Hóa đơn điện tử đã không còn xa lạ, thậm chí nó còn đang là một phần tất yếu hỗ trợ các doanh nghiệp trong công việc kế toán. Giữa hóa đơn điện tử và hóa đơn giấy, đâu là lý do mà hóa đơn điện tử lại trở nên phổ biến và được tin dùng như vậy? Tại sao hóa đơn giấy không còn được sử dụng rộng rãi nữa? Tất cả sẽ được giải đáp với bài viết sau đây.
Hóa đơn thường hay còn gọi là hóa đơn giá trị gia tăng là hóa đơn chính thức do Bộ Tài chính Việt Nam ban hành áp dụng cho các doanh nghiệp hoạt động sản xuất kinh doanh tại Việt Nam.
Loại hóa đơn này được phát hành theo nhiều bước như: doanh nghiệp làm đơn đề nghị được sử dụng hóa đơn giá trị gia tăng gửi lên chi cục thuế, khi chi cục thuế chấp nhận thì tìm nhà in đủ điều kiện để làm hợp đồng thuê in, làm hồ sơ in, sau đó làm mẫu thông báo phát hành hóa đơn đã đặt in…
Loại hóa đơn này có ưu điểm là độ chính xác cao vì người dùng phải mất nhiều thời gian, công sức cho việc chuẩn bị giấy tờ có liên quan cũng như thực hiện đầy đủ các công đoạn để đáp ứng yêu cầu của cơ quan thuế.
Nhược điểm của hóa đơn này là chi phí in ấn, lưu trữ loại hóa đơn này khá lớn, đặc biệt với các doanh nghiệp lớn, lượng giao dịch nhiều. Thêm vào đó, việc vận chuyển, thanh toán hóa đơn giữa các bên như chi phí chuyển phát nhanh cũng sẽ tiêu tốn chi phí, và có thể xảy ra tình trạng thất lạc hóa đơn trong quá trình vận chuyển. Hơn nữa, một nhược điểm khá lớn của hóa đơn đỏ dạng giấy chính là có thể bị làm giả gây thất thu ngân sách, cũng như gây khó khăn trong việc kiểm soát và bảo vệ doanh nghiệp chân chính.
[caption id="attachment_8228" align="aligncenter" width="640"]
Các ưu, nhược điểm của hóa đơn giấy thông thường[/caption]
Theo Thông tư 32/2011 về hóa đơn điện tử, hóa đơn điện tử là tập hợp các thông tin dữ liệu điện tử về kinh doanh hàng hóa, cung ứng dịch vụ, được khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý bằng phương tiện điện tử được Nhà nước và Bộ Tài chính cấp phép và khuyến khích/bắt buộc sử dụng.
Hóa đơn điện tử có hai loại: hóa điện tử không có mã xác thực của cơ quan thuế (hay còn gọi là hóa đơn điện tử) và hóa đơn điện tử có mã xác thực của cơ quan thuế.
Hóa đơn điện tử bản chất giống như hóa đơn giấy. Doanh nghiệp sẽ thực hiện tất cả các công đoạn như hủy, xóa bỏ, thu hồi hóa đơn điện tử giống như hóa đơn giấy nhưng sẽ thực hiện trên phần mềm.
Người dùng sẽ chủ động trong việc lập hóa đơn, đảm bảo phát hành hóa đơn nhanh chóng, cũng như phải tự chịu trách nhiệm lưu trữ, bảo quản dữ liệu và tiến hành báo cáo khi có yêu cầu của cơ quan thuế.
Hóa đơn điện tử có mã xác thực của cơ quan thuế là loại hóa đơn được cấp mã xác thực (mã xác thực là chuỗi ký tự được mã hóa, cung cấp bởi hệ thống xác thực hóa đơn của Tổng cục Thuế dựa trên các thông tin hóa đơn của doanh nghiệp) và số xác thực thông qua hệ thống xác thực của cơ quan thuế.
Để có hóa đơn xác thực, khi bán hàng hóa và cung cấp dịch vụ doanh nghiệp gửi hóa đơn cho cơ quan thuế qua cổng thông tin điện tử để xác nhận rồi mới chuyển cho khách hàng qua mạng Internet.
Tuy nhiên, để tránh nhầm lẫn, người dùng cần phải chú ý: Hóa đơn đã được lập dưới dạng giấy, nhưng được xử lý, truyền và lưu trữ bằng phương tiện điện tử thì không phải là hóa đơn điện tử.
[caption id="attachment_8254" align="aligncenter" width="640"]
Không chỉ tích hợp ưu điểm của hóa đơn điện tử nói chung, Hóa đơn điện tử S-invoice còn được tích hợp thêm ưu việt an toàn, bảo mật, linh hoạt, tốc độ vì được cung cấp bởi Tập đoàn Công nghiệp - Viễn thông Quân đội[/caption]
| STT | Điểm phân biệt | Hóa đơn điện tử | Hóa đơn giấy |
| 1 | Định nghĩa | Được khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý bằng phương tiện điện tử | Được doanh nghiệp tìm nhà in sau đó in ra sử dụng, gửi, nhận và lưu trữ theo thủ công |
| 2 | Các bước phát hành hóa đơn | - Lập văn bản xác nhận sử dụng hóa đơn điện tử gửi lên cơ quan thuế - Tự thiết kế hoặc sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử gửi hóa đơn -Quá trình này kéo dài 1 ngày |
- Làm đề nghị xin phép đặt in hóa đơn đỏ
- Tìm nhà in đủ điều kiện để làm hợp đồng thuê in - Làm hồ sơ đặt in và nhận sau khi nhà in hoàn thành - Quá trình này kéo dài từ 4-7 ngày |
| 3 | Ký hiệu số serial | Số serial được ký hiệu với ký tự cuối cùng là E, VD: VN/17E | Ký hiệu cuối cùng là P hoặc hóa đơn tự in ký hiệu cuối cùng là T |
| 4 | Trường liên | Không có liên | Có 03 liên: liên lưu tại sổ, liên giao cho khách, liên lưu nội bộ |
| 5 | Chữ ký | Chữ ký điện tử | Chữ ký và đóng dấu mộc |
| 6 | Hình thức lưu trữ | Lưu trữ trong hệ thống dữ liệu của máy tính, giảm được nguy cơ thất lạc, hỏng, mất mát | Sử dụng bìa kẹp hồ sơ, sổ sách… lưu trữ trong phòng văn thư theo thủ công. Việc này dễ gây nguy cơ hỏng, mất như hỏa hoạn, rách nát... |
Hóa đơn giấy có ưu điểm là độ chính xác cao vì người dùng phải mất nhiều thời gian, công sức cho việc chuẩn bị giấy tờ có liên quan cũng như thực hiện đầy đủ các công đoạn để đáp ứng yêu cầu của cơ quan thuế.
Nhưng, chúng ta có thể thấy rằng hóa đơn điện tử có nhiều ưu điểm nổi trội hoàn toàn so với hóa đơn giấy. Hóa đơn điện tử giúp giảm chi phí in ấn hóa đơn, lưu trữ, vận chuyển hóa đơn. Đảm bảo độ chính xác và an toàn cao, tránh tình trạng làm giả hóa đơn, tiết kiệm thời gian cho doanh nghiệp, giảm thiểu các thủ tục hành chính và dễ dàng gửi hóa đơn tới khách hàng mà không lo thất lạc.
[caption id="attachment_8250" align="aligncenter" width="640"]
Những ưu điểm của hóa đơn điện tử Viettel[/caption]
S-invoice là một trong những giải pháp hóa đơn điện tử thông minh, được chứng nhận bởi cơ quan thuế, Viettel tự hào là đơn vị cung cấp một trong những phần mềm hóa đơn điện tử chuyên nghiệp, bảo mật, tiện ích, mang tới cho người dùng dịch vụ nhanh và hoàn hảo nhất.
Để biết thêm chi tiết, vui lòng liên hệ theo số hotline 18008111 (miễn phí) hoặc thông qua website: Hóa đơn điện tử S-invoice.
Với các thông tin đã đưa, chúng tôi hy vọng các doanh nghiệp đã nắm được những ưu, nhược điểm của hóa đơn điện tử và hóa đơn giấy và có cái nhìn rõ nét hơn về đơn vị cung cấp hóa đơn điện tử Viettel, giúp các doanh nghiệp tìm ra cho mình lựa chọn quản lý hiệu quả hóa đơn điện tử với S-invoice. Chúc Quý doanh nghiệp thành công!
