Do sai sót về ký hiệu, mã hàng hóa hoặc một số vấn đề liên quan mà trong quá trình sử dụng hóa đơn điện tử có thể xảy ra sai sót. Trong trường hợp đó, việc điều chỉnh, thu hồi hoặc hủy đơn hàng sẽ được cân nhắc thực hiện cho phù hợp. Vậy khi nào thì người dùng được phép sử dụng “Biên bản thu hồi hóa đơn điện tử”?

1. Trường hợp nào có thể doanh nghiệp có thể sử dụng “Biên bản thu hồi hóa đơn điện tử”?

1.1. Hóa đơn điện tử có thu hồi được không? - CÓ THỂ thu hồi khi có sai sót và cần điều chỉnh sai sót trên hóa đơn điện tử

Mọi lỗi giao dịch phát sinh trong quá trình lập hóa đơn như sai tên, mã hàng,... và những thông tin liên quan khác dẫn đến việc cần phải thay đổi, điều chỉnh hoặc hủy hóa đơn điện tử đều được quy định chi tiết tại Thông tư 39/2014/TT-BTC.

Tại đây, các biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử phải được thể hiện rõ ràng, có xác nhận từ cả hai phía và thể hiện bằng chữ ký, con dấu.

1.2. Thế nào là biên bản thu hồi hóa đơn điện tử?

Biên bản thu hồi hóa đơn điện tử là các biểu mẫu đưa ra quyết định thu hồi đối với các liên của sổ hóa đơn trong trường hợp hóa đơn điện tử đã được lập nhưng chưa hoàn tất giao dịch, cung ứng dịch vụ.

Vấn đề này bao gồm các trường hợp sau:

Hóa đơn điện tử đã được lập nhưng hàng hóa, dịch vụ chưa giao cho người mua.

Hóa đơn điện tử về giao dịch, cung ứng dịch vụ, hàng hóa đã được lập và giao cho người mua nhưng chưa thực hiện kê khai thuế.

Hóa đơn đã được lập nhưng phát sinh lỗi trong giao dịch.

Trong các trường hợp trên, người bán cần lập biên bản thu hồi hóa đơn điện tử đã lập để giải quyết sai sót và lập hóa đơn điện tử mới. Để lập biên bản thu hồi, người mua phải thể hiện được lý do chính đáng dẫn đến việc thu hồi hóa đơn cung ứng hàng hóa, dịch vụ.

2. Mẫu biên bản thu hồi hóa đơn điện tử chính thức kèm

Để thực hiện các tác vụ chỉnh sửa, thu hồi hoặc hủy hóa đơn đã lập, doanh nghiệp cần khởi tạo biên bản đề nghị chỉnh sửa hóa đơn đến cơ quan thuế để được xem xét và giải quyết.

Nhiều doanh nghiệp hiện nay đang chuyển dần xu hướng sang sử dụng S-invoice để dễ dàng hơn trong quá trình quản lý cũng như điều chỉnh hóa đơn khi phát sinh vấn đề giao dịch trên hóa đơn điện tử.

Với phần mềm hóa đơn điện tử S-invoice, doanh nghiệp có thể dễ dàng điều chỉnh các tùy biến phát sinh trong giao dịch ngay trên hệ thống phần mềm quản lý. Bằng việc kết nối trực tuyến đến cơ sở dữ liệu của cơ quan thuế, doanh nghiệp có thể giảm bớt được hàng loạt các thủ tục rườm rà trong quá trình yêu cầu điều chỉnh, thu hồi hoặc hủy hóa đơn. Ngoài ra, với khả năng kết nối dữ liệu diện rộng đến mọi phần mềm, S-invoice còn cho phép doanh nghiệp đơn giản hóa các tác vụ liên quan đến xuất, nhập hóa đơn, quản lý dữ liệu kế toán và hạch toán tự động trên phần mềm.

Sử dụng phần mềm quản lý hóa đơn điện tử S-invoice có thể giúp thực hiện mọi tác vụ liên quan hóa đơn điện tử trở nên dễ dàng hơn rất nhiều. Hãy đăng ký và sử dụng ngay hôm nay để trải nghiệm ngay vô vàn tiện ích từ S-invoice. Chúc Quý doanh nghiệp thành công!

Website: Hóa đơn điện tử S-invoice

Facebook: Viettel Business Solutions

Hotline: 18008111 (miễn phí)

Email: digital_doanhnghiep@viettel.com.vn

Trong trường hợp phát sinh nhu cầu, các doanh nghiệp hoàn toàn ĐƯỢC PHÉP chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy. Vậy doanh nghiệp cần lưu ý điều gì để hóa đơn điện tử chuyển đổi sang hóa đơn giấy có tính hợp pháp theo đúng quy định của pháp luật? Cùng tham khảo bài viết dưới đây để có cái nhìn rõ hơn về vấn đề này.

1. Những điều cần biết trước khi thực hiện chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy

Ngày nay, hóa đơn điện tử đang dần trở nên thông dụng và được định hướng thay thế cho phần lớn hóa đơn giấy trong tương lai. Vậy để hóa đơn điện tử có thể thực hiện chuyển đổi thành hóa đơn giấy thì cần phải lưu ý điều gì?

1.1. Hóa đơn điện tử có cần chuyển đổi thành chứng từ giấy không?

Điều 10, Nghị định 119/2018/NĐ-CP quy định về việc chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy có ghi rõ:

“Hóa đơn điện tử hợp pháp có thể được chuyển đổi thành hóa đơn giấy.”

Như vậy, việc chuyển đổi này hoàn toàn KHẢ THI nếu như hóa đơn điện tử vẫn đảm bảo được giá trị pháp lý của chúng.

Các doanh nghiệp thực hiện việc chuyển đổi hóa đơn điện tử thành chứng từ giấy nhằm 2 mục đích chính: để phục vụ việc lưu trữ chứng từ kế toán hoặc để chứng minh nguồn gốc xuất xứ cho hàng hóa khi sử dụng hóa đơn điện tử đi đường.

1.2. Quy định về hóa đơn điện tử chuyển đổi thành hóa đơn giấy hợp lệ

Vậy làm sao doanh nghiệp có thể thực hiện việc chuyển đổi thành hóa đơn giấy một cách hợp lệ?

Điều 12, Thông tư 32/2011/TT-BTC quy định rõ nguyên tắc, điều kiện tiến hành và cách thức thực hiện đối với vấn đề này. Cụ thể như sau:

1.2.1. Nguyên tắc và quy định

Khoản 1, Điều 12 tại Thông tư này có nhắc đến: Người thực hiện mua bán hàng hóa có thể yêu cầu việc chuyển đổi sang hóa đơn giấy để xác minh nguồn gốc thực của hàng hóa trong quá trình lưu thông. Mặt khác, việc chuyển đổi hình thức hóa đơn còn được sử dụng trong quá trình lưu trữ, giám sát các chứng từ kế toán theo quy định của Luật Kế toán hiện hành. Tuy nhiên cần lưu ý:

Hóa đơn điện tử chỉ được chuyển đổi thành hóa đơn giấy duy nhất 01 lần.

Trên hóa đơn giấy phải có chữ ký, đóng dấu của người bán, người đại diện theo pháp luật của bên bán.

Hóa đơn thực hiện chuyển đổi phải đảm bảo tuân thủ đầy đủ các nguyên tắc được quy định trong Khoản 2, 3, 4 của Điều này.

1.2.2. Điều kiện chuyển đổi

Khi phát sinh nhu cầu, việc chuyển đổi hóa đơn cũng cần phải đáp ứng đầy đủ các điều kiện theo quy định của pháp luật:

Phải đảm bảo tính chính xác và vẹn nguyên nội dung giữa hóa đơn điện tử và hóa đơn giấy sau khi chuyển đổi.

Phải xuất hiện ký hiệu riêng biệt xác nhận đây là hóa đơn giấy được chuyển đổi từ hóa đơn tạo lập trước đó.

Phải có chữ ký, họ tên đầy đủ hoặc dấu của người chuyển đổi hình thức sang hóa đơn giấy.

1.2.3. Giá trị pháp lý

Hóa đơn điện tử chuyển đổi có giá trị pháp lý tương đương hóa đơn điện tử và có giá trị theo dõi, giám sát hoạt động hoặc lưu trữ chứng từ kế toán như Luật Kế toán quy định. Tuy nhiên trong một số trường hợp khác, hóa đơn điện tử vẫn có giá trị giao dịch, thanh toán như các trường hợp Điều 10, Nghị định 119/2018/NĐ-CP đã nêu.

Hóa đơn giấy sau khi chuyển đổi chỉ được công nhận giá trị pháp lý khi đáp ứng đầy đủ các điều kiện:

Đảm bảo tính vẹn nguyên và chính xác thông tin như trên hóa đơn nguồn.

Có ký hiệu xác nhận đã thực hiện việc chuyển đổi từ hóa đơn điện tử.

Có chữ ký, con dấu, họ tên của người trực tiếp thực hiện việc chuyển đổi.

Phải được thực hiện theo đúng các quy định của pháp luật về việc chuyển đổi sang hóa đơn giấy.

1.2.4. Ký hiệu riêng trên hóa đơn chuyển đổi

Các ký hiệu trên hóa đơn giấy được chuyển đổi bao gồm:

Dòng chữ ghi rõ: “HÓA ĐƠN CHUYỂN ĐỔI TỪ HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ”

Họ tên và chữ ký của người thực hiện chuyển đổi

Thời gian thực hiện

Các ký hiệu trên hóa đơn chuyển đổi rất quan trọng vì đây là một trong những điều kiện cần thiết để chứng minh tính pháp lý của hóa đơn. Khi thực hiện việc chuyển đổi, cần lưu ý kiểm tra kỹ phần thông tin này nhằm đảm bảo hóa đơn của bạn sở hữu đầy đủ tính pháp lý theo quy định của pháp luật.

2. Hướng dẫn cách in chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy trên phần mềm S-invoice

Bạn có thể thực hiện chuyển đổi hóa đơn điện tử dễ dàng với phần mềm S-invoice của Viettel. Quy trình thực hiện chuyển đổi khá đơn giản, bạn có thể tham khảo 4 bước sau:

Bước 1: Đăng nhập vào hệ thống phần mềm hóa đơn điện tử S-invoice

Bạn có thể thực hiện đăng nhập bằng cách truy cập vào website theo địa chỉ sau: https://sinvoice.viettel.vn/trang-chu.

Thực hiện đăng nhập với tên đăng nhập và mật khẩu mà doanh nghiệp đã đăng ký.

Bước 2: Tìm kiếm hóa đơn điện tử muốn chuyển đổi

Chọn mục “Quản lý hóa đơn” trên website.

Lựa chọn hóa đơn điện tử cần thực hiện thao tác.

Bước 3: Chọn chức năng in hóa đơn điện tử

Sau khi đã chọn được đối tượng cần chuyển đổi, bạn tiếp tục chọn chức năng tạo lập hóa đơn chuyển đổi của S-invoice.

Chọn xác nhận lưu hóa đơn dưới dạng chuyển đổi, nhấn OK để tiếp tục.

Bước 4: Kiểm tra lại các thông tin trên bản chuyển đổi hóa đơn điện tử

Sau khi in, bản chuyển đổi hóa đơn điện tử sẽ có dạng như hình:

[caption id="attachment_8268" align="aligncenter" width="640"] Bản thể hiện “Hóa đơn chuyển đổi từ hóa đơn điện tử”[/caption]

[caption id="attachment_8251" align="aligncenter" width="640"] Các thông tin cần kiểm tra cuối hóa đơn chuyển đổi từ hóa đơn điện tử[/caption]

Sau khi đã hoàn tất quá trình in chuyển đổi hóa đơn, bạn cần kiểm tra chính xác lại các thông tin cần thiết về người chuyển đổi (tên người dùng thao tác) tại góc dưới của hóa đơn nhằm đảm bảo tính pháp lý cho hóa đơn.

3. 3 lưu ý khi tiến hành chuyển đổi hóa đơn

Khi tiến hành chuyển đổi hóa đơn điện tử, doanh nghiệp cần lưu ý một số điều quan trọng sau:

3.1. Người chuyển đổi hóa đơn điện tử là ai?

Khi phát sinh nhu cầu, cả người bán và người mua đều có thể tự thực hiện chuyển đổi hóa đơn điện tử:

Đối với bên bán, người bán thực hiện chuyển đổi khi muốn chứng minh nguồn gốc xuất xứ hàng hoá hữu hình trong quá trình lưu thông hoặc để phục vụ việc lưu trữ chứng từ kế toán theo quy định.

Đối với bên mua, người mua tự chuyển đổi hóa đơn điện tử để phục vụ việc lưu trữ chứng từ hóa đơn giấy.

3.2. Hóa đơn điện tử được chuyển đổi mấy lần?

Hóa đơn điện tử chỉ được chuyển đổi 01 lần duy nhất và có giá trị pháp lý với mục đích chứng minh nguồn gốc xuất xứ hàng hoá hữu hình trong quá trình lưu thông. Mọi lần in chuyển đổi phát sinh sau đó chỉ được xem là bản sao kê, bản nháp hay bản lưu trữ nội bộ.

3.3. Hóa đơn điện tử chuyển đổi có cần chữ ký và đóng dấu không?

Như đã nêu ở trên, để đảm bảo giá trị pháp lý thì: Bản chuyển đổi hóa đơn điện tử phải có đầy đủ chữ ký và con dấu của bên chuyển đổi chứng từ điện tử, hay còn gọi là người lập hóa đơn chuyển đổi.

Sau khi chuyển đổi, bản in của hóa đơn có thể được tìm thấy trong thư mục cùng tên dưới dạng file pdf hóa đơn hiện tại. Người dùng có thể tải về và thực hiện in hoặc lưu trữ hóa đơn điện tử khi cần.

[caption id="attachment_8239" align="aligncenter" width="640"] Các thao tác thực hiện với hóa đơn[/caption]

Hóa đơn điện tử đang dần trở thành xu thế mới trong việc tạo lập hóa đơn của nhiều doanh nghiệp hiện tại. S-invoice cho phép bạn tạo lập hóa đơn và kiểm soát chúng một cách dễ dàng. Đồng thời, S-invoice còn giúp tiết kiệm chi phí in ấn, nâng cao hiệu quả bảo mật và an toàn về lưu trữ dữ liệu.

Để tham khảo ngay mức giá cước của từng gói dịch vụ cũng như để đăng ký sử dụng, Quý doanh nghiệp có thể liên hệ với S-invoice theo một trong các kênh sau của chúng tôi để được hỗ trợ nhanh nhất:

Website: Hóa đơn điện tử S-invoice

Facebook: Viettel Business Solutions

Hotline: 18008111 (miễn phí)

Email: digital_doanhnghiep@viettel.com.vn

Chúc Quý doanh nghiệp thành công!

Giữa tháng 8/2020 vừa qua, tại trụ sở chính của Tổng công ty Giải pháp doanh nghiệp Viettel (thành viên của Tập đoàn Công nghiệp - Viễn thông quân đội) đã diễn ra lễ kí kết thỏa thuận hợp tác triển khai các giải pháp thành phố thông minh và hội nghị trực tuyến giữa Công ty Điện tử SamSung Vina và VTS. PTGĐ Tổng công ty Giải pháp doanh nghiệp Viettel Phạm Anh Đức khẳng định: Viettel và SamSung sẽ tạo ra những bước tiến mới cho quá trình chuyển đổi số tại Việt Nam.

Tại buổi lễ, hai bên thống nhất hợp tác và triển khai các giải pháp công nghệ màn hình chuyên dụng, đặc biệt ứng dụng trong hội thảo trực tuyến và thành phố thông minh theo xu hướng chuyển đổi số quốc gia, cùng nhiều lĩnh vực trọng tâm khác, đẩy mạnh khai thác và ứng dụng giải pháp công nghệ trong các dự án của hai bên.

Phát biểu tại buổi lễ, đ/c Phạm Anh Đức – PTGĐ Tổng công ty Giải pháp doanh nghiệp Viettel cho biết, với mạng lưới đối tác rộng khắp toàn cầu và thế mạnh dẫn đầu trong lĩnh vực công nghiệp viễn thông tại thị trường Việt Nam, hợp tác chiến lược dài hạn với Samsung sẽ giúp Viettel tận dụng tối đa các cơ hội mà kỷ nguyên số mang lại. Đồng thời ứng dụng hiệu quả các công nghệ mới nhất trong sản phẩm của hai đơn vị, tạo ra các cơ hội hợp tác phù hợp với thế mạnh của hai bên, phát triển mối quan hệ hợp tác toàn diện về nhiều lĩnh vực hơn nữa trong tương lai để mang lại những giá trị mới cho cộng đồng và xã hội.

PGTĐ Phạm Anh Đức khẳng định, là những tập đoàn đứng đầu về công nghệ và viễn thông, việc hợp tác chiến lược giữa Samsung Vina và Tổng Công ty Giải pháp Doanh nghiệp Viettel lần này là minh chứng và cam kết của chúng tôi khi đồng hành cùng doanh nghiệp Việt giải quyết các thách thức hiện tại, tạo ra những bước tiến mới cho quá trình chuyển đổi số, kỳ vọng mở ra nhiều cơ hội mới, mang lại những giá trị bền vững cho Việt Nam.

Bà Nguyễn Y Mai – Phó Tổng Giám Đốc Công ty TNHH Điện tử Samsung cho biết, với thế mạnh trong ngành hàng màn hình chuyên dụng với đầy đủ các sản phẩm công nghệ cao như: màn hình ghép, màn hình tương tác, màn hình LED… SamSung sẵn sàng hợp tác và khai thác và phát huy lợi thế của mỗi bên. Ngoài ra SamSung nắm rõ nhu cầu của doanh nghiệp, đối tác và khách hàng của SamSung để có thể phát triển các giải pháp phù hợp đáp ứng được nhu cầu đa dạng của khách hàng và cam kết cùng Viettel mang đến những giải pháp tối ưu, tiên tiến nhất cho khối doanh nghiệp và các đối tác của mình”.

Theo thỏa thuận hợp tác, hai bên sẽ thực hiện các nội dung sau:

Trong lĩnh vực màn hình chuyên dụng nói chung: Samsung cam kết thường xuyên cung cấp cho đối tác thông tin mới nhất về sản phẩm, kinh nghiệm vận hành, ứng dụng hiệu quả các giải pháp hiện thị trong các doanh nghiệp. Bên cạnh việc duy trì trao đổi thông tin, hai bên sẽ phối hợp xây dựng các chính sách về giá, triển khai các hoạt động tiếp thị, đưa ra những thảo luận, đánh giá chung về thị trường và cùng nhau triển khai các dự án phù hợp với tiềm lực và thế mạnh của hai bên.

Trong lĩnh vực thành phố thông minh và hội nghị trực tuyến: Dựa vào nhiều giải pháp hiện thị đa dạng từ Samsung và nền tảng ICT cho thành phố thông minh từ Viettel, hai bên sẽ cùng nhau phối hợp tư vấn và thực hiện các giải pháp quản lý, làm việc trực tuyến như trung tâm vận hành thành phố thông minh, giám sát an ninh, hiển thị thông tin, quảng cáo, hệ thống hội nghị trực tuyến …đáp ứng nhu cầu chuyển đổi số tại các cơ quan quản lý nhà nước cũng như tại doanh nghiệp ở Việt Nam.

Hiện nay, Luật Quản lý thuế (sửa đổi) vừa được Quốc hội thông qua đã gây ra hiểu nhầm về thời gian bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử. S-invoice xin khẳng định: Thời hạn bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử là 1/11/2020 theo Nghị định 119/2018/NĐ-CP, chứ không phải là 1/7/2022. Chúng ta cùng đi tìm câu trả lời cụ thể cho thắc mắc này trong bài viết sau đây.

1. Thời gian bắt buộc hóa đơn điện tử áp dụng là từ 1/11/2020

Theo Nghị định số 119/2018/NĐ-CP quy định thì những đối tượng bắt buộc phải chuyển đổi hóa đơn điện tử cần chú ý những mốc thời gian sau.

1.1. Hóa đơn điện tử có bắt buộc áp dụng trước ngày 01/11/2018 không?

Doanh nghiệp đã thực hiện thông báo phát hành hóa đơn điện tử qua mạng hoặc đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử của cơ quan thuế trước ngày này thì vẫn được tiếp tục sử dụng.

1.2. Hóa đơn điện tử có bắt buộc áp dụng từ ngày 01/11/2018 đến ngày 31/10/2020 không?

Doanh nghiệp nào còn hóa đơn giấy sử dụng chưa hết thì dùng tiếp cho đến khi hết. Nếu đến ngày 01/11/2020 không dùng hết bắt buộc phải hủy hóa đơn giấy để sử dụng hóa đơn điện tử.

Nếu dùng hết hóa đơn giấy trước ngày 01/11/2020 thì sẽ chuyển sang hóa đơn điện tử mà không được in hóa đơn giấy.

Những doanh nghiệp thành lập từ ngày 1/11/2018 bắt buộc dùng hóa đơn điện tử.

Riêng Hà Nội và các đô thị lớn phải hoàn thành triển khai trong năm 2019.

1.3. Hóa đơn điện tử có bắt buộc áp dụng từ ngày 01/11/2020 không?

Đây là thời hạn cuối để chuyển đổi và bắt buộc áp dụng hóa đơn điện tử cho doanh nghiệp. Các doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ, cá nhân kinh doanh phải hoàn thành xong việc chuyển đổi sang hóa đơn điện tử và hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế theo quy định.

Trường hợp đặc biệt:
Cơ sở giáo dục, y tế công lập đã sử dụng phiếu thu tiền thì tiếp tục được sử dụng và chuyển đổi theo lộ trình của Bộ Tài chính. Cũng từ ngày này Nghị định 51 hóa đơn điện tử và Nghị định 04/2014/NĐ-CP hết hiệu lực thi hành.

[caption id="attachment_8253" align="aligncenter" width="640"] Từ ngày 01/11/2020: Các doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ, cá nhân kinh doanh phải hoàn thành xong việc chuyển đổi sang hóa đơn điện tử, hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế theo quy định[/caption]

2. Hóa đơn điện tử có bắt buộc không? - Những nhóm đối tượng bắt buộc sử dụng

Điều 12, Nghị định 119 về hóa đơn điện tử quy định về những nhóm đối tượng bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử như sau.

2.1. Nhóm đối tượng 1 bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử

Doanh nghiệp kinh doanh ở các lĩnh vực điện lực, xăng dầu; bưu chính viễn thông; vận tải hàng không, đường bộ, đường sắt, đường biển, đường thủy; nước sạch; tài chính tín dụng; bảo hiểm; y tế; kinh doanh thương mại điện tử, kinh doanh siêu thị; thương mại.

Các doanh nghiệp, tổ chức kinh tế đã hoặc sẽ thực hiện giao dịch với cơ quan thuế bằng phương tiện điện tử, xây dựng hạ tầng công nghệ thông tin, có hệ thống phần mềm kế toán, phần mềm hóa đơn điện tử đáp ứng việc lập, tra cứu, lưu trữ hóa đơn điện tử theo quy định và đảm bảo việc truyền dữ liệu hóa đơn điện tử đến người mua và cơ quan thuế.

Nhóm đối tượng này được sử dụng hóa đơn điện tử thông thường theo Thông tư 32 về hóa đơn điện tử (tức hóa đơn không có mã xác thực của cơ quan thuế).

Hóa đơn điện tử được lập ngay khi bán hàng, cung cấp dịch vụ, không phân biệt giá trị từng lần bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ.

2.2. Nhóm đối tượng 2 bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử

Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác thuộc trường hợp rủi ro cao về thuế thì sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế khi bán hàng hóa và cung cấp dịch vụ, không phân biệt giá trị từng lần bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ.

2.3. Nhóm đối tượng 3 bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử

Hộ, cá nhân kinh doanh thực hiện sổ sách kế toán, sử dụng thường xuyên từ 10 lao động trở lên và có doanh thu năm trước liền kề từ 3 tỷ đồng trở lên trong lĩnh vực nông nghiệp, lâm nghiệp, thủy sản, công nghiệp, xây dựng.

Hộ, cá nhân kinh doanh thu năm trước liền kề 10 tỷ đồng trở lên trong lĩnh vực thương mại, dịch vụ phải sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, không phân biệt từng lần bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ.

Hộ, cá nhân kinh doanh không thuộc diện bắt buộc nhưng có thực hiện sổ sách kế toán, có yêu cầu thì được áp dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế theo quy định.

2.4. Nhóm đối tượng 4 bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử

Hộ, cá nhân kinh doanh trong lĩnh vực nhà hàng, khách sạn, bán lẻ thuốc tân dược, bán lẻ hàng tiêu dùng, cung cấp dịch vụ trực tiếp đến người tiêu dùng tại một số địa bàn có điều thuận lợi thì triển khai thí điểm hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế từ năm 2018. Trên cơ sở triển khai thí điểm đó nếu đạt kết quả tốt sẽ triển khai trên toàn quốc.

2.5. Nhóm đối tượng 5 bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử

Hộ, cá nhân kinh doanh không đáp ứng điều kiện phải sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế tại nhóm 4 nhưng vẫn cần có hóa đơn để giao cho khách hàng.
Doanh nghiệp, tổ chức được cơ quan thuế chấp nhận cấp hóa đơn điện tử để giao cho khách hàng thì được cơ quan thuế cấp hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế theo từng lần phát sinh và phải khai, nộp thuế trước khi cơ quan thuế cấp hóa đơn điện tử theo từng lần phát sinh theo Mẫu 06 - Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định 119/2018/NĐ-CP.

[caption id="attachment_8817" align="aligncenter" width="640"] Mẫu số 06 - Đề nghị cấp hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế[/caption]

Để nhận thêm thông tin và tư vấn đăng ký dịch vụ, Quý doanh nghiệp có thể liên hệ theo:

Website: Hóa đơn điện tử S-invoice

Facebook: Viettel Business Solutions

Hotline: 18008111 (miễn phí)

Email: digital_doanhnghiep@viettel.com.vn

Chúc Quý doanh nghiệp thành công!

Để giải đáp cho thắc mắc: “Hóa đơn điện tử có kèm bảng kê được không?”, S-invoice xin được trả lời như sau: Hóa đơn điện tử không được xuất kèm bảng kê, căn cứ theo hướng dẫn của Tổng cục Thuế. Vậy nếu không được xuất kèm bảng kê thì đâu là giải pháp cho hóa đơn điện tử với nhiều danh mục hàng hóa? Hãy cùng tìm hiểu trong bài viết sau đây.

1. Hóa đơn điện tử xuất kèm bảng kê được không?

Thắc mắc: “Hóa đơn điện tử xuất bảng kê được không?” xảy ra trong trường hợp hóa đơn xuất ra với số lượng hàng hóa, dịch vụ lớn, không thể hiện được hết trên một trang hóa đơn. Trường hợp này không phải là hiếm gặp, đặc biệt trong những ngành như siêu thị, cung cấp vật tư cho công trình xây dựng,…

Cho đến thời điểm hiện tại, vì chưa có một văn bản hướng dẫn chính thức để áp dụng nên việc xuất hóa đơn điện tử có kèm bảng kê hay không còn tùy thuộc vào từng cơ quan thuế tại các địa phương.

Ví dụ, Cục thuế Hà Nội đã ra Công văn 78552/CT-TTHT hướng dẫn về việc hóa đơn điện tử không được đính kèm bảng kê như sau:

[caption id="" align="aligncenter" width="497"] Công văn 78552/CT-TTHT hướng dẫn về việc hóa đơn điện tử không được đính kèm bảng kê[/caption]

Quy định về việc người bán xuất hóa đơn kèm bảng kê khi số lượng hàng vượt quá số dòng của một hóa đơn chỉ có ý nghĩa khi dùng hóa đơn giấy, số lượng dòng bị giới hạn. Còn với hóa đơn điện tử thì số dòng của hóa đơn không hề bị giới hạn vì vậy không có gì là chắc chắn về việc xuất hóa đơn điện tử được kèm bảng kê.

Bởi một số cơ quan thuế chấp nhận cho sử dụng hóa đơn kèm bảng kê, nhưng một số cơ quan thuế thì lại không chấp nhận, do vậy, nếu doanh nghiệp muốn sử dụng hóa đơn kèm bảng kê thì nên tìm hiểu kỹ và gửi công văn trực tiếp đến cơ quan thuế quản lý để có thể nắm được thông tin chính xác, cụ thể và thực hiện đúng theo quy định.

[caption id="attachment_8246" align="aligncenter" width="543"] Nhiều người sử dụng hóa đơn điện tử đều có chung thắc mắc: “Hóa đơn điện tử có kèm bảng kê được không?”[/caption]

Theo Điều 19, Thông tư 39/2014/TT-BTC quy định: Trường hợp khi bán hàng hóa, dịch vụ mà danh mục hàng hóa, dịch vụ nhiều hơn số dòng của một hóa đơn, người bán hàng có thể lập thành nhiều hóa đơn hoặc lựa chọn một trong hai hình thức sau.

2. Các giải pháp cho vấn đề hóa đơn điện tử không được xuất kèm bảng kê

2.1. Giải pháp 1: Người bán ghi liên tiếp nhiều số hóa đơn

Dòng ghi hàng hóa cuối cùng của số hóa đơn trước ghi cụm từ “tiếp số sau” và dòng ghi hàng hóa đầu số hóa đơn sau ghi cụm từ “tiếp số trước”. Các hóa đơn liệt kê đầy đủ các mặt hàng theo thứ tự liên tục từ hóa đơn này đến hóa đơn khác. Thông tin người bán, thông tin người mua được ghi đầy đủ ở số hóa đơn đầu tiên. Chữ ký, dấu người bán (nếu có), chữ ký người mua, giá thanh toán, phụ thu, phí thu thêm, chiết khấu thương mại, thuế giá trị gia tăng được ghi trong hóa đơn cuối cùng và gạch chéo phần trống (nếu có).

2.2. Giải pháp 2: Sử dụng hóa đơn điện tử nhiều trang

Bên cạnh đó, để đỡ mất thời gian và công sức khi không biết Chi cục Thuế quản lý có cho sử dụng hóa đơn điện tử kèm bảng kê hay không thì giải pháp cho trường hợp này là hình thức hóa đơn điện tử nhiều trang thay cho bảng kê để đảm bảo tất cả các cơ quan thuế đều chấp nhận.

Trường hợp cơ sở kinh doanh sử dụng hóa đơn tự in, việc lập và in hóa đơn thực hiện trực tiếp từ phần mềm và số lượng hàng hóa, dịch vụ bán ra nhiều hơn số dòng của một trang hóa đơn, Cục Thuế sẽ xem xét từng trường hợp cụ thể để chấp thuận cho cơ sở kinh doanh được sử dụng hóa đơn điện tử nhiều trang nếu trên phần đầu trang sau của hóa đơn có hiển thị:

Cùng số hóa đơn như của trang đầu

Cùng mẫu và ký hiệu hóa đơn như trang đầu

Kèm theo ghi chú bằng tiếng Việt không dấu “tiep theo trang truoc - trang X/Y (trong đó X là số thự tự trang và Y là tổng số trang của hóa đơn đó)”.

Theo Công văn số 820/TCT-DNL về hướng dẫn thực hiện hóa đơn điện tử:

Khi bán hàng hóa, công ty xuất hóa đơn điện tử cho khách hàng thì phải lập đầy đủ danh mục hàng hóa bán ra đảm bảo nguyên tắc thông tin chứa trong hóa đơn điện tử có thể truy cập và sử dụng được dưới dạng hoàn chỉnh khi cần thiết.

Hóa đơn điện tử nhiều trang được thực hiện tương tự như sử dụng hóa đơn tự in mà việc lập và in hóa đơn thực hiện trực tiếp từ phần mềm.

[caption id="attachment_9630" align="aligncenter" width="598"] Bản thể hiện hóa đơn điện tử nhiều trang[/caption]

Để nhận thêm thông tin và tư vấn đăng ký dịch vụ, Quý doanh nghiệp có thể liên hệ theo:

Website: Hóa đơn điện tử S-invoice

Facebook: Viettel Business Solutions

Hotline: 18008111 (miễn phí)

Email: digital_doanhnghiep@viettel.com.vn

Chúc Quý doanh nghiệp thành công!

Trường hợp xảy ra lỗi khi sử dụng thì cách xử lý hóa đơn điện tử viết sai như thế nào? Liệu việc điều chỉnh thông tin hóa đơn điện tử có khả thi không? - Câu trả lời là CÓ! Tuy nhiên, tùy thuộc vào sai sót mà cách xử lý hóa đơn điện tử viết sai sẽ khác nhau: thu hồi, điều chỉnh thông tin hoặc hủy hóa đơn. Chúng ta sẽ cùng đi tìm câu trả lời với bài viết sau đây.

1. Các lỗi thường gặp dẫn đến việc xử lý hóa đơn điện tử viết sai

1.1. Hóa đơn điện tử sai địa chỉ

Khi lập hóa đơn điện tử cho khách, kế toán có thể mắc lỗi sai địa chỉ của khách hàng. Lỗi sai này có thể do người lập viết tắt, viết thiếu, viết sai địa chỉ hoặc do lỗi bên mua khi cung cấp thông tin bị sai địa chỉ. Lỗi sai này thường chỉ xảy ra khi xuất hóa đơn lần đầu cho khách hàng mới (kế toán lập thông tin khách hàng mới bị sai). Còn khi thực hiện bán hàng cho khách hàng nhiều lần thì lỗi này gần như là không xảy ra (trừ trường hợp kế toán nhầm lẫn sang đối tượng khách hàng khác) bởi hệ thống hóa đơn điện tử sẽ lưu lại thông tin khách hàng và người lập chỉ cần chọn đúng đối tượng khách hàng. Điều này đã hạn chế được rất nhiều sai sót so với hóa đơn giấy khi kế toán thực hiện viết tay. 

1.2. Hóa đơn điện tử bị sai mã số thuế

Lỗi sai mã số thuế của khách hàng khi lập hóa đơn điện tử cũng giống như lỗi sai địa chỉ. Lỗi sai này do người dùng lập sai thông tin khách hàng khi bắt đầu lập danh mục khách hàng mới. Lỗi này gần như sẽ được hạn chế khi lập những hóa đơn sau cho khách (trừ trường hợp người lập chọn nhầm đối tượng khách hàng). 

1.3. Hóa đơn điện tử sai tên công ty

Lỗi sai tên công ty cũng giống với hai lỗi sai trên, cùng nằm trong nhóm sai không ảnh hưởng đến giá trị tiền trên hóa đơn. Đối với hóa đơn điện tử lỗi sai này cũng chỉ do lập thông tin ban đầu về khách hàng sai, hay do lỗi chọn nhầm đối tượng khách hàng của người lập.

1.4. Sai số lượng, đơn giá, thành tiền

Đây là những lỗi sai sẽ ảnh hưởng tới giá trị tiền trên hóa đơn. Lỗi sai số lượng, đơn giá này do bên bán nhầm lẫn trong khi thỏa thuận với bên mua, hoặc do lỗi đánh máy của kế toán. Lỗi sai thành tiền do kế toán thực hiện giảm giá, chiết khấu bị nhầm, còn thông thường hệ thống phần mềm hóa đơn điện tử khi người lập thực hiện điền số lượng, đơn giá thì số thành tiền sẽ tự động hiển thị.

1.5. Sai thuế suất

Với lỗi sai này người dùng cần phải nắm rõ loại hàng hóa nào chịu mức thuế bao nhiêu và tích đúng vào mức thuế suất trên phần mềm.

2. Hướng dẫn cách xử lý hóa đơn điện tử viết sai năm 2020

Khi điền đúng những thông tin số lượng, đơn giá, thành tiền, thuế suất,... thì hệ thống phần mềm điện tử sẽ hỗ trợ người dùng mà không còn phải lo sợ sai tiền hàng hóa, tiền thuế, tổng tiền cũng như số tiền bằng chữ. Điều này đã hạn chế rất nhiều lỗi sai so với viết tay hóa đơn giấy.

Tuy nhiên, các doanh nghiệp cũng cần lưu ý:

Cách xử lý hóa đơn điện tử viết sai theo Điều 9, Thông tư 32/2011/TT-BTC trước đây đã không còn phù hợp. Hiện nay, việc xử lý sai sót về hóa đơn điện tử được thực hiện theo Điều 17 (hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế) và Điều 24 (hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế) của Nghị định 119/2018/NĐ-CP, được hướng dẫn thực hiện tại Thông tư 68/2019/TT-BTC.

Cụ thể như sau:

Các văn bản đính kèm:

[caption id="attachment_8247" align="aligncenter" width="640"] Mẫu số 04: Thông báo hủy hóa đơn điện tử - Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định 119/2018/NĐ-CP[/caption]

Mẫu văn bản số 04 có thể tải tại ĐÂY.

[caption id="attachment_8257" align="aligncenter" width="640"] Mẫu số 05: Thông báo về hóa đơn điện tử cần rà soát - Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định 119/2018/NĐ-CP[/caption]

Mẫu văn bản số 05 có thể tải tại ĐÂY.

Lưu ý:

Các trường hợp sai sót hóa đơn điện tử dù là lỗi gì đều phải xuất hóa đơn điện tử thay thế mà không cần quan tâm hai bên đã khai thuế hay chưa.

Hóa đơn đã hủy nhưng vẫn phải thực hiện lưu trữ theo đúng quy định để phục vụ việc tra cứu của cơ quan thuế khi có yêu cầu.

Hóa đơn điện tử lập mới phải có dòng chữ: “Hóa đơn thay thế hóa đơn số….ký hiệu, gửi ngày tháng năm”.

Để hạn chế sự sai sót khi lập hóa đơn, người dùng nên lập nháp sau đó gửi qua bên mua hàng nhờ họ kiểm tra trước khi ký điện tử, khi cả hai bên thống nhất người lập mới ký điện tử và gửi hóa đơn.

Hóa đơn điện tử đang ngày phổ biến bởi những tiện ích của nó, tuy nhiên, dù hạn chế nhưng sai sót hóa đơn điện tử vẫn có thể xảy ra.

3. Tổng kết về hướng dẫn điều chỉnh hóa đơn điện tử

Như vậy, với các lỗi sai về: địa chỉ, mã số thuế, tên công ty, số lượng, đơn giá, thành tiền, thuế suất khi lập hóa đơn điện tử đều theo một hướng xử lý chung là bên bán sẽ lập Mẫu số 04 - Thông báo hủy hóa đơn gửi về cơ quan thuế. Sau đó xuất hóa đơn mới thay thế hóa đơn hủy do sai.

Do đó, khi gặp phải những sai sót trong quá trình lập hóa đơn, người dùng sẽ không còn phải băn khoăn, với lỗi này thì hướng xử lý thế nào, hóa đơn chưa khai thuế hay đã kê khai thuế rồi thì phải làm sao. Người dùng chỉ cần thực hiện những bước như trên là đã giải quyết được mọi băn khoăn trong quá trình xử lý hóa đơn điện tử viết sai.

Tuy hóa đơn điện tử đã giúp người dùng hạn chế được rất nhiều sai sót so với hóa đơn giấy viết tay song người dùng cũng nên thận trọng trong quá trình lập hóa đơn, để hạn chế thấp nhất sai sót xảy ra. Đến với phần mềm hóa đơn điện tử S-invoice của Viettel, người dùng sẽ được hỗ trợ bởi một hệ thống phần mềm hóa đơn điện tử thông minh, bảo mật, minh bạch và giúp công việc kế toán trở nên dễ dàng, tránh sai sót. S-invoice còn mang lại sự tiện ích khi người dùng có thể ký hóa đơn mọi lúc mọi nơi do được đảm bảo bởi chức năng định danh của CA (chữ ký số khóa công khai). Hơn nữa, hệ thống S-invoice đảm bảo phát hành hàng triệu hóa đơn mỗi ngày mà không lo gặp bất kỳ gián đoạn nào, đặc biệt áp dụng công nghệ nhiều lớp không chỉ giúp hệ thống hóa đơn điện tử Viettel luôn được giám sát 24/7 mà còn đảm bảo an toàn tuyệt đối cho doanh nghiệp trong việc quản lý, lưu trữ hóa đơn.

[caption id="attachment_8225" align="aligncenter" width="640"] Hóa đơn điện tử S-invoice của Viettel[/caption]

Bài viết trên đây đã cung cấp đầy đủ những thông tin cần thiết liên quan đến cách xử lý hóa đơn điện tử viết sai, hy vọng Quý doanh nghiệp đã tìm được câu trả lời cho vấn đề mà mình gặp phải trong bài viết này.

Để nhận thêm thông tin và tư vấn đăng ký dịch vụ, Quý doanh nghiệp có thể liên hệ theo:

Website: Hóa đơn điện tử S-invoice

Facebook: Viettel Business Solutions

Hotline: 18008111 (miễn phí)

Email: digital_doanhnghiep@viettel.com.vn

Chúc Quý doanh nghiệp thành công!