Trong trường hợp phát sinh nhu cầu, các doanh nghiệp hoàn toàn ĐƯỢC PHÉP chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy. Vậy doanh nghiệp cần lưu ý điều gì để hóa đơn điện tử chuyển đổi sang hóa đơn giấy có tính hợp pháp theo đúng quy định của pháp luật? Cùng tham khảo bài viết dưới đây để có cái nhìn rõ hơn về vấn đề này.
Ngày nay, hóa đơn điện tử đang dần trở nên thông dụng và được định hướng thay thế cho phần lớn hóa đơn giấy trong tương lai. Vậy để hóa đơn điện tử có thể thực hiện chuyển đổi thành hóa đơn giấy thì cần phải lưu ý điều gì?
Điều 10, Nghị định 119/2018/NĐ-CP quy định về việc chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy có ghi rõ:
“Hóa đơn điện tử hợp pháp có thể được chuyển đổi thành hóa đơn giấy.”
Như vậy, việc chuyển đổi này hoàn toàn KHẢ THI nếu như hóa đơn điện tử vẫn đảm bảo được giá trị pháp lý của chúng.
Các doanh nghiệp thực hiện việc chuyển đổi hóa đơn điện tử thành chứng từ giấy nhằm 2 mục đích chính: để phục vụ việc lưu trữ chứng từ kế toán hoặc để chứng minh nguồn gốc xuất xứ cho hàng hóa khi sử dụng hóa đơn điện tử đi đường.
Vậy làm sao doanh nghiệp có thể thực hiện việc chuyển đổi thành hóa đơn giấy một cách hợp lệ?
Điều 12, Thông tư 32/2011/TT-BTC quy định rõ nguyên tắc, điều kiện tiến hành và cách thức thực hiện đối với vấn đề này. Cụ thể như sau:
Khoản 1, Điều 12 tại Thông tư này có nhắc đến: Người thực hiện mua bán hàng hóa có thể yêu cầu việc chuyển đổi sang hóa đơn giấy để xác minh nguồn gốc thực của hàng hóa trong quá trình lưu thông. Mặt khác, việc chuyển đổi hình thức hóa đơn còn được sử dụng trong quá trình lưu trữ, giám sát các chứng từ kế toán theo quy định của Luật Kế toán hiện hành. Tuy nhiên cần lưu ý:
Hóa đơn điện tử chỉ được chuyển đổi thành hóa đơn giấy duy nhất 01 lần.
Trên hóa đơn giấy phải có chữ ký, đóng dấu của người bán, người đại diện theo pháp luật của bên bán.
Hóa đơn thực hiện chuyển đổi phải đảm bảo tuân thủ đầy đủ các nguyên tắc được quy định trong Khoản 2, 3, 4 của Điều này.
Khi phát sinh nhu cầu, việc chuyển đổi hóa đơn cũng cần phải đáp ứng đầy đủ các điều kiện theo quy định của pháp luật:
Phải đảm bảo tính chính xác và vẹn nguyên nội dung giữa hóa đơn điện tử và hóa đơn giấy sau khi chuyển đổi.
Phải xuất hiện ký hiệu riêng biệt xác nhận đây là hóa đơn giấy được chuyển đổi từ hóa đơn tạo lập trước đó.
Phải có chữ ký, họ tên đầy đủ hoặc dấu của người chuyển đổi hình thức sang hóa đơn giấy.
Hóa đơn điện tử chuyển đổi có giá trị pháp lý tương đương hóa đơn điện tử và có giá trị theo dõi, giám sát hoạt động hoặc lưu trữ chứng từ kế toán như Luật Kế toán quy định. Tuy nhiên trong một số trường hợp khác, hóa đơn điện tử vẫn có giá trị giao dịch, thanh toán như các trường hợp Điều 10, Nghị định 119/2018/NĐ-CP đã nêu.
Hóa đơn giấy sau khi chuyển đổi chỉ được công nhận giá trị pháp lý khi đáp ứng đầy đủ các điều kiện:
Đảm bảo tính vẹn nguyên và chính xác thông tin như trên hóa đơn nguồn.
Có ký hiệu xác nhận đã thực hiện việc chuyển đổi từ hóa đơn điện tử.
Có chữ ký, con dấu, họ tên của người trực tiếp thực hiện việc chuyển đổi.
Phải được thực hiện theo đúng các quy định của pháp luật về việc chuyển đổi sang hóa đơn giấy.
Các ký hiệu trên hóa đơn giấy được chuyển đổi bao gồm:
Dòng chữ ghi rõ: “HÓA ĐƠN CHUYỂN ĐỔI TỪ HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ”
Họ tên và chữ ký của người thực hiện chuyển đổi
Thời gian thực hiện
Các ký hiệu trên hóa đơn chuyển đổi rất quan trọng vì đây là một trong những điều kiện cần thiết để chứng minh tính pháp lý của hóa đơn. Khi thực hiện việc chuyển đổi, cần lưu ý kiểm tra kỹ phần thông tin này nhằm đảm bảo hóa đơn của bạn sở hữu đầy đủ tính pháp lý theo quy định của pháp luật.
Bạn có thể thực hiện chuyển đổi hóa đơn điện tử dễ dàng với phần mềm S-invoice của Viettel. Quy trình thực hiện chuyển đổi khá đơn giản, bạn có thể tham khảo 4 bước sau:
Bước 1: Đăng nhập vào hệ thống phần mềm hóa đơn điện tử S-invoice
Bạn có thể thực hiện đăng nhập bằng cách truy cập vào website theo địa chỉ sau: https://sinvoice.viettel.vn/trang-chu.
Thực hiện đăng nhập với tên đăng nhập và mật khẩu mà doanh nghiệp đã đăng ký.
Bước 2: Tìm kiếm hóa đơn điện tử muốn chuyển đổi
Chọn mục “Quản lý hóa đơn” trên website.
Lựa chọn hóa đơn điện tử cần thực hiện thao tác.
Bước 3: Chọn chức năng in hóa đơn điện tử
Sau khi đã chọn được đối tượng cần chuyển đổi, bạn tiếp tục chọn chức năng tạo lập hóa đơn chuyển đổi của S-invoice.
Chọn xác nhận lưu hóa đơn dưới dạng chuyển đổi, nhấn OK để tiếp tục.
Bước 4: Kiểm tra lại các thông tin trên bản chuyển đổi hóa đơn điện tử
Sau khi in, bản chuyển đổi hóa đơn điện tử sẽ có dạng như hình:
[caption id="attachment_8268" align="aligncenter" width="640"]
Bản thể hiện “Hóa đơn chuyển đổi từ hóa đơn điện tử”[/caption]
[caption id="attachment_8251" align="aligncenter" width="640"]
Các thông tin cần kiểm tra cuối hóa đơn chuyển đổi từ hóa đơn điện tử[/caption]
Sau khi đã hoàn tất quá trình in chuyển đổi hóa đơn, bạn cần kiểm tra chính xác lại các thông tin cần thiết về người chuyển đổi (tên người dùng thao tác) tại góc dưới của hóa đơn nhằm đảm bảo tính pháp lý cho hóa đơn.
Khi tiến hành chuyển đổi hóa đơn điện tử, doanh nghiệp cần lưu ý một số điều quan trọng sau:
Khi phát sinh nhu cầu, cả người bán và người mua đều có thể tự thực hiện chuyển đổi hóa đơn điện tử:
Đối với bên bán, người bán thực hiện chuyển đổi khi muốn chứng minh nguồn gốc xuất xứ hàng hoá hữu hình trong quá trình lưu thông hoặc để phục vụ việc lưu trữ chứng từ kế toán theo quy định.
Đối với bên mua, người mua tự chuyển đổi hóa đơn điện tử để phục vụ việc lưu trữ chứng từ hóa đơn giấy.
Hóa đơn điện tử chỉ được chuyển đổi 01 lần duy nhất và có giá trị pháp lý với mục đích chứng minh nguồn gốc xuất xứ hàng hoá hữu hình trong quá trình lưu thông. Mọi lần in chuyển đổi phát sinh sau đó chỉ được xem là bản sao kê, bản nháp hay bản lưu trữ nội bộ.
Như đã nêu ở trên, để đảm bảo giá trị pháp lý thì: Bản chuyển đổi hóa đơn điện tử phải có đầy đủ chữ ký và con dấu của bên chuyển đổi chứng từ điện tử, hay còn gọi là người lập hóa đơn chuyển đổi.
Sau khi chuyển đổi, bản in của hóa đơn có thể được tìm thấy trong thư mục cùng tên dưới dạng file pdf hóa đơn hiện tại. Người dùng có thể tải về và thực hiện in hoặc lưu trữ hóa đơn điện tử khi cần.
[caption id="attachment_8239" align="aligncenter" width="640"]
Các thao tác thực hiện với hóa đơn[/caption]
Hóa đơn điện tử đang dần trở thành xu thế mới trong việc tạo lập hóa đơn của nhiều doanh nghiệp hiện tại. S-invoice cho phép bạn tạo lập hóa đơn và kiểm soát chúng một cách dễ dàng. Đồng thời, S-invoice còn giúp tiết kiệm chi phí in ấn, nâng cao hiệu quả bảo mật và an toàn về lưu trữ dữ liệu.
Để tham khảo ngay mức giá cước của từng gói dịch vụ cũng như để đăng ký sử dụng, Quý doanh nghiệp có thể liên hệ với S-invoice theo một trong các kênh sau của chúng tôi để được hỗ trợ nhanh nhất:
Website: Hóa đơn điện tử S-invoice
Facebook: Viettel Business Solutions
Hotline: 18008111 (miễn phí)
Email: digital_doanhnghiep@viettel.com.vn
Chúc Quý doanh nghiệp thành công!
