Bài viết dưới đây sẽ hướng dẫn doanh nghiệp các thao tác tải và lưu trữ cơ bản cho hóa đơn điện tử gốc file .xml trong phần mềm hóa đơn điện tử S-invoice. Từ đó có thể giúp doanh nghiệp thuận lợi hơn trong quá trình sử dụng, lưu trữ và giao dịch với khách hàng.
Khi mới bắt đầu sử dụng, chắc chắn nhiều người dùng sẽ không khỏi thắc mắc rằng vì sao họ không đọc được hóa đơn điện tử. Lý do cho điều này là vì hóa đơn điện tử gốc được lưu trữ dữ liệu dưới dạng file .xml nên các phần mềm thông thường trên máy tính sẽ không thể đọc được.
Để tiến hành xem, kiểm tra hóa đơn điện tử gốc file .xml, doanh nghiệp chỉ cần thực hiện theo các bước sau:
Bước 1: Truy cập vào website: sinvoice.viettel.vn, chọn “Đăng nhập”, điền tiếp thông tin tài khoản và thực hiện đăng nhập.
[caption id="attachment_8737" align="aligncenter" width="640"]
Sau khi truy cập trang chủ S-invoice, hãy chọn chức năng “Đăng nhập”[/caption]
[caption id="attachment_8699" align="aligncenter" width="512"]
Giao diện đăng nhập của người dùng trong “Dịch vụ hóa đơn điện tử Viettel”[/caption]
Bước 2: Sau đó, chọn “Tra cứu hóa đơn” tại thẻ “Tiện ích”.
[caption id="attachment_8740" align="aligncenter" width="640"]
Chọn chức năng “Tra cứu hóa đơn” để tiến hành xem và tải hóa đơn điện tử từ S-invoice[/caption]
Bước 3: Màn hình phục vụ tra cứu hóa đơn xuất hiện, lúc này doanh nghiệp hãy nhập các thông tin liên quan đến hóa đơn cần tra cứu như:
Mã số thuế bên bán
Số hóa đơn
Mã số bảo mật
Mã số bí mật
Bước 4: Nhấn nút “Tìm kiếm”, màn hình sẽ hiển thị hóa đơn điện tử vừa được tìm kiếm.
[caption id="attachment_8741" align="aligncenter" width="640"]
Màn hình hiển thị của S-invoice về hóa đơn điện tử được tìm kiếm[/caption]
Sau khi thực hiện các bước tra cứu hóa đơn điện tử cần tìm, doanh nghiệp chỉ cần ấn nút “Tải về” ngay phía trên hóa đơn để thực hiện tải về.
[caption id="attachment_8744" align="aligncenter" width="640"]
Nhấn nút “Tải về” để tải hóa đơn điện tử[/caption]
Chỉ với một bước đơn giản, bản thể hiện của hóa đơn điện tử đã được lưu về máy, phục vụ nhu cầu sử dụng của doanh nghiệp.
Hóa đơn điện tử sau khi được tạo lập sẽ được lưu trữ trực tuyến trên miền dữ liệu của nhà cung ứng dịch vụ. Doanh nghiệp không cần tiêu tốn bất kỳ dung lượng ổ đĩa nào để lưu trữ hóa đơn điện tử trong máy cả.
Khi sử dụng hóa đơn điện tử trên S-invoice, doanh nghiệp có thể thực hiện:
Truyền tải cho bên mua: bên mua sẽ được gửi một bản hóa đơn điện tử dưới dạng file .xml cho phép tra cứu, xem trực tiếp ngay trên máy tính.
Lưu trữ hóa đơn: sau khi tải file về máy như đã hướng dẫn, doanh nghiệp có thể tiến hành lưu trữ hóa đơn điện tử trên máy tính, ổ cứng di động, USB hoặc cloud, drive,...
Trường hợp cần hóa đơn giấy: trường hợp cần thanh toán nội bộ với bên mua hoặc phục vụ nhu cầu lưu trữ kế toán, doanh nghiệp có thể in hóa đơn điện tử ra bản thể hiện và sử dụng. Trên bản thể hiện của hóa đơn điện tử chuyển đổi có đầy đủ chữ ký và đóng dấu theo quy định, do đó hoàn toàn có giá trị sử dụng.
Quý doanh nghiệp có thể liên hệ ngay với chúng tôi để đăng ký sử dụng S-invoice theo một trong các cách sau:
Website: Hóa đơn điện tử S-invoice
Facebook: Viettel Business Solutions
Hotline: 18008111 (miễn phí)
Email: digital_doanhnghiep@viettel.com.vn
Chúc Quý doanh nghiệp thành công!
