Khi tiếp cận sử dụng hóa đơn điện tử, nhiều doanh nghiệp sẽ có thắc mắc về những điều cần chuẩn bị và các thủ tục để thông báo phát hành hóa đơn điện tử qua mạng lần đầu. Chúng ta cùng đi tìm lời giải với bài viết sau đây của S-invoice.
1) Quyết định sử dụng hóa đơn điện tử (theo Mẫu 01, Phụ lục ban hành kèm theo Thông tư số 32/2011 về hóa đơn điện tử)
[caption id="attachment_8443" align="aligncenter" width="561"]
Mẫu 01: Quyết định về việc áp dụng hóa đơn điện tử (Phụ lục ban hành kèm theo Thông tư 32/2011/TT-BTC)[/caption]
2) Thông báo phát hành hóa đơn điện tử (theo Mẫu 02, Phụ lục ban hành kèm theo Thông tư 32/2011/TT-BTC)
[caption id="attachment_8446" align="aligncenter" width="640"]
Mẫu 02: Thông báo phát hành hóa đơn điện tử (Phụ lục ban hành kèm theo Thông tư 32/2011/TT-BTC)[/caption]
3) Hóa đơn mẫu, do nhà phân phối giải pháp hóa đơn điện tử cung cấp
[caption id="attachment_8447" align="aligncenter" width="640"]
Mẫu hóa đơn điện tử (do nhà phân phối giải pháp cung cấp)[/caption]
Hóa đơn mẫu sẽ do nhà phân phối giải pháp cung cấp theo nhu cầu của mỗi doanh nghiệp, tổ chức, cá nhân. Viettel tự hào là nhà cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử thông minh, S-invoice sẽ tự động lên thiết kế mẫu hóa đơn phù hợp với nhu cầu của doanh nghiệp, đảm bảo sẽ làm hài lòng tất cả đối tác.
Lưu ý:
Quyết định sử dụng hóa đơn và hóa đơn mẫu phải là bản scan và được đưa chung vào 1 bản dưới định dạng file Word.
Cần có thêm một bản “Thông báo phát hành hóa đơn” dưới định dạng file .xml.
Cần có chữ ký số để ký điện tử.
Đăng nhập vào phần mềm hỗ trợ kê khai → “Hóa đơn” → “Thông báo phát hành hóa đơn (TB01/AC)”.
Nhập các thông tin bắt buộc vào “Thông báo phát hành” → Chọn “Kết xuất XML”.
Chú ý:
Doanh nghiệp chỉ cần điền thông tin hóa đơn ở 2 mục “Từ số” và “Đến số” thì tự động giá trị sẽ hiển thị ở mục “Số lượng”.
Hóa đơn điện tử có thể bắt đầu được sử dụng sau 02 ngày kể từ ngày thông báo phát hành hóa đơn điện tử.
Doanh nghiệp truy cập vào website: nhantokhai.gdt.gov.vn (sử dụng trình duyệt Internet Explorer) và sau đó đăng nhập theo mã số thuế của doanh nghiệp.
Sau đó chọn “Tài khoản”/“Đăng ký thêm tờ khai”.
Chọn “Thông báo phát hành hóa đơn” → “Tiếp tục”.
Sau khi đăng ký xong, doanh nghiệp nộp “Thông báo phát hành hóa đơn”: vào “Nộp tờ khai”/“Tải lên file thông báo XML”.
Việc nộp thông báo phát hành hóa đơn có các bước thực hiện cũng giống như việc nộp tờ khai thuế giá trị gia tăng.
Doanh nghiệp cần scan: “Thông báo phát hành hóa đơn điện tử”; “Hóa đơn mẫu” (bên nhà cung cấp phần mềm cung cấp); “Quyết định được sử dụng hóa đơn điện tử” mà cơ quan thuế cấp cho doanh nghiệp và tiếp đó đính kèm trong file Word.
Sau khi các bạn đã nộp xong “Thông báo phát hành hóa đơn” trên nhantokhai.gdt.gov.vn các bạn vào mục: “Tra cứu/TB01/AC - Thông báo phát hành hóa đơn”.
Đính kèm file Word vào “Thông báo phát hành hóa đơn” vừa nộp qua mạng. Tiếp đó, các bạn chọn file Word hóa đơn mẫu để nộp → sau đó ký nộp.
Chú ý:
1) Sau khi hoàn thiện hồ sơ và nộp xong, 02 ngày sau doanh nghiệp có thể kiểm tra xem hóa đơn điện tử đã được đồng ý phát hành hay chưa trước khi sử dụng.
Cách kiểm tra: Truy cập vào website: tracuuhoadon.gdt.gov.vn để tiến hành tra cứu hóa đơn điện tử, xác nhận tình hình hóa đơn đã được sử dụng hay chưa. Nếu kiểm tra và thấy kết quả hóa đơn đã có đầy đủ thông tin thì khi đó hóa đơn đã được phép sử dụng. Nếu vẫn thiếu thông tin hóa đơn thì hóa đơn điện tử đó vẫn chưa hợp pháp, có thể do thông tin chưa được đưa lên Cổng thông tin.
2) Một số cơ quan thuế vẫn yêu cầu gửi cả bản cứng và bản mềm. Doanh nghiệp nên chủ động gửi cả bản cứng trực tiếp lên cơ quan thuế để việc nộp hồ sơ diễn ra thuận lợi.
3) Từ lần thứ hai trở đi nếu không có sự thay đổi về nội dung và hình thức hóa đơn phát hành thì không cần gửi kèm hóa đơn mẫu mà chỉ cần làm thông báo phát hành hóa đơn.
Như vậy, với các bước trên bạn đã hoàn thành việc thông báo phát hành hóa đơn điện tử qua mạng khi sử dụng lần đầu. Sau 02 ngày gửi thông báo phát hành hóa đơn điện tử và thành công là các doanh nghiệp, tổ chức kinh tế bắt đầu được phép sử dụng hóa đơn. Để có được hóa đơn điện tử mẫu cũng như được sử dụng hóa đơn điện tử thì doanh nghiệp cần công cụ phần mềm hóa đơn điện tử.
Viettel Solutions với phần mềm S-invoice tự hào mang tới cho các doanh nghiệp một phần mềm hóa đơn điện tử thông minh, mang nhiều tính năng ưu việt. S-invoice đảm bảo đầy đủ các chức năng của một hóa đơn theo quy định, bảo mật, minh bạch và thuận lợi, hóa đơn không thể giả mạo do chức năng định danh của Viettel CA nên doanh nghiệp có thể yên tâm ký hóa đơn mọi lúc mọi nơi. Ngoài ra, S-invoice có thể tích hợp với nhiều hệ thống quản lý doanh nghiệp như hệ thống quản lý tài chính, bán hàng… giúp doanh nghiệp tối ưu các công tác quản lý và điều hành. Điểm cộng nữa chính là cơ sở hạ tầng viễn thông rộng khắp, cùng đội ngũ kỹ sư đông đảo và chất lượng sẽ hỗ trợ doanh nghiệp mọi lúc, mọi nơi.
[caption id="attachment_8250" align="aligncenter" width="640"]
Viettel tự hào là đơn vị cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử thông minh với nhiều tính năng ưu việt[/caption]
Để tham khảo thêm thông tin chi tiết, Quý doanh nghiệp vui lòng liên hệ theo Hotline 18008111 (miễn phí) hoặc thông qua địa chỉ website: Hóa đơn điện tử S-invoice.
Với các thông tin đã đưa, chúng tôi hy vọng các doanh nghiệp đã nắm được cách thông báo phát hành hóa đơn điện tử qua mạng đúng cách và có cái nhìn rõ nét hơn về đơn vị cung cấp hóa đơn điện tử Viettel Solutions với phần mềm hóa đơn điện tử ưu việt S-invoice. Chúc Quý doanh nghiệp thành công!
