Không thể phủ nhận rằng, sử dụng hóa đơn điện tử (HĐĐT) mang lại rất nhiều lợi ích so với phương pháp quản lý thông tin hàng bán bằng chứng từ giấy thông thường. Tuy nhiên, doanh nghiệp vẫn có thể xảy ra tình trạng hóa đơn điện tử bị mất do sự cố trên dữ liệu. Vậy đâu là giải pháp thiết thực nhất cho doanh nghiệp trước vấn đề này?
Hiện nay, HĐĐT đang ngày càng được sử dụng rộng rãi nhờ vào những ưu điểm vượt trội của nó trong việc quản lý thông tin hóa đơn so với việc sử dụng hóa đơn giấy thông thường. Một vài tính năng cơ bản nhưng không kém phần ưu việt của HĐĐT có thể kể đến như:
HĐĐT được tổ chức trên một hệ thống dữ liệu của doanh nghiệp với những biểu mẫu được thiết kế sẵn, giúp quá trình tạo lập và truy xuất hóa đơn được thực hiện một cách dễ dàng, nhanh chóng và tiện lợi hơn.
HĐĐT có thể giúp giảm bớt được hàng loạt các thủ tục hành chính trong việc kê khai và sử dụng hóa đơn của doanh nghiệp.
HĐĐT giúp doanh nghiệp dễ dàng hơn trong việc quản lý, lưu trữ, giám sát hóa đơn. Ngoài ra, sử dụng HĐĐT còn hạn chế được rất nhiều rủi ro về cháy, rách, hỏng hóa đơn,... trong quá trình lưu trữ và sử dụng.
[caption id="attachment_8534" align="aligncenter" width="512"]
Đa dụng, nhanh chóng và an toàn bảo mật với hóa đơn điện tử[/caption]
Việc áp dụng HĐĐT vào hệ thống dữ liệu của doanh nghiệp có thể hạn chế đến mức thấp nhất sự tác động của các tác nhân vật lý như cháy, ướt, rách,... lên các loại hóa đơn giấy truyền thống. Từ đó, doanh nghiệp có thể hạn chế sự mất mát không mong muốn đối với nguồn thông tin dữ liệu đang sở hữu.
Tuy nhiên, một số rắc rối như virus xâm nhập, hư hỏng nguồn chứa dữ liệu hoặc một số tác nhân làm hư hại thông tin trên bộ đĩa lưu trữ có thể làm hóa đơn điện tử bị mất. Do đó, việc sử dụng và lưu trữ hóa đơn điện tử hoàn toàn vẫn có thể xảy ra những sự cố ngoài mong đợi nếu không có những biện pháp phòng ngừa thích hợp.
Với những trường hợp này, nếu doanh nghiệp không có phương án dự phòng lưu trữ dữ liệu ở nơi khác thì việc mất hoàn toàn dữ liệu hoá đơn là không thể tránh khỏi. Và đương nhiên, việc khôi phục lại các dữ liệu trước đó là vô cùng khó khăn nếu không muốn nói là không thể.
Trước nhu cầu an toàn hóa nguồn dữ liệu, các phần mềm hóa đơn điện tử đang là mục tiêu nhắm đến của hầu hết các doanh nghiệp, S-invoice cũng là một trong số đó.
S-invoice là một phần mềm cho phép tạo lập, lưu trữ, quản lý và giám sát các hóa đơn điện tử trực tuyến theo hướng chuyên nghiệp và tiện dụng nhất. Với S-invoice, doanh nghiệp có thể:
Thiết kế, tạo mẫu hóa đơn và lập hóa đơn nhanh chóng, tiện lợi.
Phát hành hóa đơn.
Chỉnh sửa, thay thế hóa đơn.
Lưu trữ hóa đơn.
Quản lý danh sách khách hàng, danh mục hóa đơn.
Hỗ trợ cho các hoạt động báo cáo, user, phân quyền sử dụng dữ liệu,...
Đặc biệt, dữ liệu của doanh nghiệp sẽ được lưu trữ trên hệ thống lưu trữ trực tuyến của S-invoice. Do đó, các vấn đề về hư hỏng ổ cứng, file chứa, virus hoặc hóa đơn điện tử bị mất đều có thể được ngăn ngừa.
[caption id="attachment_3168" align="aligncenter" width="640"]
S-invoice, giải pháp quản lý hóa đơn điện tử cho doanh nghiệp[/caption]
Bản chất giá trị pháp lý của hóa đơn điện tử được thể hiện trực tiếp trên bản in điện tử của chúng trên hệ thống server lưu trữ. Trong trường hợp doanh nghiệp đã in và làm mất hóa đơn chuyển đổi sẽ không phải chịu bất kỳ án phạt nào về vấn đề này. Mặt khác, doanh nghiệp có thể yêu cầu bên bán cấp lại một bản in mới của hóa đơn điện tử nếu phát sinh vấn đề cần sử dụng.
Nếu cần chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy để dùng làm hóa đơn điện tử đi đường, vận chuyển hàng hóa thì có thể sử dụng hóa đơn điện tử bằng bản in từ file thay thế, bản hóa đơn lưu trữ trên server,... để cung cấp cho cơ quan chức năng.
[caption id="attachment_3372" align="aligncenter" width="640"]
Có S-invoice, quản lý hóa đơn điện tử chưa bao giờ dễ dàng đến thế![/caption]
Quý doanh nghiệp có thể liên hệ ngay cho chúng tôi để đăng ký sử dụng và trải nghiệm những tính năng tuyệt vời từ S-invoice theo các cách sau:
Website: Hóa đơn điện tử S-invoice
Hotline: 18008111 (miễn phí)
Email: digital_doanhnghiep@viettel.com.vn
FB: Viettel Business Solutions
Với các thông tin đã đưa, chúng tôi hy vọng các doanh nghiệp đã có câu trả lời cho câu hỏi: “Liệu hóa đơn điện tử có thể bị mất không?” và nắm được cách xử lý trong trường hợp hóa đơn điện tử chuyển đổi bị mất. Chúc Quý doanh nghiệp thành công!
