Đối với việc khởi tạo lần đầu để sử dụng hóa đơn điện tử tại Bình Định của Viettel, S-invoice xin hướng dẫn các bước thực hiện, cũng như cách điền hồ sơ khởi tạo để Quý doanh nghiệp thuận tiện trong hoạt động đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử tại địa phương.
Thông tư 32 về hóa đơn điện tử quy định về tổ chức khởi tạo hóa đơn điện tử lần đầu cho doanh nghiệp. Trước khi sử dụng dịch vụ hóa đơn điện tử của các bên cung cấp thứ ba và khởi tạo hoá đơn điện tử lần đầu, doanh nghiệp phải có “Quyết định về việc áp dụng hoá đơn điện tử” (mẫu văn bản đính kèm trong Thông tư) trong hồ sơ. Sau đó, doanh nghiệp gửi bộ hồ sơ cho cơ quan thuế tại địa phương. Doanh nghiệp gửi trực tiếp văn bản giấy hoặc văn bản điện tử thông qua cổng thông tin điện tử của cơ quan thuế và đơn vị chịu trách nhiệm về quyết định này tại địa phương.
Như vậy, các hoạt động hóa đơn điện tử sẽ do các đơn vị thuế trên địa bàn doanh nghiệp trực tiếp quản lý và áp dụng điều kiện quản lý.
S-invoice xin thông tin cho Quý doanh nghiệp tại địa phương về các điều kiện và quy định của Chi cục Thuế Bình Định như sau.
Điều kiện áp dụng:
Là tổ chức kinh tế và đang thực hiện giao dịch điện tử trong khai thuế với cơ quan thuế; hoặc là tổ chức kinh tế có sử dụng giao dịch điện tử trong hoạt động ngân hàng.
Có địa điểm, các đường truyền tải thông tin, mạng thông tin, thiết bị truyền tin đáp ứng yêu cầu khai thác, kiểm soát, xử lý, sử dụng, bảo quản và lưu trữ.
Có đội ngũ người thực thi đủ trình độ, khả năng tương xứng với yêu cầu để thực hiện việc khởi tạo, lập, sử dụng hoá đơn điện tử theo quy định.
Có chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật.
Có phần mềm bán hàng hoá, dịch vụ kết nối với phần mềm kế toán, đảm bảo dữ liệu của hoá đơn điện tử bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ được tự động chuyển vào phần mềm (hoặc cơ sở dữ liệu) kế toán tại thời điểm lập hoá đơn.
Có các quy trình sao lưu dữ liệu, khôi phục dữ liệu, lưu trữ hóa đơn điện tử.
[caption id="attachment_8249" align="aligncenter" width="640"]
Thông tin về đơn vị cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số[/caption]
Chi cục Thuế Bình Định yêu cầu các đơn vị trước khi sử dụng hóa đơn điện tử phải có chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật. Hiện tại, Bình Định là tỉnh có hạ tầng quản lý về các dịch vụ công đi đầu về tiêu chuẩn bảo mật và số hóa các hoạt động quản lý. Viettel hiện nay là đơn vị hỗ trợ chữ ký điện tử duy nhất tại Chi cục Thuế Bình Định.
Để đăng ký sử dụng dịch vụ này, Quý doanh nghiệp có thể liên hệ tổng đài Viettel tỉnh Bình Định qua số điện thoại 0256.6552.222 hoặc truy cập đường dẫn tại ĐÂY để tìm hiểu về chữ ký điện tử.
Sau khi ký hoàn tất các điều kiện và quy định áp dụng hóa đơn điện tử của Chi cục Thuế tỉnh Bình Định, Quý doanh nghiệp cần chuẩn bị: Quyết định về việc áp dụng hóa đơn điện tử (theo Thông tư 32/2011/TT-BTC).
Quyết định về việc áp dụng hóa đơn điện tử
Quý doanh nghiệp có thể tải văn bản “Quyết định về việc áp dụng hoá đơn điện tử” trên cổng thông tin của Chi cục Thuế hoặc tải ngay tại ĐÂY.
[caption id="attachment_8245" align="aligncenter" width="640"]
Văn bản “Quyết định về việc áp dụng hoá đơn điện tử” cho doanh nghiệp[/caption]
Như vậy, sau khi chuẩn bị các hồ sơ và thủ tục cần thiết liên quan đến việc sử dụng hóa đơn điện tử, Quý doanh nghiệp chỉ cần nộp trực tiếp hồ sơ cho Chi cục Thuế Bình Định. Quý doanh nghiệp có bất kỳ thắc mắc gì liên quan đến hồ sơ và điều kiện áp dụng có thể liên hệ hotline của S-invoice: 18008111 (miễn phí) hoặc hotline của Viettel Bình Định: 0256.6552.222 để được hỗ trợ về thông tin chi tiết.
Thông tin Chi cục Thuế tỉnh Bình Định
Địa chỉ: 236 Phan Bội Châu, TP. Quy Nhơn
Điện thoại: 0256.3821.944 hoặc 0256.3821.936
Website: binhdinh.tct.vn
Các hạng mục thông tin cần điền nhằm phục vụ cho việc quản lý của cơ quan thuế trong việc thanh tra, kiểm toán của đơn vị thuế tại địa phương.
S-invoice xin sơ lược các bước điền thông tin cho mẫu “Quyết định về việc áp dụng hóa đơn điện tử” như sau.
Số hiệu máy tính: tên máy có phần mềm sử dụng dịch vụ hóa đơn điện tử
Nhà sản xuất: tên nhà sản xuất máy tính có phần mềm hóa đơn điện tử
Hệ điều hành
Bộ xử lý (CPU)
Bộ nhớ RAM
Yêu cầu dán nhãn: “Máy tính tạo, lập hoá đơn”
Phần mềm quản lý, phát hành, in ấn hoá đơn
Tên ứng dụng
Nhà cung cấp
Mã số thuế
Phần mềm kế toán
Mã số thuế (của công ty cung cấp phần mềm kế toán)
Hỗ trợ triển khai
Bộ phận kỹ thuật tại Công ty chịu trách nhiệm đảm bảo hệ thống thiết bị đã nêu được vận hành liên tục và không phát sinh sự cố trong quá trình in ấn
Điện thoại (bộ phận kỹ thuật của công ty A)
(Điều 2 của mẫu “Quyết định về việc áp dụng hóa đơn điện tử”)
Hoá đơn GTGT
Mẫu số
Ký hiệu
Mục đích: sử dụng cho mục đích khai, nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ với hàng hoá, dịch vụ cung ứng nội địa
Số lượng thông báo phát hành hoá đơn
Quý doanh nghiệp điền các loại hóa đơn muốn sử dụng theo nhu cầu của nghiệp vụ kế toán.
Ngoài ra ở cuối văn bản, Quý doanh nghiệp điền tên cơ quan quản lý thuế tại địa phương (Chi cục thuế Bình Định).
[caption id="attachment_8231" align="aligncenter" width="428"]
Ví dụ về tên cơ quan quản lý thuế tại địa phương (Chi cục thuế Bình Định)[/caption]
Khi điền các hạng mục này, Quý doanh nghiệp có thể liên hệ trực tiếp Viettel tại địa bàn tỉnh Bình Định để được hướng dẫn chi tiết, đúng quy định của pháp luật và cơ quan thuế trên địa bàn tỉnh.
Song song với việc hoàn tất hồ sơ cho Chi cục Thuế, Quý doanh nghiệp cần hoàn tất hợp đồng sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử Viettel, cũng như việc chọn gói sản phẩm dịch vụ phù hợp với quy mô doanh nghiệp (chi tiết về bảng giá và gói hóa đơn sử dụng doanh nghiệp có thể tham khảo tại ĐÂY). Doanh nghiệp cần chuẩn bị các thủ tục hồ sơ cho Viettel để phục vụ cho việc quản lý các hoạt động về hóa đơn điện tử của nhà cung cấp.
Hồ sơ bao gồm:
Bản sao công chứng giấy phép đăng ký kinh doanh hoặc Bản sao công chứng giấy phép hoạt động (có bản gốc để đối chiếu)
Bản sao công chứng giấy chứng nhận mã số thuế của doanh nghiệp
Bản sao công chứng giấy CMND của người đại diện pháp lý của doanh nghiệp
Giấy ủy quyền của doanh nghiệp cho cá nhân trực tiếp đăng ký
Sau khi hoàn tất hồ sơ cho Chi cục Thuế Bình Định và hợp đồng sử dụng các dịch vụ về hóa đơn điện tử, doanh nghiệp chờ xác nhận bằng công văn thông báo từ phía cơ quan thuế (thời gian xử lý thường từ 2-3 ngày, không kể thứ 7 - Chủ nhật).
Trên đây là các hoạt động cần chuẩn bị để đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử tại Bình Định với nhà cung cấp Viettel. Nếu có bất kỳ yêu cầu hỗ trợ nào, Quý doanh nghiệp có thể liên hệ trực tiếp với chúng tôi qua một trong các kênh sau:
Hotline: 18008111 (miễn phí)
Website: Hóa đơn điện tử S-invoice
Facebook: Viettel Business Solutions
Chúc Quý doanh nghiệp thành công!
