Hóa đơn hoặc các giấy tờ truy xuất nguồn gốc là điều vô cùng quan trọng mà các doanh nghiệp cần có khi được các cơ quan chức năng kiểm tra hàng hóa trên đường vận chuyển. Vậy đối với các doanh nghiệp đang sử dụng hóa đơn điện tử thì sao? Những điều gì cần lưu ý đối với hóa đơn điện tử đi đường để mang đến sự thuận tiện cho doanh nghiệp?
Việc kiểm tra, truy xuất nguồn gốc hàng hóa đối với các doanh nghiệp sử dụng hóa đơn điện tử được pháp luật quy định tại Điều 29, Nghị định 119 về hóa đơn điện tử. Trong đó nêu rõ, cơ quan chức năng có thể tiến hành thực hiện kiểm tra hàng hóa theo 2 cách thức, bao gồm:
Cơ quan chức năng thực hiện việc kiểm tra, truy xuất nguồn gốc hàng hóa phải được trang bị đầy đủ các trang thiết bị cần thiết để thực hiện tra cứu dữ liệu hóa đơn đối với các doanh nghiệp sử dụng hóa đơn điện tử. Trong trường hợp này, cơ quan chức năng sẽ thực hiện nhiệm vụ của mình bằng cách tra cứu hóa đơn điện tử trên Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế và không yêu cầu doanh nghiệp phải cung cấp hóa đơn giấy.
Đối với các trường hợp xảy ra sự cố bất khả kháng, làm ảnh hưởng đến việc truy cập mạng Internet khiến quá trình tra cứu hóa đơn điện tử không được thực hiện thì:
Cơ quan chức năng thực hiện kiểm tra hàng hóa thông qua hóa đơn giấy được chuyển từ hóa đơn điện tử. Bản sao hóa đơn không cần thiết phải có chữ ký, đóng dấu của người mua và người bán.
Nếu doanh nghiệp không trang bị chứng từ giấy chuyển từ hóa đơn điện tử thì cơ quan đăng kiểm sẽ thực hiện việc truy cập vào Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế để tiến hành tra cứu dữ liệu hóa đơn điện tử, tiếp tục kiểm tra hàng hóa.
[caption id="attachment_3169" align="aligncenter" width="640"]
Doanh nghiệp có thể dùng hóa đơn điện tử để thể hiện nguồn gốc xuất xứ của hàng hóa trước nhu cầu kiểm tra của cơ quan chức năng[/caption]
Theo như Điều 29, Nghị định 119/2018/NĐ-CP quy định thì doanh nghiệp vận chuyển hàng hóa có thể sử dụng hóa đơn giấy chuyển đổi từ hóa đơn điện tử để phục vụ công tác kiểm tra, truy xuất nguồn gốc hàng hóa của cơ quan chức năng.
Việc chuyển đổi hóa đơn điện tử thành chứng từ giấy được thực hiện nhằm đáp ứng các giấy tờ cần thiết chứng minh nguồn gốc xuất xứ của hàng hóa hữu hình đến cơ quan chức năng, trong trường hợp cần kiểm tra hàng hóa suốt quá trình lưu thông.
Chứng từ giấy chuyển từ hóa đơn điện tử được chuyển đổi 1 lần, đảm bảo có chữ ký, đóng dấu của người đại diện theo pháp luật của bên bán, đồng thời phải tuân thủ các quy định được nêu tại Khoản 2, 3, 4, Điều 12, Thông tư 32/2011 về hóa đơn điện tử.
Để hiểu rõ hơn về cách thức và những quy định liên quan đến việc chuyển hóa đơn điện tử sang chứng từ giấy, mời Quý doanh nghiệp và bạn đọc tham khảo tại bài viết: “Hóa đơn điện tử chuyển đổi”.
[caption id="attachment_8241" align="aligncenter" width="607"]
Doanh nghiệp hoàn toàn có thể tra cứu online hóa đơn điện tử mọi lúc mọi nơi với phần mềm hóa đơn điện tử S-invoice[/caption]
Bên cạnh những phương thức kiểm tra hàng hóa truyền thống như trên, doanh nghiệp có thể dễ dàng truy xuất hóa đơn điện tử để chứng minh xuất xứ hàng hóa bằng máy tính cá nhân với phần mềm S-invoice từ Tập đoàn Công nghiệp - Viễn thông Quân đội (Viettel).
S-invoice là một phần mềm quản lý hóa đơn điện tử uy tín và chất lượng từ một trong những tập đoàn viễn thông lớn nhất Việt Nam. S-invoice giúp doanh nghiệp có thể tạo lập, xử lý và lưu trữ hóa đơn điện tử một cách an toàn. Vì thế, trong trường hợp cần truy xuất hóa đơn điện tử để chứng minh nguồn gốc hàng hóa, doanh nghiệp hoàn toàn có thể đăng nhập vào S-invoice từ máy tính cá nhân và tra cứu hóa đơn điện tử phục vụ nhu cầu kiểm duyệt từ phía cơ quan chức năng.
Hãy liên hệ ngay với chúng tôi để đăng ký và sử dụng phần mềm quản lý hóa đơn điện tử S-invoice ngay hôm nay!
Website: Hóa đơn điện tử S-invoice
Facebook: Viettel Business Solutions
Hotline: 18008111 (miễn phí)
Email: digital_doanhnghiep@viettel.com.vn
Chúc Quý doanh nghiệp thành công!
