Hóa đơn điện tử hiện nay đã chiếm được ưu thế và sự tin dùng của các doanh nghiệp bởi những lợi thế vượt trội mà nó mang lại. Vậy hóa đơn điện tử hợp lệ, hợp pháp theo Nghị định 119/2018/NĐ-CP được quy định như thế nào trong thời buổi công nghệ 4.0 như hiện nay? Điều đó sẽ được giải đáp với bài viết sau đây.
Theo Khoản 3, Điều 3, Thông tư 32/2011/TT-BTC nêu rõ, hóa đơn điện tử có giá trị pháp lý nếu thỏa mãn đồng thời các điều kiện sau:
Có sự đảm bảo đủ tin cậy về tính toàn vẹn của thông tin chứa trong hóa đơn điện tử từ khi thông tin được tạo ra ở dạng cuối cùng là hóa đơn điện tử. Tiêu chí đánh giá tính toàn vẹn là thông tin còn đầy đủ và chưa bị thay đổi, ngoài những thay đổi về hình thức phát sinh trong quá trình trao đổi, lưu trữ hay hiển thị hóa đơn.
Thông tin chứa trong hóa đơn điện tử có thể truy cập, sử dụng được dưới dạng hoàn chỉnh khi cần thiết.
Ngoài ra, Điều 9, Nghị định 119/2018/NĐ-CP cũng đưa ra quy định rõ ràng hơn về điều kiện để nhận diện hóa đơn điện tử hợp pháp và không hợp lệ, hợp pháp.
Để đảm bảo hóa đơn điện tử hợp lệ, hợp pháp thì nội dung trong hóa đơn điện tử phải có đầy đủ các chỉ tiêu cơ bản sau:
| Nội dung | Chỉ tiêu |
| Thông tin hóa đơn |
Mẫu số Ký hiệu hóa đơn Ký hiệu mẫu Số thứ tự hóa đơn |
| Thông tin người bán | Tên công ty
Địa chỉ Mã số thuế |
| Thông tin người mua | Tên công ty
Địa chỉ Mã số thuế |
| Nội dung hàng hóa, dịch vụ | STT, tên hàng hóa dịch vụ, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, thành tiền
Cộng tiền hàng, thuế suất, tiền thuế, tổng tiền thanh toán Tiền hàng bằng chữ Người mua hàng, người bán hàng Ký và đóng dấu của người bán hàng |
Với các chỉ tiêu như trên, chúng ta có thể nhận thấy hóa đơn điện tử có các chỉ tiêu giống của hóa đơn giấy thông thường, do về cơ bản thì bản chất của hóa đơn giấy và hóa đơn điện tử là giống nhau. Song, hóa đơn điện tử vẫn cần có thêm những chỉ tiêu khác để trở nên hợp lệ, bao gồm:
Bản thể hiện hóa đơn điện tử: QR code
Mẫu số
Ký hiệu số Serial: Ký tự cuối cùng là E (hóa đơn đặt in là P, hóa đơn tự in là T)
Chữ ký điện tử
Mẫu hóa đơn điện tử hợp pháp, hợp lý, hợp lệ
Hóa đơn điện tử có định dạng XML có tính chất pháp lý khi toàn vẹn không bị sửa đổi và kèm theo bản định dạng PDF
Hóa đơn điện tử được thể hiện bằng tiếng Việt có dấu, đúng chính tả. Trường hợp cần ghi thêm chữ nước ngoài thì chữ nước ngoài được đặt bên phải trong ngoặc đơn () hoặc đặt ngay dưới dòng tiếng Việt và có cỡ nhỏ hơn chữ tiếng Việt.
Tổ chức, doanh nghiệp, kinh doanh bán hàng hóa, dịch vụ có thể khởi tạo, phát hành và sử dụng hóa đơn không nhất thiết phải có chữ ký điện tử của người mua, dấu của người bán trong trường hợp: hóa đơn điện, hóa đơn nước, hóa đơn dịch vụ viễn thông, hóa đơn dịch vụ ngân hàng đáp ứng đủ điều kiện tự in.
Khi lập hóa đơn điện tử nhiều trang phải chú ý lập đúng nguyên tắc, quy định để hóa đơn điện tử đó được coi là hợp pháp.
Doanh nghiệp có thể tìm hiểu thêm thông tin quy định về chữ ký và đóng dấu trên hóa đơn điện tử ở bài viết: “Hóa đơn điện tử có cần đóng dấu không?”.
[caption id="attachment_8244" align="aligncenter" width="640"]
Mẫu hóa đơn điện tử hợp lệ của Viettel đảm bảo thông tin hóa đơn, thông tin người bán, người mua và nội dung hàng hóa, dịch vụ[/caption]
Về cơ bản, để lập một hóa đơn điện tử hợp lệ, hợp pháp tương đối dễ thực hiện, bởi thực chất hóa đơn điện tử cũng chỉ là chuyển đổi từ giấy sang điện tử. Đặc biệt, khi người dùng lập hóa đơn điện tử trên phần mềm S-invoice thì điều đó lại càng trở nên thuận tiện và dễ dàng hơn. Bởi S-invoice là một hệ thống phần mềm thông minh, đảm bảo đầy đủ các chức năng của một hóa đơn điện tử theo quy định của Nhà nước, tính bảo mật và minh bạch cao. Hơn nữa, Tập đoàn Công nghiệp - Viễn thông Quân đội (Viettel) có hệ thống cơ sở hạ tầng rộng khắp trên bản đồ Việt Nam, đội ngũ hơn 5000 kỹ sư công nghệ thông tin chất lượng cao sẽ hỗ trợ người dùng mọi lúc, mọi nơi.
[caption id="attachment_8241" align="aligncenter" width="607"]
Sự chuyên nghiệp của hóa đơn điện tử S-invoice được thể hiện trên nhiều phương diện[/caption]
Để đăng ký sử dụng cũng như tham khảo ngay mức giá cước của từng gói dịch vụ, Quý doanh nghiệp có thể liên hệ ngay theo một trong các kênh sau của chúng tôi để được hỗ trợ nhanh nhất:
Website: Hóa đơn điện tử S-invoice
Facebook: Viettel Business Solutions
Hotline: 18008111 (miễn phí)
Email: digital_doanhnghiep@viettel.com.vn
Chúc Quý doanh nghiệp thành công!
