ nhật).
Trên đây là các hoạt động cần chuẩn bị để đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử tại Bình Định với nhà cung cấp Viettel. Nếu có bất kỳ yêu cầu hỗ trợ nào, Quý doanh nghiệp có thể liên hệ trực tiếp với chúng tôi qua một trong các kênh sau:
Hotline: 18008111 (miễn phí)
Website: Hóa đơn điện tử S-invoice
Facebook: Viettel Business Solutions
Chúc Quý doanh nghiệp thành công!
Hòa nhịp với xu thế chuyển từ hóa đơn giấy sang hóa đơn điện tử, các doanh nghiệp tại miền Bắc cũng đã và đang đón nhận giải pháp hóa đơn điện tử vô cùng tích cực bởi những lợi ích vượt trội mà nó mang lại so với hóa đơn giấy truyền thống. Song khi tiếp cận và sử dụng vẫn có những băn khoăn về cách tra cứu hóa đơn điện tử. Bài viết này sẽ hướng dẫn doanh nghiệp tra cứu hóa đơn điện tử miền Bắc để quá trình sử dụng được dễ dàng.
Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế (có mã xác thực) là một loại hóa đơn được cấp mã xác thực và số xác thực thông qua hệ số xác thực của cơ quan thuế. Ngoài ra, trên hóa đơn xác thực còn có mã QR là mã vạch 2 chiều giúp người nhận hóa đơn có thể đọc và kiểm tra nhanh chóng các thông tin trên hóa đơn, tránh hiện tượng làm giả hóa đơn.
Để tra cứu hóa đơn điện tử có mã xác thực tại khu vực miền Bắc trên Cổng thông tin của Tổng cục Thuế, người dùng thực hiện các bước đơn giản sau:
Bước 1: Vào trang thông tin điện tử của Tổng cục Thuế theo đường dẫn: tracuuhoadon.gdt.gov.vn.
Sau đó vào chọn “Hóa đơn có mã xác thực” rồi vào “Xác minh hóa đơn” để tra cứu tính hợp pháp của hóa đơn điện tử có mã.
Khi đó, hình ảnh hóa đơn được tra cứu sẽ hiện ra.
Bước 2: Người dùng thực hiện điền các thông tin của hóa đơn điện tử có mã xác thực, cụ thể:
Số hóa đơn xác thực: gồm 15 ký tự
Mã xác thực: bao gồm 64 ký tự, song chỉ cần thực hiện điền 05 ký tự đầu tiên
Mã kiểm tra: là mã số hiển thị bên trên
Bước 3: Sau đó nhấn vào “Tra cứu” là kết quả tra cứu, xác minh hóa đơn sẽ hiện ra. Trong đó kết quả sẽ có 3 trường hợp:
Trường hợp 1: Hóa đơn có giá trị pháp lý được kê khai để nộp thuế.
Trường hợp 2: Hóa đơn không có giá trị pháp lý do đã bị xóa bỏ nên không được dùng để kê khai thuế. Hóa đơn bị xóa có thể là bị hủy để xuất hóa đơn thay thế.
Trường hợp 3: Hóa đơn không tồn tại, thông tin sẽ hiển thị như sau.
Trên đây là 3 bước đơn giản để người dùng thực hiện tra cứu hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế. Đây là việc làm quan trọng nhằm kiểm tra tính pháp lý của hóa đơn. Bởi hóa đơn điện tử hợp lệ thì mới có thể dùng để kê khai, hạch toán, nếu không sẽ bị loại chi phí khi cơ quan thuế kiểm tra.
Bước 1: Truy cập trang thông tin điện tử trên website của Tổng cục Thuế: tracuuhoadon.gdt.gov.vn.
Chọn “Thông tin hóa đơn, biên lai”, bấm chọn “Hóa đơn” và nhấn “Tra cứu một hóa đơn”.
Cổng thông tin giúp cho người nộp thuế, các tổ chức, cá nhân khác có thể tra cứu được các thông tin về hóa đơn, biên lai bao gồm:
Đơn vị phát hành hóa đơn, biên lai
Thời gian phát hành hóa đơn, thời gian hóa đơn có giá trị sử dụng, thông tin hóa đơn
Hóa đơn không còn giá trị sử dụng: là hóa đơn, biên lai của doanh nghiệp, tổ chức đã ngừng hoạt động, hóa đơn đã báo mất, hủy, xóa bỏ, hóa đơn không có giá trị sử dụng qua kết luận thanh tra, kiểm tra của cơ quan thuế
Bước 2: Nhập thông tin hóa đơn:
Người dùng lựa chọn hình thức “Tra cứu một hóa đơn” và nhập đầy đủ trường thông tin có gắn dấu (*) là các thông tin bắt buộc phải điền, sau đó ấn nút “Tìm kiếm” để tra cứu.
Lưu ý:
Nếu chọn hình thức “Tra cứu nhiều hóa đơn” người dùng cần chuẩn bị một file Excel thông tin hóa đơn cần tra cứu.
Bước 3: Kiểm tra thông tin về hóa đơn điện tử:
Sau khi thực hiện các bước nhập thông tin hóa đơn, thì kết quả tra cứu sẽ hiển thị như sau.
Khi nhận được kết quả như trên thì nghĩa là hóa đơn điện tử này hợp pháp hay còn gọi là “hóa đơn thật”. Trên kết quả sẽ hiển thị đầy đủ các thông tin:
Thông tin người bán hàng hóa dịch vụ
Thông tin hóa đơn
Trường hợp thiếu một trong hai thông tin trên thì hóa đơn điện tử đang tra cứu là không hợp pháp (hóa đơn giả). Khả năng xảy ra là do doanh nghiệp chưa thông báo phát hành hóa đơn hoặc đã thông báo phát hành nhưng thông tin chưa được đưa lên cổng thông tin. Khi đó, người dùng cần có những biện pháp xử lý kịp thời để không làm ảnh hưởng tới lợi ích doanh nghiệp mình.
Doanh nghiệp có thể tìm hiểu kỹ hơn thông tin và hướng dẫn cụ thể về cách tra cứu hóa đơn tại bài viết: “Tra cứu hóa đơn điện tử”.
Song song với việc tra cứu hóa đơn trên Cổng thông tin của Tổng cục Thuế thì hiện nay, các phần mềm hóa đơn điện tử cũng hỗ trợ tra cứu hóa đơn ngay trên hệ thống website của doanh nghiệp thay vì của cơ quan thuế.
Điều này làm tăng sự uy tín và chuyên nghiệp của phần mềm hóa đơn điện tử doanh nghiệp sử dụng, cũng như đem lại sự thuận tiện cho khách hàng tra cứu hóa đơn. Bởi vậy, việc lựa chọn một nhà cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử chất lượng là điều vô cùng quan trọng.
S-invoice sản phẩm của Tập đoàn Công nghiệp - Viễn thông Quân đội (Viettel) đem tới một giải pháp thông minh, an toàn và bảo mật tuyệt đối. Việc tra cứu hóa đơn điện tử khu vực miền Bắc trên phần mềm S-invoice cũng vô cùng dễ dàng, người dùng chỉ cần thực hiện những thao tác đơn giản sau:
Bước 1: Truy cập vào website của S-invoice và đăng nhập vào hệ thống theo đường dẫn: https://business-sinvoice.viettel.vn/dang-nhap.html.
Bước 2: Người dùng chọn chức năng “Tra cứu hóa đơn” trên phân hệ “Tiện ích”.
Bước 3: Nhập các tham số bắt buộc vào màn hình tra cứu hóa đơn để thực hiện chức năng tìm kiếm, bao gồm:
Mã số thuế bên bán
Số của hóa đơn
Ngày lập hóa đơn
Mã số bí mật
Mã bảo mật
Bước 4: Nhấn nút “Tìm kiếm” sau khi đã hoàn thành bước nhập thông tin hóa đơn điện tử. Hệ thống sẽ hiển thị thông tin hóa đơn điện tử cần tìm kiếm, hoặc ngược lại sẽ thông báo không tìm thấy kết quả nếu hóa đơn không tồn tại.
Lưu ý: Phần mềm hóa đơn điện tử S-invoice sẽ thông báo không tìm thấy hóa đơn nếu doanh nghiệp điền sai một trong các thông tin tại bước 3 hay nhập đúng thông tin nhưng hóa đơn trong tình trạng chưa thanh toán.
Bằng việc cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử thông minh, bảo mật và an toàn tuyệt đối, người dùng sẽ dễ dàng tiếp cận cũng như sử dụng hóa đơn điện tử S-invoice để đem lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp. Viettel cũng là đơn vị cung cấp dịch vụ chứng thư số CA vì vậy khách hàng có thể được hỗ trợ giá tối ưu nhất.
Hơn nữa, với vị thế là một trong những tập đoàn viễn thông và công nghệ thông tin lớn nhất Việt Nam, sở hữu hạ tầng viễn thông rộng khắp cả nước, cùng với đội ngũ hơn 5000 kỹ sư công nghệ thông tin chất lượng cao có hơn 10 năm kinh nghiệm, Viettel sẽ luôn đồng hành và chăm sóc khách hàng mọi lúc, mọi nơi.
[caption id="attachment_8242" align="aligncenter" width="640"]
S-invoice với nhiều ưu điểm vượt trội, là một trong những gợi ý hoàn hảo khi doanh nghiệp lựa chọn sử dụng hóa đơn điện tử[/caption]
Để biết thêm chi tiết, Quý doanh nghiệp vui lòng liên hệ với chúng tôi thông qua một trong các kênh sau:
Hotline: 18008111 (miễn phí)
Website: Hóa đơn điện tử S-invoice
Facebook: Viettel Business Solutions
Hóa đơn điện tử là gì? Tại sao dịch vụ này lại được các doanh nghiệp tìm kiếm và sử dụng nhiều đến thế? Nếu bạn vẫn chưa thực sự hiểu về hóa đơn điện tử thì hãy theo dõi bài viết dưới đây, S-invoice sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về đặc điểm cũng như các ưu điểm của loại hình hóa đơn này.
Để trả lời cho câu hỏi “Hóa đơn điện tử là gì?”, S-invoice xin cung cấp tới cho khách hàng một số thông tin cụ thể như sau:
Hoá đơn điện tử là tập hợp các thông điệp dữ liệu điện tử về bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ được khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý bằng phương tiện điện tử. Hóa đơn điện tử chính là giải pháp toàn diện cho các tổ chức - doanh nghiệp, giúp họ phát hành, phân phối, xử lý các nghiệp vụ và lưu trữ hóa đơn điện tử thay thế cho hóa đơn giấy. Hoá đơn điện tử được khởi tạo, lập, xử lý trên hệ thống máy tính của tổ chức đã được cấp mã số thuế khi bán hàng hoá, dịch vụ và được lưu trữ trên máy tính của các bên theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.
Ngoài cách định nghĩa ở trên, hóa đơn điện tử còn được định nghĩa trong các Thông tư và Nghị định như sau:
Theo Điều 3, Nghị định 119 về hóa đơn điện tử:
Hóa đơn điện tử là dạng hóa đơn được biểu thị dưới dữ liệu điện tử do các tổ chức, cá nhân cung cấp hàng hóa, dịch vụ lập, ghi lại thông tin bán hàng, cung cấp dịch vụ, ký số, ký điện tử theo quy định bằng phương tiện điện tử, bao gồm cả trường hợp hóa đơn được lập từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử tới cơ quan thuế.
Theo Điều 3, Thông tư 32 về hóa đơn điện tử:
Hóa đơn điện tử là tập hợp các dữ liệu điện tử về bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ được khởi tạo, gửi, lưu trữ và quản lý bằng các phương tiện điện tử.
Hóa đơn điện tử được chia làm 4 loại chính sau:
Hóa đơn giá trị gia tăng: Áp dụng với người bán hàng hóa kê khai thuế giá trị gia tăng theo hình thức khấu trừ.
Hóa đơn xuất khẩu: Dùng trong hoạt động kinh doanh xuất khẩu hàng hóa, dịch vụ ra nước ngoài, xuất và thu chi thuế quan với hình thức và nội dung theo thông lệ quốc tế và quy định của luật thương mại và thương mại điện tử.
Hóa đơn bán hàng: Áp dụng với người bán hàng hóa kê khai thuế giá trị gia tăng theo hình thức trực tiếp.
Các loại hóa đơn khác: Vé điện tử, thẻ điện tử, tem điện tử, phiếu xuất kho, các chứng từ điện tử có cùng nội dung nhưng khác về mặt tên gọi.
Với rất nhiều ưu nhược điểm hóa đơn điện tử, những ưu điểm vượt trội so với hóa đơn giấy mà giúp ích rất nhiều cho công việc của kế toán phải kể đến một số điểm sau.
Thay vì sử dụng hóa đơn giấy truyền thống (thông qua hình thức mua, đặt in hay tự in hóa đơn), thì hóa đơn điện tử áp dụng công nghệ quản lý thông tin trực tiếp thông qua máy tính, mạng internet. Hóa đơn Viettel được tạo lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý bằng phương tiện điện tử thông qua việc sử dụng công nghệ truyền thông và thông tin, được ký gửi bằng chữ ký số và có giá trị pháp lý như hóa đơn thông thường
Việc áp dụng hóa đơn điện tử giúp giảm bớt các thủ tục hành chính và dễ dàng hơn trong công tác quản lý, giám sát hóa đơn, lưu trữ hóa đơn điện tử, không lo bị rách, cháy, hỏng,... trong các doanh nghiệp.
Đặc biệt, khi doanh nghiệp sử dụng hóa đơn điện tử sẽ hạn chế được nhiều những sai sót khi bên bán có thể xuất nháp hóa đơn và gửi sang bên mua để họ kiểm tra những thông tin cần thiết (xuất và chưa ký gửi gọi là xuất nháp). Khi kiểm tra nếu có sai sót, bên mua sẽ báo lại và bên bán sẽ xuất hóa đơn lại và gửi sang mà không cần phải hủy hóa đơn điện tử. Khi bên mua đồng ý với tất cả những thông tin trên hóa đơn bên bán xuất thì khi đó bên bán sẽ xuất, ký và gửi sang bên mua mà không lo bị xuất sai.
Điểm nổi bật của hóa đơn điện tử S-invoice được cung cấp bởi Tập đoàn Công nghiệp - Viễn thông Quân đội (Viettel) là: “Thông minh - Linh hoạt - Bảo mật - Tốc độ”. Đây được xem là một giải pháp toàn diện cho các đơn vị, doanh nghiệp khi muốn quản lý, giám sát hóa đơn xuất ra, nhập vào của đơn vị mình.
Bài viết trên đây đã gửi đến những khái niệm đầy đủ nhất cho câu hỏi hóa đơn điện tử là gì cùng với ưu điểm đặc biệt của loại hóa đơn này. Khi có nhu cầu tìm hiểu và sử dụng hóa đơn điện tử do Viettel cung cấp, Quý doanh nghiệp vui lòng liên hệ chúng tôi qua một trong số các kênh sau:
Hotline: 18008111 (miễn phí)
Website: Hóa đơn điện tử S-invoice
Facebook: Viettel Business Solutions
Một trong những thắc mắc lớn nhất đối với các doanh nghiệp có nhu cầu tìm hiểu và sử dụng hóa đơn điện tử hiện nay chính là làm thế nào để đăng ký dịch vụ hóa đơn điện tử. Vì thế, bài viết này sẽ giúp doanh nghiệp giải đáp vấn đề đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử miền Trung nói riêng và trên cả nước nói chung.
Hiện nay, các doanh nghiệp đang dần thay thế hóa đơn giấy thông thường và chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử vì sự tối ưu trong việc quản lý và kê khai thuế hóa đơn điện tử đối với doanh nghiệp. Để sử dụng hóa đơn điện tử, doanh nghiệp cần thực hiện đăng ký tại các cơ quan thuế có thẩm quyền để được cấp phép sử dụng và ban hành hóa đơn điện tử.
Một số điều cần lưu ý đối với các doanh nghiệp có nhu cầu đăng ký hóa đơn điện tử khu vực miền Trung cũng như trên toàn quốc như sau.
Doanh nghiệp muốn đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử cần đáp ứng những điều kiện cần thiết được quy định rõ tại Khoản 2, Điều 4, Thông tư 32 về hóa đơn điện tử.
Bộ hồ sơ dùng để thực hiện đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử bao gồm:
Quyết định áp dụng hóa đơn điện tử của doanh nghiệp
Thông báo phát hành hóa đơn điện tử của doanh nghiệp
Mẫu hóa đơn điện tử đúng định dạng gửi khách hàng đã ký số điện tử
Sau khi đã thỏa mãn các điều kiện sử dụng hóa đơn điện tử và chuẩn bị đầy đủ các hồ sơ cần thiết, doanh nghiệp có thể tiến hành đăng ký về việc được cấp phép sử dụng hóa đơn điện tử với cơ quan thuế.
Bước 1: Gửi “Quyết định sử dụng hóa đơn điện tử” đến cơ quan thuế.
Bước 2: Gửi “Thông báo phát hành hóa đơn điện tử” đến cơ quan thuế (có thể gửi thông báo phát hành hóa đơn điện tử qua mạng hoặc gửi trực tiếp tại cơ quan)
Bước 3: Ký số vào hóa đơn điện tử mẫu và gửi đến cơ quan thuế.
Để thuận tiện trong quá trình đăng ký, doanh nghiệp có thể chuẩn bị đầy đủ các hồ sơ thủ tục cần thiết và gửi một lần đến cơ quan thuế.
Nếu sau 02 ngày kể từ khi gửi yêu cầu đăng ký sử dụng mà doanh nghiệp vẫn không nhận được bất kỳ phản hồi nào từ phía cơ quan thuế, doanh nghiệp được phép nghiễm nhiên phát hành và sử dụng hóa đơn điện tử.
Trên đây là tổng hợp ba điều cơ bản mà các doanh nghiệp có nhu cầu đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử khu vực miền Trung cũng như các tỉnh thành khác cần quan tâm lưu ý. Để tìm hiểu thêm nhiều thông tin chi tiết hơn về vấn đề này, doanh nghiệp có thể tham khảo thêm tại bài viết “Đăng ký hóa đơn điện tử Viettel”.
Doanh nghiệp và bên mua có thể sử dụng Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế để thực hiện tra cứu hóa đơn điện tử có mã xác thực. Đây là cách tra cứu hóa đơn điện tử đơn giản, dễ thực hiện. Tuy nhiên, đối với những doanh nghiệp chưa nắm được cách tra cứu này thì những bước hướng dẫn dưới đây chính là cứu cánh thực sự:
Bước 1: Đăng nhập vào cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế theo đường dẫn: tracuuhoadon.gdt.gov.vn.
Bước 2: Nhấn vào mục “Hóa đơn có mã xác thực”, chọn “Xác minh hóa đơn”.
[caption id="attachment_8852" align="aligncenter" width="640"]
Cách xác minh hóa đơn có mã xác thực trên cổng thông tin Tổng cục Thuế[/caption]
Bước 3: Nhập các thông tin của “Xác minh hóa đơn có mã xác thực” đang cần tra cứu, nhấn tiếp nút “Tra cứu” để thực hiện việc tìm kiếm.
[caption id="attachment_8853" align="aligncenter" width="640"] Nhập các thông tin liên quan đến hóa đơn có mã xác thực cần tìm kiếm[/caption]
Sau khi tìm kiếm, màn hình sẽ hiển thị hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế tương ứng với các thông tin liên quan đã được nhập. Tại đây, doanh nghiệp có thể tiến hành xem, tra cứu, phân tích và làm việc với hóa đơn có mã xác thực đã tìm kiếm.
Tương tự, bạn cũng có thể thực hiện tra cứu hóa đơn điện tử không có mã xác thực hoặc biên lai ngay trên cùng Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế chỉ với một số bước thực hiện vô cùng đơn giản.
Bước 1: Truy cập vào trang thông tin điện tử của Tổng cục Thuế theo đường dẫn: tracuuhoadon.gdt.gov.vn.
Bước 2: Lựa chọn tra cứu hóa đơn hoặc biên lai trên thẻ “Thông tin hóa đơn, biên lai”.
Bước 3: Điền các thông tin liên quan đến hóa đơn không có mã xác thực mà doanh nghiệp cần tìm kiếm. Sau đó nhấn tiếp nút “Tìm kiếm”.
Bước 4: Hóa đơn không có mã xác thực tương ứng với các thông tin đã nhập sẽ được hiển thị trên màn hình, doanh nghiệp lúc này có thể thực hiện tra cứu, phân tích và làm việc với các thông tin hóa đơn sở hữu.
Hãy đăng ký sử dụng ngay hôm nay để trải nghiệm những tính năng tuyệt vời mà S-invoice có thể mang lại cho doanh nghiệp của bạn. Xin vui lòng liên hệ với chúng tôi qua một trong các kênh sau:
Hotline: 18008111 (miễn phí)
Website: Hóa đơn điện tử S-invoice
Facebook: Viettel Business Solutions
Email: digital_doanhnghiep@viettel.com.vn
Với các thông tin đã đưa, chúng tôi hy vọng các doanh nghiệp đã nắm được cách đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử miền Trung nói riêng cũng như cả nước nói chung và có cái nhìn rõ nét hơn về đơn vị cung cấp hóa đơn điện tử Viettel, giúp các doanh nghiệp tìm ra cho mình lựa chọn quản lý hóa đơn điện tử hiệu quả với S-invoice. Chúc Quý doanh nghiệp thành công!
Sự đa dạng của các loại hóa đơn điện tử có thể gây ra những khó khăn trong việc sử dụng. Trong đó, hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế và hóa đơn điện tử thông thường chính là hai cái tên rất dễ gây nhầm lẫn đối với hầu hết các doanh nghiệp sử dụng hóa đơn điện tử. Hãy cùng chúng tôi điểm qua những đặc điểm cơ bản của hai loại hóa đơn này để hiểu rõ và sử dụng một cách chính xác qua bài viết dưới đây.
[caption id="attachment_9478" align="aligncenter" width="640"]
Hóa đơn điện tử đang là xu thế tất yếu đối với mỗi doanh nghiệp hiện nay[/caption]
Hóa đơn điện tử có mã xác thực của cơ quan thuế còn được gọi tắt là hóa đơn điện tử xác thực là loại hóa đơn điện tử được cấp mã xác thực thông qua hệ thống xác thực từ cơ quan thuế.
Để đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử có mã xác thực, doanh nghiệp cần gửi bản đăng ký theo Mẫu số 01 - Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định 119/2018/NĐ-CP.
Đối với mỗi hóa đơn giao dịch, doanh nghiệp sẽ phải thực hiện ký điện tử ngay trên mỗi hóa đơn, vì thế, doanh nghiệp sẽ không cần phải thực hiện các báo cáo về việc sử dụng hóa đơn điện tử đến cơ quan thuế.
Sử dụng hóa đơn điện tử có mã xác thực giúp tạo sự tiện lợi, nhanh chóng trong việc tạo lập, truyền tải, sử dụng, báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn và quá trình hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Hơn nữa, trên loại hóa đơn này còn thể hiện cả mã QR và mã vạch hai chiều phục vụ cho nhu cầu tra cứu nhanh về thông tin hóa đơn hàng hóa, dịch vụ, giúp tiết kiệm thời gian và gia tăng sự chính xác.
Việc quy định các đối tượng áp dụng thực hiện sử dụng hóa đơn điện tử có mã xác thực được nêu rõ như sau:
Doanh nghiệp bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ được cơ quan thuế lựa chọn tạo và phát hành hóa đơn điện tử có mã xác thực của cơ quan thuế.
Tổ chức, cá nhân mua hàng hóa, dịch vụ sử dụng hóa đơn điện tử có mã xác thực của cơ quan thuế.
Cơ quan quản lý thuế các cấp và các tổ chức, cá nhân có liên quan đến việc tạo, phát hành và sử dụng hóa đơn điện tử có mã xác thực của cơ quan thuế.
Trích dẫn theo Điều 2, Quyết định số 1209/QĐ-BTC được ban hành bởi Bộ trưởng Bộ Tài chính ngày 23/06/2015.
Cũng tại Quyết định 1209/QĐ-BTC, Bộ Tài chính quy định rõ:
Các doanh nghiệp, tổ chức kinh tế được quyền đăng ký sử dụng hóa đơn có mã xác thực của cơ quan thuế nếu đảm bảo được các yêu cầu sau đây:
Đã đăng ký và được cấp mã số thuế.
Doanh nghiệp vẫn còn đang hoạt động.
Có chứng thư số theo quy định, trong đó, chứng thư số phải còn hiệu lực và chứa thông tin về mã số thuế của doanh nghiệp.
Doanh nghiệp sử dụng hóa đơn điện tử có mã xác thực phải hoạt động trong khu vực có thể sử dụng mạng Internet.
Lưu ý: Doanh nghiệp đã đăng ký và được cấp phép sử dụng hóa đơn điện tử có mã xác thực phải thực hiện ngay việc xóa bỏ, tiêu hủy những hóa đơn giấy được cấp bởi cơ quan thuế mà chưa sử dụng.
[caption id="attachment_9484" align="aligncenter" width="640"]
Hóa đơn xác thực mang lại nhiều lợi thế hơn so với việc xử lý hóa đơn giấy thông thường[/caption]
Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế và hóa đơn điện tử thông thường có những điểm chung sau đây:
Đều là hóa đơn điện tử và được tạo lập, quản lý, truy xuất, truyền tải, lưu trữ bởi phần mềm quản lý hóa đơn điện tử được liên kết dữ liệu hóa đơn đến cơ quan thuế.
Trên hóa đơn đều phải chứa các thông tin cơ bản cần thiết như thông tin hóa đơn, thông tin người bán - người mua, nội dung hàng hóa - dịch vụ,...
Hóa đơn được tạo lập và lưu trữ trực tuyến dưới một bản hóa đơn chính thức, do đó ngăn ngừa được tình trạng làm giả, kê khai không đúng hóa đơn.
Tiết kiệm chi phí in ấn, phát hành và chuyển phát hóa đơn.
Mang lại những lợi ích tuyệt vời cho doanh nghiệp sử dụng, cả về mặt thủ tục lẫn thời gian làm việc với hóa đơn.
Bên cạnh những điểm giống nhau cơ bản đối với việc áp dụng hóa đơn điện tử vào quản lý doanh nghiệp, sử dụng hóa đơn điện tử có mã xác thực còn mang lại những ưu điểm như:
Hóa đơn được tạo lập theo một quy trình khép kín, nhiều bước bảo mật giúp nâng cao sự chính xác, an toàn về thông tin dữ liệu trên hóa đơn, hạn chế tình trạng làm giả.
Thời gian kiểm duyệt của cơ quan thuế đối với hóa đơn có mã xác thực rất nhanh chóng, có thể được chấp nhận trong ngày, từ đó giảm thiểu tình trạng quá tải, ùn tắc cho cả doanh nghiệp lẫn cơ quan thuế.
Khách hàng có thể tra cứu nhanh thông tin hóa đơn thông qua mã vạch và mã QR in trên hóa đơn, từ đó tạo ra sự nhanh chóng, tiện lợi.
Ngoài ra, doanh nghiệp sử dụng hóa đơn điện tử có mã xác thực sẽ không cần phải lập các báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn vì các hóa đơn này đã được tải lên và lưu trữ tại cơ quan thuế trong lúc xác thực.
Với những điểm vượt trội so với hóa đơn giấy thông thường, sử dụng hóa đơn điện tử thực sự là một giải pháp tuyệt vời giúp doanh nghiệp có thể bắt kịp xu thế quản lý trên nền tảng công nghệ hóa như hiện nay.
[caption id="attachment_8250" align="aligncenter" width="640"]
S-invoice là phần mềm hóa đơn điện tử rất đáng lựa chọn sử dụng cho doanh nghiệp hiện nay với nhiều ưu thế vượt trội[/caption]
Có rất nhiều công ty cung cấp dịch vụ phần mềm hóa đơn điện tử hiện nay, tuy nhiên, để doanh nghiệp xác định loại hóa đơn điện tử nào tốt còn phải xem xét nhiều yếu tố.
S-invoice là phần mềm quản lý hóa đơn điện tử được triển khai và phát triển bởi Tập đoàn Công nghiệp - Viễn thông Quân đội (Viettel) dựa trên nền tảng đa dạng, tiện lợi và đề cao bảo mật. S-invoice rất dễ sử dụng và được tích hợp nhiều tiện ích phục vụ cho các công việc liên quan đến hóa đơn điện tử. Do đó, đây sẽ là cái tên rất đáng để đầu tư cho các doanh nghiệp đang có nhu cầu sử dụng hóa đơn điện tử.
Để nhận thêm các thông tin liên quan đến S-invoice, doanh nghiệp có thể liên hệ với chúng tôi qua một trong các kênh sau:
Website: Hóa đơn điện tử S-invoice
Facebook: Viettel Business Solutions
Hotline: 18008111 (miễn phí)
Email: digital_doanhnghiep@viettel.com.vn
