Việc sử dụng hóa đơn điện tử đã không còn mới mẻ và xa lạ với nhiều doanh nghiệp. Tuy nhiên, trong quá trình sử dụng hóa đơn điện tử sẽ khó tránh được việc nhầm lẫn, sai sót dẫn tới phải hủy hóa đơn điện tử. Vậy cách hủy hóa đơn điện tử, quy định hủy hóa đơn điện tử như thế nào? Hãy tham khảo thông tin trong bài viết sau đây để hiểu rõ hơn về vấn đề này.
Nhiều khách hàng khi sử dụng hóa đơn điện tử có thắc mắc rằng: “Hóa đơn điện tử khi đã lập thì có hủy được hay không?” và câu trả lời cho thắc mắc này là hóa đơn điện tử hoàn toàn có thể hủy được. Hóa đơn điện tử khi hết hạn lưu trữ theo quy định và không có thêm chỉ đạo, quyết định khác của cơ quan có thẩm quyền thì được quyền tiêu hủy. Việc tiêu hủy cần đảm bảo không gây ảnh hưởng tới các hóa đơn chưa tiêu hủy và sự hoạt động của toàn hệ thống.
Hiện nay, quy trình hủy hóa đơn điện tử được quy định tại Nghị định 51 hóa đơn điện tử của Chính phủ, Thông tư 39 về hóa đơn điện tử của Bộ Tài chính và Nghị định 119 về hóa đơn điện tử (Khoản 3, Điều 14).
Thông tư của Bộ Tài chính số 39/2014/TT-BTC yêu cầu hủy hóa đơn chậm nhất 30 ngày, kể từ ngày thông báo với cơ quan thuế.
Nghị định 119/2018/NĐ-CP yêu cầu doanh nghiệp từ thời điểm sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế (hóa đơn điện tử có mã xác thực) thì các doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ cá nhân kinh doanh, tổ chức khác phải hủy hóa đơn giấy còn tồn chưa sử dụng (Khoản 3, Điều 14).
Hủy hóa đơn điện tử chỉ được tiến hành trong 2 trường hợp sau:
Hóa đơn đã lập có sai sót, người bán và người mua chưa kê khai thuế.
Hóa đơn quá thời hạn lưu trữ 10 năm theo Luật kế toán.
Bước 1: Tra cứu để tìm ra hóa đơn muốn hủy giao dịch.
Bước 2: Người sử dụng nhấn vào icon có hình mũi tên xổ xuống của dòng tương ứng với hóa đơn cần hủy giao dịch. Khi đó hệ thống sẽ hiển thị danh sách các thao tác để lựa chọn.
Bước 3: Người sử dụng tiến hành “Hủy giao dịch”. Hệ thống sẽ hiển thị cửa sổ “Hủy giao dịch”.
Người sử dụng tiến hành nhập các thông tin theo bảng hướng dẫn bên dưới.
| Khung thông tin cần bổ sung | Hướng dẫn bổ sung thông tin |
| Thông tin khách hàng | Chính là các thông tin của người mua trên hóa đơn gốc. |
| Thông tin người bán | Các thông tin của bên bán trên hóa đơn gốc. |
| Thông tin chung | Các thông tin chung của hóa đơn:
- Mẫu hóa đơn: thông tin này không được phép chỉnh sửa. - Số hóa đơn gốc: thông tin này không được phép chỉnh sửa. - Ngày lập hóa đơn gốc: thông tin này không được phép chỉnh sửa. - Hình thức thanh toán: người sử dụng chọn 1 trong số các hình thức thanh toán sau: Tiền mặt Chuyển khoản Đối trừ công nợ Khác: cho phép người sử dụng nhập tự do nội dung |
| Thông tin bổ sung | - Văn bản thỏa thuận: người sử dụng nhập biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử để thay đổi thông tin trên hóa đơn gốc.
- Ngày thỏa thuận: người sử dụng nhập ngày thỏa thuận việc điều chỉnh thông tin trên hóa đơn gốc. - Ghi chú: nội dung ngày không được phép chỉnh sửa. |
Bước 4: Người sử dụng nhấn nút “Cập nhật” để thực hiện hủy giao dịch.
Trong trường hợp này người sử dụng cần phải tiến hành lập hóa đơn thay thế.
Trường hợp hóa đơn điện tử đã lập và gửi cho người mua nhưng chưa giao hàng hóa, cung ứng dịch vụ hoặc hóa đơn điện tử đã lập và gửi cho người mua, người bán và người mua chưa kê khai thuế, nếu phát hiện sai thì chỉ được hủy khi có sự đồng ý và xác nhận của người bán và người mua.
Việc huỷ hóa đơn điện tử có hiệu lực theo đúng thời hạn do các bên tham gia đã thoả thuận. Hóa đơn điện tử đã hủy phải được lưu trữ phục vụ việc tra cứu của cơ quan Nhà nước có thẩm quyền.
Người bán thực hiện lập hóa đơn điện tử thay thế theo quy định tại Thông tư 39 của Bộ Tài chính để gửi cho người mua, trên hóa đơn điện tử mới phải có dòng chữ “Hóa đơn này thay thế hóa đơn số…, ký hiệu, gửi ngày tháng năm”.
Bước 1: Tra cứu để tìm ra hóa đơn cần thay thế.
Bước 2: Nhấn vào icon mũi tên xổ xuống của dòng tương ứng với hóa đơn cần thay thế thông tin. Hệ thống sẽ hiển thị danh sách các thao tác để người sử dụng lựa chọn.
Bước 3: Người dùng chọn “Lập hóa đơn thay thế”, hệ thống sẽ hiển thị cửa sổ “Lập hóa đơn thay thế”.
| Khung thông tin cần bổ sung | Hướng dẫn bổ sung thông tin | Chú ý |
| Thông tin khách hàng | Các thông tin của người mua trên hóa đơn gốc. Các thông tin này được phép chỉnh sửa. | - Nếu không nhập tên người mua/tên đơn vị/mã số thuế thì hệ thống báo lỗi: “Tên người mua hoặc tên đơn vị là trường bắt buộc phải nhập”.
- Nếu KH có nhập giá trị “Tên đơn vị” mà không nhập giá trị tại dòng “Mã số thuế” của người mua hàng thì sẽ hiện thông báo: “Bạn kiểm tra chắc chắn đây là đơn vị hành chính sự nghiệp không có thu nên không có mã số thuế để nhập”. + Nếu KH nhấn “OK” thì lập hóa đơn như bình thường. + Nếu KH nhấn “Cancel” thì quay lại màn hình “Lập hóa đơn”, trỏ chuột tại “Mã số thuế” phần người mua hàng. |
| Thông tin người bán | Các thông tin của bên bán trên hóa đơn gốc. Các thông tin này không được phép chỉnh sửa. | |
| Thông tin chung | Các thông tin chung của hóa đơn:
- Mẫu hóa đơn: thông tin này không được phép chỉnh sửa. - Số hóa đơn gốc: thông tin này không được phép chỉnh sửa. - Ngày lập hóa đơn gốc: thông tin này không được phép chỉnh sửa. + Nếu không chọn “Ngày lập”: thời gian lập hóa đơn lấy thời gian hiện tại của hệ thống. + Nếu chọn “Ngày lập”: phải đảm bảo ngày lập hóa đơn > hoặc = thời gian đang hiển thị ở bên cạnh. |
Người sử dụng chọn 1 trong số các hình thức thanh toán sau:
Tiền mặt Chuyển khoản Đối trừ công nợ Khác: cho phép người sử dụng nhập tự do nội dung |
| Thông tin bổ sung | - Văn bản thỏa thuận: người sử dụng nhập biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử để thay đổi thông tin trên hóa đơn gốc.
- Ngày thỏa thuận: người sử dụng nhập ngày thỏa thuận việc điều chỉnh thông tin trên hóa đơn gốc. |
- Người sử dụng có thể upload file biên bản thỏa thuận theo các định dạng, bao gồm: .doc, .docx, .pdf, .png, .jpg với dung lượng file tối đa là 5MB.
- Sau khi hóa đơn được lập thành công, người sử dụng vào “Quản lý hóa đơn” --> kiểm tra hóa đơn --> tải biên bản thỏa thuận đã được đính kèm khi lập. - Lưu ý: đối với các user dùng chữ ký USB token hiện tại hệ thống chưa hỗ trợ đính kèm biên bản thỏa thuận. - Ghi chú: nội dung ngày không được phép chỉnh sửa. |
| Chi tiết hóa đơn | - Người sử dụng có thể tăng/giảm số lượng hàng hóa, thêm bớt hàng hóa hoặc thay đổi tất cả các thông tin hàng hóa đang có.
- Nếu là hóa đơn có thuế toàn sản phẩm: có thể thêm/bớt các dòng thuế. - Người sử dụng nhấn nút “Cập nhật” để lập hóa đơn thay thế: + Nếu xảy ra lỗi trong quá trình nhập liệu, hệ thống sẽ hiển thị thông báo lỗi tương ứng. + Nếu không xảy ra lỗi, hệ thống thực hiện lập hóa đơn thay thế thành công. |
- Hệ thống sẽ thông báo “Lập hóa đơn thành công: Mã số thuế bên bán, Số hóa đơn, Mã số bí mật” sau khi cập nhật.
- Hóa đơn vừa lập được hiển thị lên “Danh sách hóa đơn”. |
Quy định về hóa đơn điều chỉnh tiền
Hóa đơn gốc đã được kê khai thuế, chưa kịp hủy giao dịch, chưa bị điều chỉnh, đã thanh toán mới được điều chỉnh tiền.
Hệ thống chỉ hỗ trợ người dùng điều chỉnh giảm tiền hàng nhỏ hơn hoặc bằng số tiền gốc của hóa đơn.
Các bước lập hóa đơn điều chỉnh tiền
Bước 1: Tra cứu để tìm ra hóa đơn muốn điều chỉnh tiền.
Bước 2: Nhấn vào icon mũi tên xổ xuống tương ứng với hóa đơn cần điều chỉnh. Hệ thống sẽ hiển thị danh sách thao tác người sử dụng lựa chọn.
Bước 3: Người dùng chọn “Điều chỉnh tiền”, hệ thống sẽ hiển thị cửa sổ “Điều chỉnh tiền”.
| Khung thông tin bổ sung | Hướng dẫn bổ sung thông tin | Chú ý |
| Thông tin khách hàng | Thông tin của người mua trên hóa đơn gốc. | Thông tin này không được phép thay đổi. |
| Thông tin người bán | Thông tin của bên bán trên hóa đơn gốc. | |
| Thông tin chung | - Mẫu hóa đơn: thông tin này không được phép chỉnh sửa.
- Số hóa đơn gốc: thông tin này không được phép chỉnh sửa. - Ngày lập hóa đơn gốc: thông tin này không được phép chỉnh sửa. + Nếu không chọn “Ngày lập”: thời gian lập hóa đơn lấy thời gian hiện tại của hệ thống. + Nếu chọn “Ngày lập”: phải đảm bảo ngày lập hóa đơn > hoặc = thời gian đang hiển thị ở bên cạnh. |
Người sử dụng chọn 1 trong số các hình thức thanh toán sau:
Tiền mặt Chuyển khoản Đối trừ công nợ Khác: cho phép người sử dụng nhập tự do nội dung |
| Thông tin bổ sung | - Văn bản thỏa thuận: người sử dụng nhập biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử để thay đổi thông tin trên hóa đơn gốc.
- Ngày thỏa thuận: người sử dụng nhập ngày thỏa thuận việc điều chỉnh thông tin trên hóa đơn gốc.
|
- Ghi chú: nội dung ngày không được phép chỉnh sửa.
- Người sử dụng có thể upload file biên bản thỏa thuận theo các định dạng: .doc, .docx, .pdf, .png, .jpg với dung lượng file tối đa là 5MB. - Lưu ý: đối với các user dùng chữ ký USB token hiện tại hệ thống chưa hỗ trợ đính kèm biên bản thỏa thuận. |
| Khung chi tiết hóa đơn | - Người sử dụng có thể tăng/giảm số lượng hàng hóa hoặc thêm bớt hàng hóa.
- Nếu là hóa đơn có thuế toàn sản phẩm có thể thêm/bớt các dòng thuế. - Người sử dụng nhấn nút “Lập hóa đơn” để lập hóa đơn điều chỉnh tiền: + Nếu xảy ra lỗi trong quá trình nhập liệu, hệ thống sẽ hiển thị thông báo lỗi tương ứng. + Nếu không xảy ra lỗi, hệ thống thực hiện lập hóa đơn điều chỉnh thông tin thành công. |
- Hệ thống sẽ thông báo “Lập hóa đơn thành công: Mã số thuế bên bán, Số hóa đơn, Mã số bí mật” sau khi cập nhật. Thông tin bao gồm của hóa đơn điều chỉnh và hóa đơn mới.
- Hóa đơn vừa lập được hiển thị lên “Danh sách hóa đơn”. |
Chú ý trong quá trình lập hóa đơn điều chỉnh tiền
Khi lập hóa đơn, nếu trong danh mục hàng hóa mà có các dòng “Ghi chú”, “Chiết khấu”, “Bảng kê” thì khi điều chỉnh tiền, hệ thống sẽ loại bỏ các dòng đó và chỉ hiển thị các dòng hàng hóa, phí khác.
Hệ thống cũng cho phép điều chỉnh giảm tiền hàng hóa đúng bằng số tiền của hóa đơn gốc.
Sau khi thực hiện thành công hóa đơn điều chỉnh tiền, hệ thống sẽ sinh ra 1 hóa đơn mới có trạng thái “Điều chỉnh tiền”, hóa đơn gốc chuyển sang trạng thái “Bị điều chỉnh tiền” và cả 2 hóa đơn đều có giá trị.
Quy định về lập hóa đơn điều chỉnh thông tin
Trường hợp hóa đơn đã lập và giao cho người mua, đã giao hàng hóa, cung ứng dịch vụ, người bán và người mua đã kê khai thuế, sau đó phát hiện sai sót thì người bán và người mua phải lập biên bản hoặc có thoả thuận bằng văn bản ghi rõ sai sót, đồng thời người bán lập hóa đơn điều chỉnh sai sót.
Hóa đơn cần ghi rõ điều chỉnh (tăng, giảm) số lượng hàng hóa, giá bán, thuế suất thuế giá trị gia tăng, tiền thuế giá trị gia tăng cho hóa đơn số, ký hiệu,… Căn cứ vào hóa đơn điều chỉnh, người bán và người mua kê khai điều chỉnh doanh số mua, bán, thuế đầu ra, đầu vào. Hóa đơn điều chỉnh không được ghi số âm (-).
Chú ý khi lập hóa đơn điều chỉnh thông tin
Chỉ hóa đơn gốc đã được kê khai thuế (đã thực hiện chức năng “Cập nhật kê khai thuế” theo tháng tại menu “Quản lý hóa đơn”/“Cập nhật kê khai thuế”), chưa bị hủy giao dịch, chưa bị điều chỉnh thông tin, đã thanh toán thì mới được phép điều chỉnh thông tin.
Theo Điều 3, Khoản 7, Thông tư 26/2015/TT-BTC, hóa đơn đã lập có sai sót về tên, địa chỉ người mua nhưng ghi đúng mã số thuế người mua thì các bên lập biên bản điều chỉnh và không phải lập hóa đơn điều chỉnh trên hóa đơn khi lập hóa đơn điều chỉnh thông tin.
Kết luận: Hệ thống không cho phép người dùng điều chỉnh thông tin về tên người mua/tên đơn vị/địa chỉ khi thực hiện điều chỉnh thông tin.
Các bước lập hóa đơn điều chỉnh thông tin
Bước 1: Kiểm tra thông tin về hóa đơn cần điều chỉnh
Trường hợp hóa đơn chưa kê khai thuế, hệ thống sẽ hiển thị cảnh báo lỗi.
Bước 2: Người sử dụng click vào mũi tên xổ xuống tương ứng với hóa đơn cần điều chỉnh thông tin. Hệ thống sẽ hiển thị danh sách thao tác để lựa chọn.
Bước 3: Người sử dụng điều chỉnh thông tin trên cửa sổ điều chỉnh thông tin.
| Thông tin | Hướng dẫn khai thông tin |
| Thông tin người mua cũ | Các thông tin của người mua trên hóa đơn gốc:
Số điện thoại Mã khách hàng Tên người mua Mã số thuế Địa chỉ email Tên đơn vị Địa chỉ Loại giấy tờ Số giấy tờ |
| Thông tin người mua mới | Số điện thoại
Mã khách hàng Tên người mua Mã số thuế Địa chỉ email Tên đơn vị Địa chỉ Các thông tin sửa đổi sẽ hiển thị trên trường |
[caption id="attachment_3248" align="aligncenter" width="640"]
Ghi chú nội dung diễn giải trên hóa đơn điều chỉnh, hệ thống cũng hỗ trợ người dùng thực hiện sửa thông tin tại nội dung Ghi chú[/caption]
[caption id="attachment_3249" align="aligncenter" width="640"]
Một số ghi chú về trường hợp nhập dữ liệu Tên đơn vị, Tên người mua, Địa chỉ, Mã số thuế[/caption]
Khung thông tin người bán
Các thông tin của bên bán trên hóa đơn gốc. Các thông tin này là không được phép chỉnh sửa. Các thông tin này bao gồm:
Mã số thuế
Tên đơn vị
Địa chỉ
Số điện thoại
Địa chỉ email
Một số chú ý khi tiến hành hủy hóa đơn điện tử
Upload biên bản thỏa thuận các loại file .doc, .docx, .pdf, .png, .jpg với dung lượng file tối đa: 5MB.
[caption id="attachment_3251" align="aligncenter" width="640"]
Sau khi hóa đơn được lập thành công, người dùng vào phần quản lý để kiểm tra hóa đơn và tải biên bản thỏa thuận đã được đính kèm khi lập[/caption]
Đối với các user dùng chữ ký USB token hiện tại hệ thống chưa hỗ trợ đính kèm biên bản thỏa thuận
- Người sử dụng nhấn nút “Lập hóa đơn” để lập hóa đơn điều chỉnh thông tin:
+ Nếu xảy ra lỗi trong quá trình nhập liệu, hệ thống sẽ hiển thị thông báo lỗi tương ứng.
+ Nếu không xảy ra lỗi, hệ thống thực hiện lập hóa đơn điều chỉnh thông tin thành công.
- Hệ thống sẽ thông báo “Lập hóa đơn thành công: Mã số thuế bên bán, Số hóa đơn, Mã số bí mật” sau khi thực hiện cập nhật.
- Hóa đơn vừa lập được hiển thị lên “Danh sách hóa đơn”.
- Người sử dụng nhấn nút [x] hoặc nút “Đóng” để đóng cửa sổ lập hóa đơn điều chỉnh thông tin.
Lưu ý: Sau khi thực hiện thành công hóa đơn điều chỉnh thông tin, hệ thống sẽ sinh ra 1 hóa đơn mới có trạng thái “Điều chỉnh thông tin”, hóa đơn gốc chuyển sang trạng thái “Bị điều chỉnh thông tin” và cả 2 hóa đơn đều có giá trị.
Hiện tại cơ quan thuế mới chỉ tiến hành thí điểm tại số ít doanh nghiệp. Hầu hết các nhà cung cấp hóa đơn điện tử đều chưa áp dụng hình thức kinh doanh chính thức này nên không thể tiến hành hủy hóa đơn điện tử có mã xác thực (hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế).
Mẫu biên bản hủy hóa đơn điện tử mới nhất theo Nghị định 119: “Thông báo hủy hóa đơn điện tử (mẫu số 04)” có dạng sau đây.
Tải “Thông báo hủy hóa đơn điện tử (mẫu số 04)” tại ĐÂY.
Thời hạn cuối cùng để các doanh nghiệp chuyển sang hóa đơn điện tử là 31/10/2020. Với doanh nghiệp vẫn còn hóa đơn giấy thì tiếp tục sử dụng, với doanh nghiệp hết hóa đơn giấy thì chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử. Tuy nhiên, để kịp thời hoàn thành các thủ tục hủy hóa đơn giấy khi chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử trước thời hạn trên, các doanh nghiệp nên chuẩn bị càng sớm càng tốt.
Cách thực hiện hủy hóa đơn giấy khi sử dụng hóa đơn điện tử như sau.
| Các bước hủy hóa đơn giấy khi chuyển sang hóa đơn điện tử | Cách thực hiện hủy hóa đơn giấy khi chuyển sang hóa đơn điện tử |
| Bước 1 | Quyết định thành lập hội đồng hủy hóa đơn bao gồm:
Đại diện ban lãnh đạo Đại diện bộ phận kế toán của tổ chức |
| Bước 2 | Tiến hành lập:
- Bảng kiểm kê hóa đơn sẽ hủy cần ghi rõ: + Tên, ký hiệu mẫu số, ký hiệu hóa đơn, số lượng hóa đơn hủy từ số… đến số…hay kê khai chi tiết từng hóa đơn nếu hóa đơn hủy không liên tục. + Tiến hành kiểm kê số hóa đơn cần hủy và ký xác nhận. - Tiến hành hủy hóa đơn và Lập biên bản hủy hóa đơn: + Biên bản ghi rõ thông tin (loại hóa đơn, mẫu hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, từ số ...đến số, từ quyển ...đến quyển… + Hình thức hủy hóa đơn: Đốt, cắt góc, xé bỏ… + Biên bản hủy hóa đơn cần có chữ ký của tất cả những người trong hội đồng hủy hóa đơn. - Thông báo kết quả hủy hóa đơn giấy đã phát hành. Tham khảo thêm: Điểm d, Khoản 3, Điều 29, Thông tư 39/2014/TT-BTC. |
| Bước 3 | Thông báo kết quả hủy hóa đơn cần ghi rõ: Loại, ký hiệu, số lượng hóa đơn hủy, lý do, ngày giờ, phương pháp hủy. |
| Bước 4 | Lấy mẫu hủy hóa đơn có trong phần mềm kê khai chuyển gửi tới cơ quan thuế. |
| Bước 5 | Thông báo phát hành và sử dụng hóa đơn điện tử. |
[caption id="attachment_3253" align="aligncenter" width="571"]
Mẫu 3.11 - Phụ lục 3: Thông báo kết quả hủy hóa đơn điện tử[/caption]
Hồ sơ hủy hóa đơn bao gồm những loại giấy tờ nào?
Bộ hồ sơ hủy hóa đơn gồm 4 loại giấy tờ sau:
Quyết định thành lập Hội đồng hủy hóa đơn
Bảng thống kê hóa đơn cần hủy
Biên bản hủy hóa đơn
Thông báo kết quả hủy hóa đơn (Mẫu 3.11: Phụ lục 3 ban hành kèm Thông tư 39/2014/TT-BTC)
Hóa đơn điện tử mang lại nhiều lợi ích, thuận tiện cho doanh nghiệp khi sử dụng. Hiện nay, Viettel cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử S-invoice với các ưu điểm là hạ tầng lớn, bảo mật an toàn, dễ sử dụng. Khách hàng có nhu cầu có thể sử dụng dịch vụ này của Viettel để có những trải nghiệm tuyệt vời nhất.
Hủy hóa đơn điện tử là một trong những thông tin mà các doanh nghiệp, đơn vị phải nắm chắc trong quá trình sử dụng hóa đơn điện tử để tránh những sai sót. Khách hàng có nhu cầu sử dụng dịch vụ hóa đơn điện tử Viettel Solutions có thể tìm hiểu thông tin cụ thể thông qua hotline 18008111 (miễn phí) hoặc địa chỉ website: Hóa đơn điện tử S-invoice và FB: Viettel Business Solutions. Rất hân hạnh được phục vụ quý khách!
