Khi muốn bắt đầu sử dụng hóa đơn điện tử, các doanh nghiệp đều có chung câu hỏi là: “Làm sao để lựa chọn được phần mềm hóa đơn điện tử uy tín?” khi hiện nay có khá nhiều phần mềm hóa đơn điện tử xuất hiện trên thị trường từ những nhà cung ứng dịch vụ nổi tiếng như Viettel, VNPT,... Mỗi phần mềm đều có những thế mạnh cũng như đặc điểm sử dụng riêng biệt, do đó doanh nghiệp cần có lựa chọn khái quát nhất dựa trên các tiêu chí phù hợp. Hãy cùng tìm hiểu về các tiêu chí lựa chọn này trong bài viết sau đây.
Điều đầu tiên doanh nghiệp cần lưu ý khi lựa chọn một phần mềm hóa đơn điện tử chính là tìm hiểu một cách rõ nét nhất về cách thức hoạt động cũng như điểm mạnh, điểm yếu của phần mềm. Theo thông tin thu được từ một khảo sát, những điều dưới đây chiếm đại đa số sự chú ý từ phía các doanh nghiệp khi bắt đầu tiếp xúc và lựa chọn sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử. Danh sách này sẽ đem đến một góc nhìn đầy đủ nhất về các tiêu chí lựa chọn giúp trả lời cho câu hỏi: “Làm sao để lựa chọn được phần mềm hóa đơn điện tử uy tín?” của hầu hết các doanh nghiệp, tổ chức.
Hóa đơn điện tử được ban hành và bắt buộc sử dụng để đảm bảo tính thống nhất thông tin, đảm bảo tính hợp pháp trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp trước cơ quan thuế. Do đó, điều đầu tiên cần đảm bảo chính là phần mềm hóa đơn điện tử doanh nghiệp đang xem xét có giá trị pháp lý hay không.
Hóa đơn điện tử đảm bảo tính pháp lý là khi đáp ứng cùng lúc 3 văn bản pháp luật sau:
Thông tư 32 về hóa đơn điện tử
[caption id="attachment_3459" align="aligncenter" width="640"]
Phần mềm hóa đơn điện tử phải đảm bảo được giá trị pháp lý[/caption]
Bên cạnh việc đồng bộ hóa nguồn dữ liệu về giao dịch, cung ứng hàng hóa, dịch vụ của doanh nghiệp với cơ quan thuế, hóa đơn điện tử còn giúp quá trình tạo lập và quản lý hóa đơn trở nên thuận tiện hơn. Vì thế, trước khi quyết định sử dụng, doanh nghiệp cần đánh giá xem phần mềm này có thực sự đáp ứng được đầy đủ các lợi ích mà hóa đơn điện tử có thể mang lại hay không.
Các tính năng nổi bật của hóa đơn điện tử bao gồm:
Thiết kế, tạo mẫu hóa đơn
Lập quyết định, thông báo phát hành hóa đơn
Thay thế, điều chỉnh, hủy hóa đơn
Lưu trữ, tra cứu hóa đơn
Quản lý hệ thống khách hàng, danh mục
Báo cáo, chuyển tiếp, phân quyền,...
Một phần mềm hóa đơn điện tử được đánh giá là chất lượng nếu có thể đảm bảo hoạt động ổn định trong suốt thời gian sử dụng. Điều này có nghĩa là phần mềm hóa đơn điện tử có thể cho phép doanh nghiệp khai thác tối đa các tiện ích từ phần mềm, hoạt động ổn định, không gián đoạn. Đồng thời doanh nghiệp cần quan tâm chăm sóc, rà soát lỗi, cập nhật tính năng mới, tối ưu hệ thống thường xuyên nhằm nâng cao hiệu quả sử dụng trên phần mềm hiện tại.
An toàn bảo mật nguồn thông tin chính là yếu tố quan trọng nhất thể hiện sự uy tín của một phần mềm hóa đơn điện tử. Phần mềm hóa đơn điện tử là nơi lưu trữ thông tin mua, bán, thời điểm, số lượng hàng hóa giao dịch,....của doanh nghiệp nên nó không chỉ có ý nghĩa bảo mật tài chính mà còn là nơi lưu trữ thông tin khách hàng. Đặc biệt, thông tin khách hàng cần được bảo mật tuyệt đối, khẳng định sự chuyên nghiệp của chính doanh nghiệp đó.
Tính bảo mật là yếu tố hàng đầu các doanh nghiệp lớn cân nhắc chọn lựa và quyết định sử dụng dịch vụ hóa đơn điện tử của bất cứ bên cung cấp dịch vụ nào.
Đăng ký sử dụng đồng nghĩa với việc doanh nghiệp sẽ phải chi ra một khoản tiền nhất định cho việc sử dụng hóa đơn điện tử. Vì thế, doanh nghiệp cần xem xét xem chất lượng từ phần mềm hóa đơn điện tử này có thực sự tương ứng với mức chi phí phải bỏ ra hay không. Tất nhiên đã là một nhà kinh doanh thì chắc chắn bạn không muốn phải bỏ ra số tiền lớn để mang về một sản phẩm kém chất lượng để mất thời gian, lãng phí nhân lực và lo lắng về tính bảo mật.
Sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử được phát hành bởi những nhà cung cấp có hạ tầng công nghệ hiện đại và đồng bộ sẽ mang đến trải nghiệm hoàn hảo: dễ sử dụng, tối ưu theo mô hình quản lý doanh nghiệp, hệ thống phần mềm tích hợp,... Tiện ích đồng bộ sẽ giúp việc quản lý hiệu quả, tiết kiệm thời gian, tối ưu hiệu suất công việc, gián tiếp cải thiện tình hình báo cáo, phân tích kinh doanh và tài chính của doanh nghiệp.
[caption id="attachment_8240" align="aligncenter" width="640"]
Sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử uy tín đảm bảo sự tiện ích và bảo mật[/caption]
Không thể phủ nhận rằng việc một phần mềm tiện lợi, dễ sử dụng sẽ được ưa chuộng hơn so với một cái tên khác cùng loại. Lựa chọn phần mềm hóa đơn điện tử có giao diện rõ, dễ nhìn và đơn giản trong các thao tác thực hiện, góp phần cải thiện tính chính xác và thời gian thao tác chính là điều được quan tâm hàng đầu của hầu hết các doanh nghiệp.
S-invoice là một phần mềm hóa đơn điện tử ưu việt được cung cấp bởi Tập đoàn Công nghiệp - Viễn thông Quân đội (Viettel), sở hữu hàng loạt tính năng nổi bật giúp mang đến sự tiện lợi trong giải quyết, lưu trữ hóa đơn và đảm bảo được giá trị pháp lý của hóa đơn điện tử.
S-invoice được nhiều doanh nghiệp Việt Nam hiện nay tin dùng với những tính năng nổi bật như:
Đảm bảo giá trị pháp lý
Giao diện dễ nhìn, thao tác dễ thực hiện
Giúp xử lý hóa đơn nhanh chóng
Dễ lưu trữ, giám sát
Chi phí phù hợp
Nhà mạng uy tín
[caption id="attachment_8262" align="aligncenter" width="640"]
S-invoice - Giải pháp thông minh cho hóa đơn điện tử[/caption]
Với những tiện ích mang lại, S-invoice hứa hẹn là một giải pháp hoàn hảo cho việc lựa chọn phần mềm hóa đơn điện tử cho doanh nghiệp.
Liên hệ ngay với chúng tôi để nhận được tư vấn và hướng dẫn đăng ký sử dụng qua các kênh sau:
Website: Hóa đơn điện tử S-invoice
Facebook: Viettel Business Solutions
Hotline: 18008111 (miễn phí)
Email: digital_doanhnghiep@viettel.com.vn
Với các thông tin đã đưa, chúng tôi hy vọng các doanh nghiệp đã có cái nhìn rõ nét hơn về các tiêu chí lựa chọn đơn vị cung cấp hóa đơn điện tử phù hợp để giúp các doanh nghiệp trả lời câu hỏi: “Làm sao để lựa chọn được phần mềm hóa đơn điện tử uy tín?”, đồng thời tìm ra cho mình lựa chọn về giải pháp hóa đơn điện tử với S-invoice. Chúc Quý doanh nghiệp thành công!
