Hóa đơn điện tử đang ngày càng khẳng định được sự ưu việt và dần thay thế hoàn toàn hóa đơn giấy truyền thống. Trong quá trình tiếp cận, sử dụng hóa đơn điện tử, người dùng chắc hẳn sẽ thắc mắc: “Hóa đơn điện tử Tổng cục Thuế là gì? Đối tượng nào sẽ sử dụng hóa đơn điện tử này và thủ tục đăng ký cũng như cách tra cứu ra sao?”. Chúng ta sẽ cùng đi tìm lời giải với bài viết sau đây.
Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế là loại hóa đơn được Tổng cục Thuế cấp cho một mã xác thực và số xác thực riêng biệt được mã hóa, tạo và cung cấp bởi hệ thống xác thực hóa đơn của Tổng cục Thuế dựa trên thông tin của từng doanh nghiệp.
Điều 12, Nghị định 119 về hóa đơn điện tử quy định các đối tượng sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế như sau:
Doanh nghiệp, tổ chức thuộc trường hợp rủi ro cao về thuế thì sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế khi bán hàng hóa cung cấp dịch vụ, không phân biệt giá trị từng lần bán hàng hóa, dịch vụ.
Hộ, cá nhân kinh doanh thực hiện sổ sách kế toán, sử dụng thường xuyên từ 10 lao động trở lên và có doanh thu năm trước liền kề từ 3 tỷ đồng trở lên trong lĩnh vực nông nghiệp, lâm nghiệp, thủy sản, công nghiệp, xây dựng hoặc có doanh thu năm trước liền kề 10 tỷ đồng trở lên trong lĩnh vực thương mại, dịch vụ phải sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế khi bán hàng hóa và cung cấp dịch vụ, không phân biệt giá trị từng lần bán hàng hóa và cung cấp dịch vụ. Hộ cá nhân không thuộc diện bắt buộc nhưng có thực hiện sổ sách kế toán, có yêu cầu thì cũng được áp dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế theo quy định.
Hộ, cá nhân kinh doanh trong lĩnh vực nhà hàng, khách sạn, hiệu thuốc bán lẻ cung cấp hàng hóa dịch vụ trực tiếp tới người tiêu dùng tại một số địa bàn có điều kiện thuận lợi để triển khai thí điểm hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế từ năm 2018.
Hộ, cá nhân kinh doanh không đáp ứng đủ điều kiện sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế nhưng cần hóa đơn để giao cho khách hàng thì được cơ quan thuế cấp hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế theo từng lần phát sinh và phải khai, nộp thuế trước khi cơ quan thuế cấp hóa đơn điện tử theo từng lần phát sinh theo Mẫu số 06 - Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định này.
[caption id="attachment_8817" align="aligncenter" width="640"]
Mẫu số 06: Đề nghị cấp hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế - Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định 119/2018/NĐ-CP[/caption]
Trên đây là các đối tượng có thể sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế. Ngoài những đối tượng trên, các đối tượng còn lại sẽ sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế.
Theo Khoản 1, Điều 13, Nghị định 119/2018/NĐ-CP, Tổng cục Thuế cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử miễn phí đối với các doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ, cá nhân kinh doanh thuộc các trường hợp sau:
Doanh nghiệp vừa và nhỏ, hợp tác xã, hộ, cá nhân kinh doanh tại địa bàn có điều kiện kinh tế xã hội khó khăn và đặc biệt khó khăn.
Doanh nghiệp nhỏ và vừa khởi nghiệp sáng tạo theo quy định pháp luật và hộ, cá nhân kinh doanh chuyển đổi thành doanh nghiệp (trừ doanh nghiệp quy định tại Điểm a của khoản này) trong thời gian 12 tháng kể từ khi thành lập doanh nghiệp.
Hộ, cá nhân kinh doanh. Ngoại trừ các hộ, cá nhân kinh doanh có doanh thu năm trước liền kề từ 03 tỷ đồng trở lên trong lĩnh vực nông nghiệp, lâm nghiệp, thủy sản, công nghiệp, xây dựng hoặc có doanh thu năm trước liền kề từ mười tỷ đồng trở lên trong lĩnh vực thương mại, dịch vụ theo quy định tại Khoản 4, Điều 12, Nghị định 119/2018/NĐ-CP trong thời gian 12 tháng kể từ tháng áp dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế theo quy định tại Nghị định này.
Doanh nghiệp nhỏ và vừa khác theo đề nghị của Ủy ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương và quy định của Bộ Tài chính. Ngoại trừ doanh nghiệp hoạt động tại các khu kinh tế, khu công nghiệp, khu công nghệ cao.
Các trường hợp cần thiết khác để khuyến khích sử dụng hóa đơn điện tử do Bộ Tài chính quyết định.
Các đối tượng trên sẽ được cung cấp hóa đơn điện tử có mã của cơ thuế miễn phí do Tổng cục Thuế cung cấp hoặc ủy thác cho tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử.
Từ ngày 01/11/2018 đến ngày 31/10/2018:
Doanh nghiệp nào còn hóa đơn giấy sử dụng chưa hết thì dùng tiếp cho đến khi hết nếu đến ngày 01/11/2020 không dùng hết bắt buộc phải hủy hóa đơn giấy để sử dụng hóa đơn điện tử.
Nếu dùng hết hóa đơn giấy trước ngày 01/11/2020 thì sẽ chuyển sang hóa đơn điện tử mà không được in hóa đơn giấy.
Những doanh nghiệp thành lập từ ngày 1/11/2018 bắt buộc dùng hóa đơn điện tử.
Riêng Hà Nội, Thành phố Hồ Chí Minh và các đô thị lớn phải hoàn thành triển khai trong năm 2019.
Từ ngày 01/11/2020:
Các doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ, cá nhân kinh doanh phải hoàn thành xong việc chuyển đổi sang hóa đơn điện tử, hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế theo quy định.
[caption id="attachment_8253" align="aligncenter" width="640"]
Từ ngày 01/11/2020: Các doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ, cá nhân kinh doanh phải hoàn thành xong việc chuyển đổi sang hóa đơn điện tử, hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế theo quy định[/caption]
Để nắm được thông tin kỹ hơn về lộ trình áp dụng hóa đơn điện tử cũng như những công việc cần thực hiện, Quý doanh nghiệp có thể tìm hiểu thêm tại bài viết: “Hóa đơn điện tử khi nào áp dụng?”.
Điều kiện đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế chỉ cần đảm bảo ba điều kiện sau:
Doanh nghiệp đã được cấp mã số thuế và đang hoạt động kinh doanh hàng hóa, dịch vụ.
Doanh nghiệp sở hữu chứng thư số còn hiệu lực theo quy định của Nhà nước.
Doanh nghiệp đảm bảo hệ thống internet ổn định, truy cập tốt.
Khi đáp ứng đủ các điều kiện để đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế, doanh nghiệp sẽ tiến hành đăng ký như sau:
Bước 1: Truy cập vào hệ thống lập hóa đơn của Tổng cục Thuế (VAN) qua trình duyệt website, sử dụng chứng thư số để đăng ký tham gia hệ thống website này. Sau đó, doanh nghiệp gửi lên cơ quan thuế tờ khai đăng ký theo Mẫu số 01 - Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định 119/2018/NĐ-CP (link tải tại ĐÂY).
[caption id="attachment_8849" align="aligncenter" width="640"]
Mẫu số 01: Đăng ký/thay đổi thông tin sử dụng hóa đơn điện tử - Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định 119/2018/NĐ-CP[/caption]
Bước 2: Cơ quan thuế thực hiện thông báo về việc chấp nhận hay không chấp nhận sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế. Trong thời gian 01 ngày làm việc sau khi nhận được đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử của doanh nghiệp, cơ quan thuế có trách nhiệm gửi lại thông báo theo Mẫu số 02 - Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định 119/2018/NĐ-CP cho doanh nghiệp, tổ chức, cá nhân về việc chấp nhận hay không chấp nhận đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế qua Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế (link tải tại ĐÂY).
[caption id="attachment_9024" align="aligncenter" width="640"]
Mẫu số 02: Thông báo về việc chấp nhận/không chấp nhận sử dụng hóa đơn điện tử - Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định 119/2018/NĐ-CP[/caption]
Lưu ý:
Kể từ thời điểm sử dụng hóa đơn điện tử, các doanh nghiệp, tổ chức, cá nhân cần phải hủy toàn bộ số hóa đơn giấy chưa sử dụng (nếu có) theo quy định.
Trường hợp có thay đổi thông tin đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử thì doanh nghiệp, tổ chức, cá nhân thực hiện thay đổi thông tin và gửi lên cơ quan thuế theo Mẫu số 01 - Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định 119/2018/NĐ-CP.
Để tra cứu hóa đơn điện tử trên Cổng thông tin Tổng cục Thuế, người sử dụng tiến hành theo các bước sau:
Bước 1: Truy cập trang tra cứu hóa đơn trên website của Tổng cục Thuế: tracuuhoadon.gdt.gov.vn
Chọn “Thông tin hóa đơn, biên lai” rồi chọn “Hóa đơn” tiếp đó vào “Tra cứu một hóa đơn”.
[caption id="attachment_8946" align="aligncenter" width="512"]
Tra cứu thông tin hóa đơn trên Cổng thông tin Tổng cục Thuế[/caption]
Website “tracuuhoadon.gdt.gov.vn” giúp cho người nộp thuế, các tổ chức, cá nhân khác có thể tra cứu được các thông tin về hóa đơn, biên lai bao gồm:
Đơn vị phát hành hóa đơn, biên lai
Thời gian phát hành hóa đơn, thời gian hóa đơn có giá trị sử dụng, thông tin hóa đơn
Hóa đơn không còn giá trị sử dụng là hóa đơn, biên lai của doanh nghiệp, tổ chức đã ngừng hoạt động; hóa đơn đã báo mất, hủy, xóa bỏ; hóa đơn không có giá trị sử dụng qua kết luận thanh tra, kiểm tra của cơ quan thuế.
Bước 2: Nhập thông tin hóa đơn
Kế toán chọn hình thức “Tra cứu một hóa đơn” và nhập đầy đủ trường thông tin có gắn dấu (*) là các thông tin bắt buộc phải điền, sau đó ấn nút “Tìm kiếm” để tra cứu.
[caption id="attachment_8947" align="aligncenter" width="512"]
Nhập thông tin hóa đơn cần tra cứu[/caption]
Lưu ý:
Nếu chọn hình thức “Tra cứu nhiều hóa đơn”, người dùng cần chuẩn bị một file excel thông tin hóa đơn cần tra cứu.
Số hóa đơn ở đây là số hóa đơn mình cần tra cứu.
Click vào trường “Hóa đơn bưu chính viễn thông” nếu muốn tra cứu các loại hóa đơn khác như: hóa đơn bưu điện, hóa đơn bưu chính, hóa đơn viễn thông, hóa đơn S-invoice.
Sau khi thực hiện các bước nhập thông tin hóa đơn, thì cổng thông tin sẽ hiện lên kết quả.
Trường hợp 1: Hóa đơn điện tử hợp lệ, hợp pháp
[caption id="attachment_8263" align="aligncenter" width="640"]
Ví dụ về hóa đơn điện tử hợp pháp, hợp lệ[/caption]
Nhận được kết quả như trên tức là hóa đơn điện tử hợp pháp hay hóa đơn thật. Trên kết quả hiển thị đầy đủ các thông tin:
Thông tin người bán hàng hóa, dịch vụ
Thông tin hóa đơn
Trường hợp 2: Hóa đơn điện tử không hợp pháp
Nếu trường hợp thiếu một trong hai thông tin trên thì hóa đơn điện tử đang tra cứu là không hợp pháp. Khả năng xảy ra là do doanh nghiệp chưa thông báo phát hành hóa đơn hoặc đã thông báo phát hành nhưng thông tin chưa được đưa lên cổng thông tin.
Hóa đơn điện tử với sự ưu việt đã mang lại rất nhiều lợi ích cho công việc kế toán, trong đó hóa đơn điện tử Tổng cục Thuế giúp cho người dùng rút ngắn thời gian đăng ký sử dụng, cũng như các thủ tục đăng ký sử dụng và tra cứu hóa đơn trở nên dễ dàng và thuận tiện hơn.
Đến với S-invoice, người dùng sẽ được trải nghiệm trên hệ thống phần mềm thông minh, đảm bảo đầy đủ các chức năng của một hóa đơn theo quy định của Nhà nước với tính bảo mật cao, minh bạch và thuận lợi. Hơn nữa, với lợi thế của Tập đoàn Viettel về cơ sở hạ tầng viễn thông phủ khắp dải đất hình chữ S, đội ngũ hơn 5000 kỹ sư công nghệ thông tin lành nghề, nhiệt tình sẽ hỗ trợ mọi nơi, mọi lúc.
[caption id="attachment_8982" align="aligncenter" width="570"]
Viettel tự hào là đơn vị cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử thông minh với nhiều tính năng mới[/caption]
Để biết thêm chi tiết, Quý doanh nghiệp vui lòng liên hệ với S-invoice qua một trong các cách sau:
Hotline: 18008111 (miễn phí)
Website: Hóa đơn điện tử S-invoice
Facbook: Viettel Business Solutions
Với các thông tin đã đưa, chúng tôi hy vọng các doanh nghiệp đã nắm được các thông tin liên quan đến hóa đơn điện tử Tổng cục Thuế và có cái nhìn rõ nét hơn về phần mềm hóa đơn điện tử S-invoice để giúp các doanh nghiệp tìm ra cho mình lựa chọn quản lý hiệu quả hóa đơn điện tử phù hợp nhất. Chúc Quý doanh nghiệp thành công!
