Hòa nhịp với xu thế chuyển từ hóa đơn giấy sang hóa đơn điện tử, các doanh nghiệp tại miền Bắc cũng đã và đang đón nhận giải pháp hóa đơn điện tử vô cùng tích cực bởi những lợi ích vượt trội mà nó mang lại so với hóa đơn giấy truyền thống. Song khi tiếp cận và sử dụng vẫn có những băn khoăn về cách tra cứu hóa đơn điện tử. Bài viết này sẽ hướng dẫn doanh nghiệp tra cứu hóa đơn điện tử miền Bắc để quá trình sử dụng được dễ dàng.
Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế (có mã xác thực) là một loại hóa đơn được cấp mã xác thực và số xác thực thông qua hệ số xác thực của cơ quan thuế. Ngoài ra, trên hóa đơn xác thực còn có mã QR là mã vạch 2 chiều giúp người nhận hóa đơn có thể đọc và kiểm tra nhanh chóng các thông tin trên hóa đơn, tránh hiện tượng làm giả hóa đơn.
Để tra cứu hóa đơn điện tử có mã xác thực tại khu vực miền Bắc trên Cổng thông tin của Tổng cục Thuế, người dùng thực hiện các bước đơn giản sau:
Bước 1: Vào trang thông tin điện tử của Tổng cục Thuế theo đường dẫn: tracuuhoadon.gdt.gov.vn.
Sau đó vào chọn “Hóa đơn có mã xác thực” rồi vào “Xác minh hóa đơn” để tra cứu tính hợp pháp của hóa đơn điện tử có mã.
Khi đó, hình ảnh hóa đơn được tra cứu sẽ hiện ra.
Bước 2: Người dùng thực hiện điền các thông tin của hóa đơn điện tử có mã xác thực, cụ thể:
Số hóa đơn xác thực: gồm 15 ký tự
Mã xác thực: bao gồm 64 ký tự, song chỉ cần thực hiện điền 05 ký tự đầu tiên
Mã kiểm tra: là mã số hiển thị bên trên
Bước 3: Sau đó nhấn vào “Tra cứu” là kết quả tra cứu, xác minh hóa đơn sẽ hiện ra. Trong đó kết quả sẽ có 3 trường hợp:
Trường hợp 1: Hóa đơn có giá trị pháp lý được kê khai để nộp thuế.
Trường hợp 2: Hóa đơn không có giá trị pháp lý do đã bị xóa bỏ nên không được dùng để kê khai thuế. Hóa đơn bị xóa có thể là bị hủy để xuất hóa đơn thay thế.
Trường hợp 3: Hóa đơn không tồn tại, thông tin sẽ hiển thị như sau.
Trên đây là 3 bước đơn giản để người dùng thực hiện tra cứu hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế. Đây là việc làm quan trọng nhằm kiểm tra tính pháp lý của hóa đơn. Bởi hóa đơn điện tử hợp lệ thì mới có thể dùng để kê khai, hạch toán, nếu không sẽ bị loại chi phí khi cơ quan thuế kiểm tra.
Bước 1: Truy cập trang thông tin điện tử trên website của Tổng cục Thuế: tracuuhoadon.gdt.gov.vn.
Chọn “Thông tin hóa đơn, biên lai”, bấm chọn “Hóa đơn” và nhấn “Tra cứu một hóa đơn”.
Cổng thông tin giúp cho người nộp thuế, các tổ chức, cá nhân khác có thể tra cứu được các thông tin về hóa đơn, biên lai bao gồm:
Đơn vị phát hành hóa đơn, biên lai
Thời gian phát hành hóa đơn, thời gian hóa đơn có giá trị sử dụng, thông tin hóa đơn
Hóa đơn không còn giá trị sử dụng: là hóa đơn, biên lai của doanh nghiệp, tổ chức đã ngừng hoạt động, hóa đơn đã báo mất, hủy, xóa bỏ, hóa đơn không có giá trị sử dụng qua kết luận thanh tra, kiểm tra của cơ quan thuế
Bước 2: Nhập thông tin hóa đơn:
Người dùng lựa chọn hình thức “Tra cứu một hóa đơn” và nhập đầy đủ trường thông tin có gắn dấu (*) là các thông tin bắt buộc phải điền, sau đó ấn nút “Tìm kiếm” để tra cứu.
Lưu ý:
Nếu chọn hình thức “Tra cứu nhiều hóa đơn” người dùng cần chuẩn bị một file Excel thông tin hóa đơn cần tra cứu.
Bước 3: Kiểm tra thông tin về hóa đơn điện tử:
Sau khi thực hiện các bước nhập thông tin hóa đơn, thì kết quả tra cứu sẽ hiển thị như sau.
Khi nhận được kết quả như trên thì nghĩa là hóa đơn điện tử này hợp pháp hay còn gọi là “hóa đơn thật”. Trên kết quả sẽ hiển thị đầy đủ các thông tin:
Thông tin người bán hàng hóa dịch vụ
Thông tin hóa đơn
Trường hợp thiếu một trong hai thông tin trên thì hóa đơn điện tử đang tra cứu là không hợp pháp (hóa đơn giả). Khả năng xảy ra là do doanh nghiệp chưa thông báo phát hành hóa đơn hoặc đã thông báo phát hành nhưng thông tin chưa được đưa lên cổng thông tin. Khi đó, người dùng cần có những biện pháp xử lý kịp thời để không làm ảnh hưởng tới lợi ích doanh nghiệp mình.
Doanh nghiệp có thể tìm hiểu kỹ hơn thông tin và hướng dẫn cụ thể về cách tra cứu hóa đơn tại bài viết: “Tra cứu hóa đơn điện tử”.
Song song với việc tra cứu hóa đơn trên Cổng thông tin của Tổng cục Thuế thì hiện nay, các phần mềm hóa đơn điện tử cũng hỗ trợ tra cứu hóa đơn ngay trên hệ thống website của doanh nghiệp thay vì của cơ quan thuế.
Điều này làm tăng sự uy tín và chuyên nghiệp của phần mềm hóa đơn điện tử doanh nghiệp sử dụng, cũng như đem lại sự thuận tiện cho khách hàng tra cứu hóa đơn. Bởi vậy, việc lựa chọn một nhà cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử chất lượng là điều vô cùng quan trọng.
S-invoice sản phẩm của Tập đoàn Công nghiệp - Viễn thông Quân đội (Viettel) đem tới một giải pháp thông minh, an toàn và bảo mật tuyệt đối. Việc tra cứu hóa đơn điện tử khu vực miền Bắc trên phần mềm S-invoice cũng vô cùng dễ dàng, người dùng chỉ cần thực hiện những thao tác đơn giản sau:
Bước 1: Truy cập vào website của S-invoice và đăng nhập vào hệ thống theo đường dẫn: https://business-sinvoice.viettel.vn/dang-nhap.html.
Bước 2: Người dùng chọn chức năng “Tra cứu hóa đơn” trên phân hệ “Tiện ích”.
Bước 3: Nhập các tham số bắt buộc vào màn hình tra cứu hóa đơn để thực hiện chức năng tìm kiếm, bao gồm:
Mã số thuế bên bán
Số của hóa đơn
Ngày lập hóa đơn
Mã số bí mật
Mã bảo mật
Bước 4: Nhấn nút “Tìm kiếm” sau khi đã hoàn thành bước nhập thông tin hóa đơn điện tử. Hệ thống sẽ hiển thị thông tin hóa đơn điện tử cần tìm kiếm, hoặc ngược lại sẽ thông báo không tìm thấy kết quả nếu hóa đơn không tồn tại.
Lưu ý: Phần mềm hóa đơn điện tử S-invoice sẽ thông báo không tìm thấy hóa đơn nếu doanh nghiệp điền sai một trong các thông tin tại bước 3 hay nhập đúng thông tin nhưng hóa đơn trong tình trạng chưa thanh toán.
Bằng việc cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử thông minh, bảo mật và an toàn tuyệt đối, người dùng sẽ dễ dàng tiếp cận cũng như sử dụng hóa đơn điện tử S-invoice để đem lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp. Viettel cũng là đơn vị cung cấp dịch vụ chứng thư số CA vì vậy khách hàng có thể được hỗ trợ giá tối ưu nhất.
Hơn nữa, với vị thế là một trong những tập đoàn viễn thông và công nghệ thông tin lớn nhất Việt Nam, sở hữu hạ tầng viễn thông rộng khắp cả nước, cùng với đội ngũ hơn 5000 kỹ sư công nghệ thông tin chất lượng cao có hơn 10 năm kinh nghiệm, Viettel sẽ luôn đồng hành và chăm sóc khách hàng mọi lúc, mọi nơi.
[caption id="attachment_8242" align="aligncenter" width="640"]
S-invoice với nhiều ưu điểm vượt trội, là một trong những gợi ý hoàn hảo khi doanh nghiệp lựa chọn sử dụng hóa đơn điện tử[/caption]
Để biết thêm chi tiết, Quý doanh nghiệp vui lòng liên hệ với chúng tôi thông qua một trong các kênh sau:
Hotline: 18008111 (miễn phí)
Website: Hóa đơn điện tử S-invoice
Facebook: Viettel Business Solutions
