Hóa đơn điện tử hiện nay đã chiếm được ưu thế và sự tin dùng của các doanh nghiệp bởi những lợi thế vượt trội mà nó mang lại. Vậy hóa đơn điện tử hợp lệ, hợp pháp theo Nghị định 119/2018/NĐ-CP được quy định như thế nào trong thời buổi công nghệ 4.0 như hiện nay? Điều đó sẽ được giải đáp với bài viết sau đây. 

1. Thế nào là hóa đơn điện tử hợp lệ, hợp pháp? Các tiêu chí nào được sử dụng để đánh giá?

1.1. Điều kiện của hóa đơn điện tử hợp lệ, hợp pháp

Theo Khoản 3, Điều 3, Thông tư 32/2011/TT-BTC nêu rõ, hóa đơn điện tử có giá trị pháp lý nếu thỏa mãn đồng thời các điều kiện sau:

Có sự đảm bảo đủ tin cậy về tính toàn vẹn của thông tin chứa trong hóa đơn điện tử từ khi thông tin được tạo ra ở dạng cuối cùng là hóa đơn điện tử. Tiêu chí đánh giá tính toàn vẹn là thông tin còn đầy đủ và chưa bị thay đổi, ngoài những thay đổi về hình thức phát sinh trong quá trình trao đổi, lưu trữ hay hiển thị hóa đơn. 

Thông tin chứa trong hóa đơn điện tử có thể truy cập, sử dụng được dưới dạng hoàn chỉnh khi cần thiết.

Ngoài ra, Điều 9, Nghị định 119/2018/NĐ-CP cũng đưa ra quy định rõ ràng hơn về điều kiện để nhận diện hóa đơn điện tử hợp pháp và không hợp lệ, hợp pháp.

1.2. Nội dung trong hóa đơn

Để đảm bảo hóa đơn điện tử hợp lệ, hợp pháp thì nội dung trong hóa đơn điện tử phải có đầy đủ các chỉ tiêu cơ bản sau:

Với các chỉ tiêu như trên, chúng ta có thể nhận thấy hóa đơn điện tử có các chỉ tiêu giống của hóa đơn giấy thông thường, do về cơ bản thì bản chất của hóa đơn giấy và hóa đơn điện tử là giống nhau. Song, hóa đơn điện tử vẫn cần có thêm những chỉ tiêu khác để trở nên hợp lệ, bao gồm:

Bản thể hiện hóa đơn điện tử: QR code

Mẫu số

Ký hiệu số Serial: Ký tự cuối cùng là E (hóa đơn đặt in là P, hóa đơn tự in là T)

Chữ ký điện tử

Mẫu hóa đơn điện tử hợp pháp, hợp lý, hợp lệ

Hóa đơn điện tử có định dạng XML có tính chất pháp lý khi toàn vẹn không bị sửa đổi và kèm theo bản định dạng PDF

1.3. Một số nội dung cần lưu ý

Hóa đơn điện tử được thể hiện bằng tiếng Việt có dấu, đúng chính tả. Trường hợp cần ghi thêm chữ nước ngoài thì chữ nước ngoài được đặt bên phải trong ngoặc đơn () hoặc đặt ngay dưới dòng tiếng Việt và có cỡ nhỏ hơn chữ tiếng Việt.

Tổ chức, doanh nghiệp, kinh doanh bán hàng hóa, dịch vụ có thể khởi tạo, phát hành và sử dụng hóa đơn không nhất thiết phải có chữ ký điện tử của người mua, dấu của người bán trong trường hợp: hóa đơn điện, hóa đơn nước, hóa đơn dịch vụ viễn thông, hóa đơn dịch vụ ngân hàng đáp ứng đủ điều kiện tự in.

Khi lập hóa đơn điện tử nhiều trang phải chú ý lập đúng nguyên tắc, quy định để hóa đơn điện tử đó được coi là hợp pháp.

Doanh nghiệp có thể tìm hiểu thêm thông tin quy định về chữ ký và đóng dấu trên hóa đơn điện tử ở bài viết: “Hóa đơn điện tử có cần đóng dấu không?”.

2. Mẫu hóa đơn điện tử hợp lệ của Viettel

[caption id="attachment_8244" align="aligncenter" width="640"] Mẫu hóa đơn điện tử hợp lệ của Viettel đảm bảo thông tin hóa đơn, thông tin người bán, người mua và nội dung hàng hóa, dịch vụ[/caption]

Về cơ bản, để lập một hóa đơn điện tử hợp lệ, hợp pháp tương đối dễ thực hiện, bởi thực chất hóa đơn điện tử cũng chỉ là chuyển đổi từ giấy sang điện tử. Đặc biệt, khi người dùng lập hóa đơn điện tử trên phần mềm S-invoice thì điều đó lại càng trở nên thuận tiện và dễ dàng hơn. Bởi S-invoice là một hệ thống phần mềm thông minh, đảm bảo đầy đủ các chức năng của một hóa đơn điện tử theo quy định của Nhà nước, tính bảo mật và minh bạch cao. Hơn nữa, Tập đoàn Công nghiệp - Viễn thông Quân đội (Viettel) có hệ thống cơ sở hạ tầng rộng khắp trên bản đồ Việt Nam, đội ngũ hơn 5000 kỹ sư công nghệ thông tin chất lượng cao sẽ hỗ trợ người dùng mọi lúc, mọi nơi.

[caption id="attachment_8241" align="aligncenter" width="607"] Sự chuyên nghiệp của hóa đơn điện tử S-invoice được thể hiện trên nhiều phương diện[/caption]

Để đăng ký sử dụng cũng như tham khảo ngay mức giá cước của từng gói dịch vụ, Quý doanh nghiệp có thể liên hệ ngay theo một trong các kênh sau của chúng tôi để được hỗ trợ nhanh nhất:

Website: Hóa đơn điện tử S-invoice

Facebook: Viettel Business Solutions

Hotline: 18008111 (miễn phí)

Email: digital_doanhnghiep@viettel.com.vn

Chúc Quý doanh nghiệp thành công!

Thông tư 68/2019/TT-BTC ra đời nhằm hướng dẫn thực hiện một số điều của Nghị định 119/2018/NĐ-CP - một trong những quy định chính về hóa đơn điện tử khi bán hàng và cung cấp dịch vụ. Sự thay đổi ký hiệu hóa đơn điện tử theo Thông tư 68 là điều người dùng cần phải nắm rõ để tránh phát sinh sai sót trong quá trình khởi tạo, lập hóa đơn.

1. Quy định về hóa đơn điện tử theo Thông tư 68 hướng dẫn triển khai hóa đơn điện tử theo Nghị định 119 có gì mới?

1.1. Quy định về ngày phát hành hóa đơn điện tử theo Thông tư 68

Thông tư 68/2019/TT-BTC quy định rõ:

“Từ ngày 01 tháng 11 năm 2020, các doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh phải thực hiện đăng ký áp dụng hóa đơn điện tử theo hướng dẫn tại Thông tư này.”

Như vậy, 100% các doanh nghiệp, tổ chức, cá nhân, hộ kinh doanh bắt buộc phải triển khai hóa đơn điện tử theo đúng quy định với hạn cuối là ngày 01/11/2020. Doanh nghiệp nào còn hóa đơn giấy chưa sử dụng sẽ phải thực hiện hủy theo quy định và chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử.

Doanh nghiệp có thể tìm hiểu thêm thông tin về lộ trình chuyển đổi sang sử dụng hóa đơn điện tử ở bài viết: “Hóa đơn điện tử có bắt buộc không?”.

1.2. Ký hiệu hóa đơn điện tử theo Thông tư 68

Ký hiệu hóa đơn điện tử theo Thông tư 68 đã có nhiều thay đổi so với quy định cũ. Việc nắm rõ những thay đổi này sẽ giúp người lập tránh sai sót khi khởi tạo hóa đơn điện tử.

Khoản 1, Điều 3, Thông tư 68/2019/TT-BTC quy định ký hiệu hóa đơn điện tử gồm 07 ký tự cụ thể:

Ký tự thứ 1 là các số tự nhiên 1,2,3,4 với ý nghĩa từng số như sau:

Số 1: thể hiện hóa đơn giá trị gia tăng

Số 2: hóa đơn bán hàng

Số 3: phiếu xuất kho kiêm vận chuyển điện tử

Số 4: các loại hóa đơn khác như tem điện tử, vé điện tử, thẻ điện tử, phiếu điện tử,...

Ký tự thứ 2 là chữ C hoặc K:

C: hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế

K: hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế

Ký tự 3,4 là 2 số của của năm dương lịch mà hóa đơn điện tử được lập

Ký tự 5 là các chữ T, D, L, M:

T: hóa đơn điện tử do các doanh nghiệp, tổ chức, hộ, cá nhân kinh doanh đăng ký sử dụng với cơ quan thuế

D: hóa đơn điện tử đặc thù không nhất thiết phải có đủ các tiêu thức cần thiết do doanh nghiệp, tổ chức đăng ký sử dụng

L: hóa đơn điện tử của cơ quan thuế cấp theo từng lần phát sinh

M: hóa đơn điện tử được khởi tạo từ máy tính tiền

Ký tự thứ 6,7 do người bán xác định căn cứ theo nhu cầu quản lý, trường hợp không có nhu cầu quản lý thì để YY.

[caption id="attachment_13813" align="aligncenter" width="600"] Ký hiệu hóa đơn điện tử theo Thông tư 68 đã có nhiều thay đổi so với quy định cũ và người dùng cần nắm rõ để tránh sai sót khi khởi tạo, xuất hóa đơn điện tử[/caption]

2. Những thay đổi trong quy định về hóa đơn điện tử theo Thông tư 68

Thông tư 68 có một số nội dung thay đổi trong quy định về hóa đơn điện tử, cụ thể như sau:

Với việc nắm rõ những thay đổi theo Thông tư mới sẽ giúp các doanh nghiệp triển khai, sử dụng hóa đơn điện tử được dễ dàng, thuận lợi.

3. Tổng hợp các mẫu hóa đơn điện tử theo Thông tư 68/2019/TT-BTC

Theo Thông tư 68/2019/TT-BTC, mỗi một loại hóa đơn điện tử thì sẽ có những mẫu theo quy định khác nhau. Cụ thể:

Hóa đơn giá trị gia tăng: sử dụng cho các đơn vị, doanh nghiệp kê khai thuế theo phương pháp khấu trừ

Hóa đơn bán hàng: dùng cho đơn vị, tổ chức, cá nhân kê khai thuế theo phương pháp trực tiếp

Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển điện tử: các phiếu xuất kho, xuất hàng để dùng trong nội bộ doanh nghiệp

Mẫu hóa đơn điện tử giá trị gia tăng cho một số đơn vị, doanh nghiệp đặc thù

Mẫu hóa đơn điện tử giá trị gia tăng cho một số đơn vị, doanh nghiệp đặc thù bằng ngoại tệ

Như vậy, tất cả các mẫu hóa đơn điện tử theo Thông tư 68/2019/TT-BTC trên đều có thay đổi rõ ràng so với mẫu hóa đơn cũ. Với mẫu hóa đơn mới thì mẫu số hóa đơn đã bị bỏ và thay đổi ký hiệu hóa đơn để dễ dàng nhận biết từng loại hình doanh nghiệp.

Sự thay đổi ký hiệu hóa đơn điện tử theo Thông tư 68 là điều người dùng cần phải nắm rõ để tránh phát sinh sai sót trong quá trình khởi tạo, lập hóa đơn. Để đảm bảo điều này thì người dùng cũng nên lựa chọn những đơn vị cung cấp hóa đơn điện tử uy tín để được hỗ trợ và tư vấn kịp thời.

Với một hệ thống thông minh, linh hoạt, bảo mật cùng sự đảm bảo đầy đủ các chức năng của một hóa đơn theo quy định của nhà nước, S-invoice đã được rất nhiều doanh nghiệp tin tưởng và sử dụng. Để biết thêm chi tiết, vui lòng liên hệ theo hotline 18008111 (miễn phí) hoặc thông qua website: Hóa đơn điện tử S-invoice và FB: Viettel Business Solutions.

Chúc Quý doanh nghiệp thành công!

Hóa đơn điện tử là phương thức quản lý chứng từ kế toán mới đang dần được sử dụng thay thế cho hóa đơn giấy thông thường với nhiều lợi ích trong việc tạo lập và quản lý hóa đơn cho doanh nghiệp. Đối với các doanh nghiệp có nhu cầu sử dụng hóa đơn điện tử, hãy đăng ký ngay hóa đơn điện tử TP HCM của Viettel để trải nghiệm ngay những tiện ích mà dịch vụ mang lại.

1. Tại sao doanh nghiệp nên sử dụng dịch vụ hóa đơn điện tử TP HCM ngay hôm nay?

Hóa đơn điện tử sử dụng phương thức lưu trữ thông tin dữ liệu trên nền tảng trực tuyến. Đồng thời, hóa đơn điện tử còn được kết nối dữ liệu trực tiếp đến cơ quan thuế nhằm tạo thuận lợi cho quá trình kê khai thuế.

Sử dụng hóa đơn điện tử mang lại nhiều lợi ích bất ngờ cho doanh nghiệp trong việc quản lý hóa đơn chứng từ, chẳng hạn:

1.1. Tiết kiệm thời gian

Doanh nghiệp đăng ký sử dụng các phần mềm quản lý hóa đơn điện tử có thể sử dụng các mẫu hóa đơn có sẵn khi tạo lập hóa đơn giao dịch, từ đó giúp tiết kiệm thời gian làm việc rất hiệu quả.

1.2. Giảm thiểu chi phí

Hóa đơn điện tử sau khi được tạo lập có thể được tiến hành truyền tải trực tuyến đến nhiều khách hàng cùng một lúc, giúp tiết kiệm thời gian thực hiện công việc và giảm thiểu các chi phí về in ấn.

Ngoài ra, việc gửi hóa đơn điện tử đến các khách hàng ở xa còn có thể giúp doanh nghiệp tiết kiệm một khoản chi phí về dịch vụ ký gửi, chuyển phát bưu điện.

1.3. Hạn chế sai sót

Tạo lập hóa đơn với phần mềm hóa đơn điện tử giúp doanh nghiệp quản lý các thông tin chuẩn bị ghi chép một cách dễ dàng hơn theo các khung mẫu có sẵn, từ đó hạn chế các sai sót có thể xảy ra trong quá trình lập hóa đơn.

1.4. Tăng cường bảo mật

Được lưu trữ dưới hệ thống thông tin của nhà mạng, nguồn dữ liệu hóa đơn điện tử của doanh nghiệp được bảo mật với cường độ cao, phòng chống sự xâm nhập, phá hỏng dữ liệu của các hacker hoặc virus, phần mềm độc hại,...

1.5. Bảo quản an toàn

Hóa đơn điện tử được lưu trữ trực tuyến, doanh nghiệp có thể nhanh chóng truy cập, sử dụng và làm việc với chúng mọi lúc, mọi nơi. Bên cạnh đó, lưu trữ hóa đơn điện tử dưới dạng thông tin số có thể phòng tránh được các sự cố liên quan đến việc lưu trữ hóa đơn như cháy, rách, ướt, phai chữ, số,...

2. Các loại dịch vụ hóa đơn điện tử TP HCM của Viettel dành cho doanh nghiệp

[caption id="attachment_8250" align="aligncenter" width="640"] Hóa đơn điện tử Viettel đang nhận được sự quan tâm từ phía doanh nghiệp nhờ vào những tiện ích mang lại trong quá trình sử dụng[/caption]

Hiện nay, dịch vụ hóa đơn điện tử TP HCM của Viettel đang cung cấp 02 gói dịch vụ cơ bản dành cho nhu cầu đăng ký sử dụng của các doanh nghiệp, bao gồm:

2.1. Loại tích hợp cơ bản

Doanh nghiệp đăng ký hóa đơn điện tử Viettel sẽ được phép tạo lập các hóa đơn điện tử với những biểu mẫu có sẵn được gợi ý bởi hệ thống. Các mẫu hóa đơn này là mẫu tiêu chuẩn, phổ biến với các giao dịch thông thường của doanh nghiệp. Hoặc nếu có nhu cầu điều chỉnh biểu mẫu in trên hóa đơn điện tử, doanh nghiệp có thể yêu cầu tích hợp các tính năng bổ sung tương ứng.

2.2. Loại yêu cầu tích hợp nghiệp vụ

Đối với các phần mềm bán hàng không tương thích cho sử dụng hóa đơn điện tử, doanh nghiệp có thể yêu cầu Viettel thực hiện đấu nối hóa đơn điện tử S-invoice, kèm theo lắp đặt thêm phần mềm bán hàng chuyên dụng.

3. Hướng dẫn tra cứu hóa đơn điện tử TP HCM

3.1. Tra cứu hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế

Doanh nghiệp sau khi đăng ký sử dụng dịch vụ hóa đơn điện tử có thể tiến hành tra cứu hóa đơn điện tử trực tuyến ngay trên Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế. Để thực hiện, doanh nghiệp tiến hành thực hiện theo các bước:

Bước 1: Truy cập vào trang Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế theo đường dẫn: http://tracuuhoadon.gdt.gov.vn.

Bước 2: Nhấn chọn “Hóa đơn có mã xác thực”, chọn tiếp “Xác minh hóa đơn”.

[caption id="attachment_8852" align="aligncenter" width="640"] Chọn “Xác minh hóa đơn” để tiến hành tra cứu hóa đơn điện tử[/caption]

Bước 3: Nhập thông tin tương ứng với loại hóa đơn điện tử có mã xác thực cần tra cứu, nhấn “Tra cứu” để thực hiện việc tìm kiếm.

[caption id="attachment_8853" align="aligncenter" width="640"] Nhập các thông tin của hóa đơn cần tìm[/caption]

3.2. Tra cứu hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế

Cách tra cứu hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế cũng thực hiện khá tương tự như tra cứu hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế. Doanh nghiệp có thể thực hiện việc tra cứu với một vài bước đơn giản:

Bước 1: Truy nhập vào trang thông tin điện tử của Tổng cục Thuế theo địa chỉ: http://www.tracuuhoadon.gdt.gov.vn.

Bước 2: Chọn “Tra cứu thông tin hóa đơn hoặc biên lai”, doanh nghiệp có thể lựa chọn tra cứu một hay nhiều hóa đơn trên cùng một lần tra cứu.

[caption id="attachment_8857" align="aligncenter" width="599"] Chọn “Tra cứu thông tin hóa đơn hoặc biên lai” không có mã xác thực của cơ quan thuế[/caption]

Bước 3: Nhập các thông tin liên quan đến hóa đơn, biên lai cần tìm kiếm, sau đó nhấn nút “Tìm kiếm”.

[caption id="attachment_8858" align="aligncenter" width="640"] Nhập các thông tin hóa đơn, biên lai và thực hiện tìm kiếm[/caption]

Bước 4: Sau khi điền đầy đủ các thông tin về hóa đơn và thực hiện tìm kiếm, màn hình sẽ hiển thị hóa đơn không có mã xác thực cần tìm.

Với những tiện ích tuyệt vời mang lại, có thể nói hóa đơn điện tử chính là giải pháp mới cho vấn đề quản lý hóa đơn chứng từ của doanh nghiệp. 

Để nhận được sự thuận tiện tối ưu, việc lựa chọn một phần mềm quản lý hóa đơn điện tử uy tín, chất lượng là điều vô cùng quan trọng. Với S-invoice, doanh nghiệp có thể thực hiện việc đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử tại TP HCM một cách dễ dàng. Từ đó có thể nhanh chóng tận dụng các tính năng ưu việt của hóa đơn điện tử vào việc quản lý các hóa đơn chứng từ kế toán.

Quý doanh nghiệp liên hệ ngay với chúng tôi qua một trong các kênh sau để đăng ký sử dụng phần mềm quản lý hóa đơn điện tử S-invoice ngay hôm nay.

Website: Hóa đơn điện tử S-invoice

Facebook: Viettel Business Solutions

Hotline: 18008111 (miễn phí)

Email: digital_doanhnghiep@viettel.com.vn

Chúc Quý doanh nghiệp thành công!

Ngày 12/09/2018, Nghị định 119/2018/NĐ-CP được Chính phủ ban hành theo đề nghị của Bộ Tài chính về việc bắt buộc chuyển đổi sử dụng từ hóa đơn giấy sang hóa đơn điện tử. Theo Nghị định này quy định, việc chuyển đổi sang hình thức sử dụng hóa đơn điện tử sẽ giúp mang lại nhiều tiện ích cho doanh nghiệp, trong đó bao gồm cả việc kê khai thuế hóa đơn điện tử.

1. Hóa đơn điện tử có kê khai thuế được không? Hóa đơn điện tử kê khai thuế như thế nào?

Việc quy định bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử đối với các doanh nghiệp được đề ra với mục đích đề cao tính minh bạch trong việc kê khai thuế. 

Sau khi đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử, dữ liệu hóa đơn của doanh nghiệp sẽ được truyền tải trực tiếp đến cơ quan thuế. Vậy nên, hóa đơn điện tử hoàn toàn có giá trị pháp lý trong việc kê khai thuế.

Hơn nữa, sử dụng hóa đơn điện tử còn giúp doanh nghiệp giảm lượng lớn thủ tục hành chính trong việc kê khai thuế do nguồn dữ liệu đã đấu nối trực tiếp và được giám sát bởi cơ quan thuế trước đó.

[caption id="attachment_8884" align="aligncenter" width="640"] Hóa đơn điện tử mang lại giải pháp mới hiệu quả trong việc quản lý hóa đơn chứng từ của doanh nghiệp[/caption]

1.1. Cách thực hiện kê khai thuế hóa đơn điện tử như thế nào?

Với hóa đơn điện tử, việc kê khai thuế thực hiện cũng tương tự như việc kê khai thuế với hóa đơn chứng từ giấy thông thường. Một số điểm khác nhau nho nhỏ giữa 2 hình thức kê khai thuế này chính là:

Kê khai thuế bằng hóa đơn điện tử có thể được thực hiện hoàn toàn thông qua hình thức trực tuyến với các thiết bị điện tử kết nối mạng internet, doanh nghiệp không cần phải đến trực tiếp cơ quan thuế hoặc tốn quá nhiều thời gian cho các thủ tục hành chính như kê khai thuế bằng hóa đơn giấy.

Khi sử dụng hóa đơn điện tử, doanh nghiệp chỉ cần thực hiện kê khai hóa đơn thu mua vào bản khai thuế mà không cần thiết dành thời gian cho các khoản kê khai cho hóa đơn điện tử bán ra.

Nếu các thông tin kê khai thuế xuất hiện sai sót, cơ quan thuế sẽ yêu cầu doanh nghiệp cung cấp lại các thông tin hoặc tự động thực hiện đối soát dựa trên các dữ liệu hóa đơn đã được kết nối với cơ quan thuế.

1.2. Ngày lập và ngày ký hóa đơn khi kê khai thuế?

Ngày lập hóa đơn điện tử là một trong những tiêu chí bắt buộc trong việc khẳng định giá trị pháp lý của hóa đơn điện tử khi kê khai thuế. Đối với các hoạt động mua bán, giao dịch hàng hóa, dịch vụ khác nhau, ngày lập cũng được xác định theo những quy cách khác nhau:

Đối với giao dịch hàng hóa, thời điểm lập hóa đơn điện tử chính là lúc chuyển giao quyền sở hữu hàng hóa cho người mua, không kể đã thu tiền hoặc chưa thu được tiền.

Đối với cung cấp dịch vụ, thời điểm lập hóa đơn điện tử là lúc khởi tạo hóa đơn cung cấp dịch vụ hoặc đã hoàn thành việc cung cấp dịch vụ cho bên mua, không kể đã thu tiền hay chưa thu được tiền.

Đối với giao dịch hàng hóa nhiều lần hay bàn giao từng hạng mục công trình, dịch vụ, thời điểm lập hóa đơn điện tử được tính ứng với mỗi lần cung cấp dịch vụ, hàng hóa, không phân biệt giá trị mỗi phiên giao dịch.

Đối với các dịch vụ lắp đặt, xây dựng, thời điểm lập hóa đơn điện tử chính là lúc bàn giao hoặc nghiệm thu công trình, hạng mục công trình, lắp đặt hoàn thành hoặc khối lượng xây dựng, không kể đã thu tiền hay chưa thu được tiền.

Đối với hoạt động cung cấp điện, nước, dịch vụ truyền hình, dịch vụ viễn thông, dịch vụ công nghệ thông tin theo định kỳ, thời điểm lập hóa đơn điện tử được tính không quá 07 ngày kể từ ngày ghi chỉ số điện, nước trên đồng hồ ghi hoặc ngày kết thúc kỳ quy ước sử dụng dịch vụ.

Đối với các tổ chức kinh doanh bất động sản, xây dựng nhà để bán, xây dựng cơ sở hạ tầng,...:

Trường hợp chưa chuyển giao quyền sở hữu: thời điểm lập hóa đơn điện tử được tính theo ngày thu tiền hoặc thanh toán theo tiến độ thực hiện dự án hoặc tiến độ thu tiền được thỏa thuận trong hợp đồng.

Trường hợp đã chuyển giao quyền sở hữu: thời điểm lập hóa đơn đơn điện tử được tính theo ngày chuyển giao quyền sở hữu cho bên bán theo quy định tại Khoản 1, Điều 4, Thông tư 68/2019/TT-BTC.

Đối với các hoạt động tìm kiếm, thăm dò, khai thác khí thiên nhiên, condensate và dầu thô, khí than, khí đồng hành, thời điểm lập hóa đơn điện tử được tính theo điều 1 và 3 tại mục 1.2 trong bài viết này.

Đối với việc tìm hiểu rõ hơn về quy định xác định ngày tạo lập hóa đơn điện tử, doanh nghiệp có thể tham khảo thêm tại Nghị định 119 về hóa đơn điện tử và Thông tư 68/2019/TT-BTC.

Trong quá trình thực hiện kê khai thuế sẽ xuất hiện các trường hợp ngày lập hóa đơn điện tử khác ngày ký hóa đơn điện tử. Tại vấn đề này, Bộ Tài chính đã có lời giải đáp chính thức được thể hiện như sau:

Nếu ngày lập và ngày ký trên hóa đơn điện tử trùng nhau, doanh nghiệp sẽ lấy ngày tháng đó để phục vụ cho việc kê khai thuế và hạch toán. Ví dụ: Cả ngày lập và ngày ký hóa đơn điện tử đều rơi vào ngày 20/9/2016 thì doanh nghiệp sẽ chọn ngày 20/9/2016 để thực hiện kê khai thuế.

Nếu ngày lập và ngày ký trên hóa đơn điện tử khác nhau, ngày ký muộn hơn ngày lập hóa đơn thì doanh nghiệp sẽ lấy ngày lập hóa đơn điện tử để thực hiện kê khai thuế. Ví dụ: Ngày lập hóa đơn là 20/9/016 và ngày ký trên hóa đơn là 22/9/2016, doanh nghiệp sẽ lấy ngày 20/9/2016 để kê khai thuế.

Chi tiết hơn quy định về ngày lập và ngày ký hóa đơn điện tử, doanh nghiệp có thể tham khảo tại bài viết: “Ngày ký hóa đơn điện tử”.

1.3. Hóa đơn điện tử đã kê khai thuế bị sai thông tin?

Nếu hóa đơn đã kê khai thuế phát hiện sai thông tin so với giao dịch thực tế, doanh nghiệp phải tiến hành sử dụng hóa đơn điều chỉnh.

Tùy theo mức độ sai sót thông tin mà cách xử lý hóa đơn điện tử viết sai sẽ khác nhau, cụ thể:

Nếu hóa đơn điện tử chỉ sai sót về tên và địa chỉ người mua thì không cần phải lập hóa đơn điều chỉnh.

Trong trường hợp hóa đơn điện tử có các sai sót về: mã số thuế bên mua, số lượng, đơn giá, mã sản phẩm, số tiền,...đã gửi cho bên mua và thực hiện kê khai thuế thì phải tiến hành lập biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử và xuất hóa đơn điều chỉnh.

Các quy định về việc điều chỉnh đối với các sai sót trên hóa đơn điện tử, doanh nghiệp có thể tham khảo thêm tại Thông tư 26/2015/TT-BTC ban hành ngày 27/02/2015 sửa đổi bổ sung cho Thông tư 119/2014/TT-BTC hoặc thông qua bài viết: “Biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử”.

1.4. Có thể sử dụng hóa đơn chuyển đổi từ hóa đơn điện tử để kê khai thuế không?

Ngoài việc dùng để theo dõi, giám sát và lưu trữ chứng từ kế toán, hóa đơn điện tử chuyển đổi còn được sử dụng cho một số trường hợp giao dịch, thanh toán khác được quy định tại Điều 10, Nghị định 119/2018/NĐ-CP.

Hóa đơn chuyển đổi từ hóa đơn điện tử có thể được sử dụng để thực hiện kê khai thuế nếu hóa đơn chuyển đổi là hợp pháp. Để có giá trị pháp lý, hóa đơn điện tử chuyển đổi cần đạt các điều kiện sau:

Đảm bảo nguyên vẹn thông tin giữa hóa đơn điện tử chuyển đổi và hóa đơn nguồn.

Có đầy đủ họ tên, chữ ký và con dấu của người thực hiện việc chuyển đổi hóa đơn.

Có ký hiệu xác nhận việc chuyển đổi.

Và điều quan trọng nhất, việc chuyển đổi hóa đơn điện tử phải đáp ứng đầy đủ các quy định về hóa đơn điện tử chuyển đổi. 

Thông tin chi tiết về các lưu ý liên quan đến việc chuyển đổi hóa đơn điện tử, doanh nghiệp có thể tham khảo tại bài viết: “Hóa đơn điện tử chuyển đổi”.

2. Các trường hợp hóa đơn điện tử được khấu trừ thuế là gì?

Theo Khoản 1, Điều 4, Thông tư 96/2015/TT-BTC sửa đổi, bổ sung Điều 6, Thông tư 78/2014/TT-BTC quy định về các trường hợp hóa đơn điện tử được khấu trừ thuế như sau:

Các khoản chi thực tế liên quan đến hoạt động sản xuất và kinh doanh của doanh nghiệp.

Các khoản chi có đầy đủ hóa đơn và chứng từ hợp pháp theo pháp luật quy định.

Các khoản chi có hóa đơn mua hàng hóa, dịch vụ theo từng lần có giá trị không dưới 20 triệu đồng (đã bao gồm thuế GTGT) khi thanh toán phải sử dụng chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt được quy định tại Điểm c, Khoản 1, Điều 4 tại Thông tư 96/2015/TT-BTC.

[caption id="attachment_9111" align="aligncenter" width="640"] Hóa đơn điện tử giúp tiết kiệm 75% thời gian khởi tạo, lập và phát hành hóa đơn và giảm thiểu 80% chi phí in ấn, chuyển phát hóa đơn[/caption]

Nhiều doanh nghiệp hiện nay đã lựa chọn sử dụng hóa đơn điện tử S-invoice như một giải pháp tiện lợi cho quá trình làm việc cũng như giải quyết các vấn đề liên quan đến hóa đơn điện tử.

S-invoice là phần mềm hóa đơn điện tử dễ dùng, đa dụng và rất hữu ích cho bài toán hóa đơn điện tử. Với S-invoice, doanh nghiệp có thể tạo lập và làm việc với hóa đơn điện tử một cách nhanh chóng với hàng loạt tiện ích hỗ trợ. Bên cạnh đó, S-invoice còn giúp doanh nghiệp hạn chế lượng lớn thủ tục hành chính phức tạp đối với việc tạo lập hóa đơn, kê khai thuế cũng như giải quyết các sai sót liên quan đến hóa đơn điện tử.

S-invoice được đánh giá là giải pháp hóa đơn điện tử thông minh, linh hoạt, hiệu quả cho hóa đơn điện tử doanh nghiệp nhờ:

Hơn một trăm mẫu hóa đơn tùy chọn và các bản báo cáo đặc thù từ kho hóa đơn của hệ thống. Đặc biệt hơn, S-invoice có khả năng tích hợp với nhiều hệ thống quản lý: bán hàng, bệnh viện, trường học,... Các phần mềm S-invoice có thể tích hợp qua API gồm các phần mềm CRM, Portal, ERP, phần mềm kế toán, phần mềm His của bệnh viện,...

[caption id="attachment_9488" align="aligncenter" width="640"] Ngoài mẫu có sẵn, người dùng có thể chọn mẫu hóa đơn được thiết kế theo đặc thù riêng[/caption]

Với ưu thế đặc biệt từ tập đoàn viễn thông và công nghệ thông tin lớn nhất Việt Nam, Viettel có hạ tầng viễn thông rộng với 5 trung tâm dữ liệu đạt Tier3 - tiêu chuẩn quốc tế, hệ thống luôn được giám sát 24/7 đảm bảo an toàn tuyệt đối khi doanh nghiệp lưu trữ và quản lý hóa đơn.

Hệ thống hóa đơn điện tử S-invoice đảm bảo phát hành hàng triệu hóa đơn mỗi ngày, bảo mật mà vẫn đảm bảo không có bất cứ gián đoạn nào.

Dịch vụ hỗ trợ 24/7, kết hợp với dịch vụ: chữ ký số, email server, lưu trữ dữ liệu,... và nhiều tiện ích khác, tiết kiệm tối đa thời gian và chi phí cho doanh nghiệp.

Quý doanh nghiệp có thể liên hệ hỗ trợ tư vấn về S-invoice phục vụ 24/7 qua một trong các kênh sau:

Hotline: 18008111 (miễn phí)

Website: Hóa đơn điện tử S-invoice

Facebook: Viettel Business Solutions

“Hóa đơn điện tử có cần đóng dấu và chữ ký người mua không?” là một trong những câu hỏi gây đau đầu nhất cho các doanh nghiệp khi nhắc đến loại hình quản lý hóa đơn này. Vậy theo pháp luật thì hóa đơn điện tử cần chữ ký số của người mua và đóng dấu hay không?

1. Hóa đơn điện tử có cần đóng dấu và chữ ký người mua không?

1.1. Hóa đơn điện tử và đối tượng sử dụng

Theo Khoản 2, Điều 1, Nghị định 04/2014/NĐ-CP quy định, các tổ chức kinh doanh có thể tự kê khai, xuất các hóa đơn tự in bằng sự trợ giúp của các thiết bị tin học, máy tính tiền hoặc các thiết bị liên quan,... Hóa đơn được tạo ra dựa trên một khuôn mẫu nhất định thể hiện đầy đủ các dữ liệu của giao dịch như người mua, người bán, thời gian khởi tạo, địa điểm khởi tạo,... và những thông tin cần thiết khác theo quy định của pháp luật.

Chủ thể cá nhân có thể in và sử dụng nhiều loại hóa đơn khác nhau để phục vụ hoạt động kinh doanh của mình. Tuy nhiên, Nhà nước đang có các chính sách khuyến khích doanh nghiệp chuyển đổi sang xu hướng sử dụng hóa đơn điện tử.

1.2. Hóa đơn điện tử có cần đóng dấu và chữ ký số người mua không?

Các thành phần, nội dung cần thiết một hóa đơn điện tử phải có được quy định rõ ràng tại Thông tư 32 về hóa đơn điện tử, bao gồm:

Tên, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu và số thứ tự

Tên, mã số thuế, địa chỉ của người bán và người mua

Tên, đơn vị tính, số lượng của hàng hóa hoặc dịch vụ giao dịch

Thành tiền được thể hiện bằng cả số và chữ

CHỮ KÝ ĐIỆN TỬ thể hiện theo các quy định của pháp luật về khoản này

Tuy nhiên trong một số trường hợp đặc biệt, pháp luật không đòi hỏi quá khắt khe về việc thể hiện và bổ sung thông tin trong hóa đơn điện tử nhằm tối ưu hóa về sự tiện lợi đối với truy xuất dữ liệu. Điều này được quy định rõ ràng tại Thông tư 39 hóa đơn điện tử rằng các chủ thể kinh doanh có thể tiến hành tạo, phát, sử dụng hóa đơn điện tử mà không cần thiết phải chứa chữ ký hoặc đóng dấu từ phía người mua và người bán trong các trường hợp:

• Hóa đơn nước
• Hóa đơn dịch vụ ngân hàng
• Hóa đơn dịch vụ viễn thông….

Các loại hóa đơn trên được phép miễn, giảm hoặc không cần thể hiện chữ ký điện tử nếu đáp ứng đủ các điều kiện được quy định tại các điều, khoản của Thông tư 39 này.

Nói tóm lại, khi truy xuất hóa đơn điện tử không bắt buộc phải có chữ ký điện tử, con dấu của bên mua và bên bán. Điều này tạo nên sự tiện lợi, nhanh chóng mà vẫn đảm bảo tính hợp pháp theo các quy định của pháp luật đề ra.

2. Hóa đơn điện tử chuyển đổi in ra giấy có cần đóng dấu và chữ ký không?

2.1. Về giá trị pháp lý của hoá đơn điện tử

Hóa đơn điện tử được phát hành, truy xuất, sử dụng với giá trị pháp lý nhất định nếu thỏa mãn những điều kiện sau:

Đảm bảo sự toàn vẹn thông tin chứa trên hóa đơn điện tử tính từ thời điểm định dạng cuối cùng trước khi tiến hành in, truy xuất hóa đơn điện tử. Nói cách khác, hóa đơn điện tử phải đảm bảo thông tin vẫn vẹn nguyên và không hề bị thay đổi.

Các thông tin in trên hóa đơn điện tử có thể được truy cập, sử dụng dưới hình thức hoàn chỉnh khi cần thiết.

Ngoài ra để đảm bảo tính pháp lý, hóa đơn điện tử còn cần phải chứa đầy đủ các nội dung theo quy định tại Điều 6, Thông tư 32/2011/TT-BTC hoặc được liệt kê tại mục 1.2 của bài viết.

2.2. Về việc đóng dấu và chữ ký trên hóa đơn in ra giấy chuyển đổi từ hóa đơn điện tử

Như những thông tin chúng tôi đã đưa, không bắt buộc phải có chữ ký số của người mua cũng như không bắt buộc phải có dấu của người bán trên hóa đơn điện tử chỉ trừ những trường hợp chuyển đổi hoá đơn điện tử sang hóa đơn giấy bắt buộc phải có chữ ký và đóng dấu của người bán theo quy định của pháp luật. 

[caption id="attachment_8834" align="aligncenter" width="640"] Viettel là nhà cung cấp đa dịch vụ, doanh nghiệp có cơ hội dùng nhiều dịch vụ đồng bộ trên hạ tầng mạng lớn của Viettel, với giá ưu đãi (dịch vụ tin nhắn thương hiệu, email server, lưu trữ dữ liệu, kết nối, các dịch vụ hướng đối tượng: trường học, y tế, giao thông,....)[/caption]

S-invoice, được xây dựng và phân phối bởi Viettel, chuyên hỗ trợ việc tạo lập và quản lý hóa đơn điện tử dựa trên sự tiện lợi, nhanh chóng và an toàn bảo mật. Hãy liên hệ với chúng tôi để đăng ký và sử dụng ngay hôm nay để trải nghiệm hàng loạt tiện ích từ ứng dụng.

Nếu có bất kỳ thắc mắc hoặc vấn đề cần giải đáp, Quý doanh nghiệp vui lòng liên hệ với chúng tôi theo một trong các cách sau:

Website: Hóa đơn điện tử S-invoice

Facebook: Viettel Business Solutions

Hotline: 18008111 (miễn phí)

Email: digital_doanhnghiep@viettel.com.vn

Với các thông tin đã đưa, chúng tôi hy vọng các bạn đã có cái nhìn rõ nét hơn về việc hóa đơn điện tử có cần đóng dấu và chữ ký người mua không, đồng thời tìm ra cho mình lựa chọn quản lý hóa đơn điện tử hiệu quả với S-invoice. Chúc Quý doanh nghiệp thành công!

Viettel đã ký kết hợp tác toàn cầu với Digital Virgo để thúc đẩy hệ sinh thái dịch vụ số và thanh toán số sử dụng nền tảng DOB (Direct Operator Billing) tại 11 nhà mạng thành viên của mình và mở rộng triển khai tại các thị trường mới nổi khác.

Hợp tác với Digital Virgo, Viettel tận dụng được nguồn dịch vụ số phong phú và kinh nghiệm hơn 10 năm kinh doanh toàn cầu của Digital Virgo trong lĩnh vực DOB để nâng cao trải nghiệm cho khách hàng, hướng tới củng cố lợi nhuận bền vững và hiệu quả cho tập đoàn.

Sự kết hợp giữa Platform DOB của Viettel và DV Pass của Digital Virgo sẽ tối ưu hóa quy trình kết nối với các nhà cung cấp dịch vụ số, tạo dựng một môi trường có tính bảo mật cao, linh hoạt, hỗ trợ theo thời gian thực, chống gian lận và tối ưu hóa dữ liệu bằng machine-learning là những tính năng nổi bật để đảm bảo các giao dịch diễn ra an toàn và nhanh chóng.

Sự hợp tác giữa Viettel và Digital Virgo sẽ mạng đến cơ hội để các doanh nghiệp viễn thông nói chung và 11 nhà mạng của Viettel nói riêng, thay đổi cách tiếp cận với khách hàng, cung cấp cho người dùng quyền tự chủ hoàn toàn trong thanh toán số thay vì phải tích hợp nhiều phương thức thanh toán để mua sản phẩm hàng hóa mong muốn.

Ông Đoàn Đại Phong, Phó Tổng Giám đốc Tổng Công ty Giải pháp Doanh nghiệp Viettel chia sẻ:

“Quyết định hợp tác với Digital Virgo, Viettel mong muốn đa dạng hóa nguồn và phương thức tiếp cận dịch vụ số cho khách hàng của Viettel và tất cả các mạng thành viên của Viettel. Đồng thời, trong tương lai Viettel có thể mang được các dịch vụ số thông qua Platform này để tiếp cận với thuê bao của các nhà mạng khác trên toàn thế giới. Với nền tảng là một nhà khai thác viễn thông có tốc độ tăng trưởng thần kỳ, Viettel đã có một sự chuyển mình lớn khi xây dựng một hệ sinh thái số đa dạng và toàn diện, đi sâu vào mọi lĩnh vực của cuộc sống, kinh tế và xã hội. Đặc biệt, thúc đẩy xu hướng thanh toán số thuận tiện không cần sử dụng tiền mặt hoặc loại bỏ việc tích hợp nhiều phương thức thanh toán phức tạp là một trong những mục tiêu ưu tiên hàng đầu của Viettel. “

Ông Guillaume Briche, Giám đốc Điều hành của Digital Virgo chia sẻ:

“Mối quan hệ hợp tác mới này là một bước quan trọng để Digital Virgo củng cố vị thế của chúng tôi với tư cách là nhân tố chính trong lĩnh vực thanh toán viễn thông ở Châu Á và trên toàn thế giới. Chúng tôi rất vinh dự được hợp tác với Tập đoàn Viettel và chúng tôi tin rằng dự án này sẽ thành công tốt đẹp.”

Về Direct Operator Billing (DOB)

DOB là dịch vụ kết nối giữa các doanh nghiệp viễn thông với các doanh nghiệp kinh doanh nội dung số, dịch vụ số để giúp thuê bao viễn thông có thể sử dụng tài khoản viễn thông để mua dịch vụ số. Dịch vụ này đang trở nên ngày càng phổ biến đối với người tiêu dùng trên thế giới nhờ khả năng truy cập nhanh, đơn giản, thuận tiện và bảo mật cao.

Về Digital Virgo

Digital Virgo là Tập đoàn quốc tế hoạt động trong lĩnh vực nội dung số và thanh toán số. Digital Virgo đã có kinh nghiệm triển khai dự án tại hơn 40 quốc gia, là đối tác của 120 nhà khai thác viễn thông và hơn 200 nhà cung cấp dịch vụ số. Năm 2019, doanh thu của công ty này đạt 270 triệu EUR.