Hóa đơn điện tử đang được các doanh nghiệp đón nhận theo chiều hướng tích cực bởi những lợi ích mà nó mang lại. Tuy nhiên, người dùng sẽ gặp phải những vướng mắc khi bắt đầu tiếp cận và sử dụng hóa đơn điện tử. Một trong số đó là thắc mắc về ngày lập và ký duyệt hóa đơn điện tử, cụ thể hơn là: “Hóa đơn điện tử không có ngày ký được xử lý như thế nào?” và “Ngày ký hóa đơn điện tử và ngày lập hóa đơn điện tử có khác nhau được không?”.
Dự thảo Thông tư hướng dẫn Nghị định 119 về hóa đơn điện tử quy định những nội dung bắt buộc trong hóa đơn điện tử như sau:
Tên hóa đơn: hóa đơn giá trị gia tăng, hóa đơn bán hàng
Ký hiệu mẫu số hóa đơn và ký hiệu hóa đơn
Số hóa đơn điện tử: ghi bằng dãy số tự nhiên liên tiếp trong cùng một ký hiệu mẫu số hóa đơn và ký hiệu hóa đơn
Tên, địa chỉ, mã số thuế người bán
Tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua (nếu người mua có mã số thuế)
Tên, đơn vị tính, số lượng, đơn giá hàng hóa, dịch vụ, thành tiền chưa có thuế giá trị gia tăng, thuế suất thuế giá trị gia tăng, tiền thuế giá trị gia tăng theo từng loại thuế suất, tổng tiền thuế giá trị gia tăng, tổng tiền thanh toán đã có thuế trong trường hợp hóa đơn giá trị gia tăng
Tổng số tiền thanh toán (ghi cả bằng số và bằng chữ)
Chữ ký số, chữ ký điện tử của người bán
Chữ ký số, chữ ký điện tử của người mua (nếu có)
Thời điểm lập hóa đơn điện tử theo ngày, tháng, năm ghi bằng số theo định dạng: DD/MM/YYYY (trong đó: DD là ngày, MM là tháng, YYYY là năm)
[caption id="attachment_9267" align="aligncenter" width="640"]
Những nội dung bắt buộc trong hóa đơn điện tử[/caption]
Như vậy, nội dung “Thời điểm lập hóa đơn điện tử” là một trong những nội dung bắt buộc để hóa đơn điện tử được coi là hợp lệ, hợp pháp.
Mục a, Khoản 2, Điều 16, Thông tư 39 về hóa đơn điện tử quy định rõ về thời điểm lập hóa đơn điện tử như sau:
Ngày lập hóa đơn đối với bán hàng hóa là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền.
Ngày lập hóa đơn đối với cung ứng dịch vụ là ngày hoàn thành việc cung ứng dịch vụ, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền. Trường hợp tổ chức cung ứng dịch vụ thực hiện thu tiền trước hoặc trong khi cung ứng dịch vụ thì ngày lập hóa đơn là ngày thu tiền.
Ngày lập hóa đơn đối với hoạt động cung cấp điện sinh hoạt, nước sinh hoạt, dịch vụ viễn thông, dịch vụ truyền hình thực hiện chậm nhất không quá 07 ngày kế tiếp kể từ ngày ghi chỉ số điện, nước tiêu thụ trên đồng hồ hoặc ngày kết thúc kỳ quy ước đối với việc cung cấp dịch vụ viễn thông, truyền hình. Kỳ quy ước để làm căn cứ tính lượng hàng hóa, dịch vụ cung cấp thỏa thuận giữa đơn vị cung cấp viễn thông, truyền hình với người mua.
Ngày lập hóa đơn đối với xây dựng, xây lắp là thời điểm nghiệm thu, bàn giao công trình, hạng mục công trình, khối lượng xây dựng, lắp đặt hoàn thành, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền.
Trường hợp giao hàng nhiều lần hoặc bàn giao từng hạng mục, công đoạn dịch vụ thì mỗi lần giao hàng hoặc bàn giao đều phải lập hóa đơn cho khối lượng, giá trị hàng hóa, dịch vụ được giao tương ứng.
Trường hợp tổ chức kinh doanh bất động sản, xây dựng cơ sở hạ tầng, xây dựng nhà để bán, chuyển nhượng có thực hiện thu tiền theo tiến độ thực hiện dự án hoặc tiến độ thu tiền ghi trong hợp đồng thì ngày lập hóa đơn là ngày thu tiền.
Ngày lập hóa đơn đối với hàng hóa, dịch vụ xuất khẩu do người xuất khẩu tự xác định phù hợp với thỏa thuận giữa người xuất khẩu và người nhập khẩu. Ngày xác định doanh thu xuất khẩu để tính thuế là ngày xác nhận hoàn tất thủ tục hải quan trên tờ khai hải quan.
Trường hợp bán xăng dầu tại các cửa hàng bán lẻ cho người mua thường xuyên là tổ chức, cá nhân kinh doanh; cung cấp dịch vụ ngân hàng, chứng khoán, ngày lập hóa đơn thực hiện định kỳ theo hợp đồng giữa hai bên kèm bảng kê hoặc chứng từ khác có xác nhận của hai bên, nhưng chậm nhất là ngày cuối cùng của tháng phát sinh hoạt động mua bán hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ.
Ngày lập hóa đơn đối với việc bán dầu thô, khí thiên nhiên, dầu khí chế biến và một số trường hợp đặc thù thực hiện theo hướng dẫn riêng của Bộ Tài chính.
Ngày ký hóa đơn là thời điểm sau khi người dùng hoàn tất việc lập hóa đơn, ký điện tử trên hóa đơn và truyền trực tiếp tới hệ thống của người mua theo cách thức truyền nhận hóa đơn điện tử đã thỏa thuận giữa hai bên. Trường hợp người mua hàng hóa, dịch vụ là đơn vị kế toán thì người mua ký điện tử trên hóa đơn điện tử nhận được và truyền hóa đơn điện tử có đủ chữ ký điện tử cả hai bên cho người bán theo cách thức truyền nhận hóa đơn điện tử đã thỏa thuận giữa hai bên.
Theo như thực tế sử dụng hóa đơn điện tử thì ngày lập hóa đơn là một nội dung bắt buộc còn ngày ký hóa đơn điện tử thì tùy theo từng trường hợp sẽ bắt buộc cần hay không cần. Có 2 trường hợp cụ thể như sau.
Trong trường hợp hóa đơn điện tử không có ngày ký nhưng có ngày lập hóa đơn đầy đủ thì khi đó ngày ký hóa đơn điện tử được hiểu là ngày lập hóa đơn
Nguyên nhân của tình trạng này có thể do đặc thù kinh doanh của doanh nghiệp hoạt động mua bán diễn ra liên tục cả ngày cả đêm. Hóa đơn điện tử liên tục được xuất trên phần mềm hóa đơn điện tử nên sẽ xảy ra tình trạng một số ít hóa đơn có ngày phê duyệt sau ngày lập hóa đơn do:
Hóa đơn điện tử được lập và gửi cho người mua vào trước 0h00 của ngày hôm sau.
Người mua thực hiện ký điện tử trên hóa đơn điện tử nhận được và gửi cho người bán hóa đơn điện tử có đủ chữ ký điện tử của người mua và người bán thông qua hệ thống của tổ chức trung gian cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử vào sau 0h00 ngày hôm sau.
Vậy nên, trường hợp ngày ký hóa đơn điện tử thực hiện sau ngày lập hóa đơn thì phải căn cứ vào ngày lập hóa đơn điện tử là ngày xác định nghĩa vụ kê khai, nộp thuế và hạch toán theo quy định.
Để quá trình sử dụng hóa đơn điện tử được diễn ra nhanh chóng, thuận tiện và đáp ứng nhu cầu hoạt động mua bán diễn ra thường xuyên, liên tục, doanh nghiệp nên lựa chọn phần mềm hóa đơn điện tử thông minh, linh hoạt. Khi đến với S-invoice chắc chắn sẽ làm người dùng hài lòng bởi hệ thống đảm bảo phát hành hàng triệu hóa đơn/ngày mà không gặp bất kỳ một gián đoạn nào, đặc biệt áp dụng công nghệ nhiều lớp không chỉ giúp hệ thống hóa đơn điện tử S-invoice luôn được giám sát 24/7 mà còn đảm bảo an toàn tuyệt đối cho doanh nghiệp trong quản lý và lưu trữ hóa đơn.
Hiểu được giá trị tuyệt vời mà hóa đơn điện tử mang lại, Viettel đã sử dụng hóa đơn điện tử cho các dịch vụ của Tập đoàn Công nghiệp - Viễn thông Quân đội (Viettel) với quy mô phát hành 15 triệu hóa đơn/tháng. Việc đặt mình vào vai trò khách hàng chính là cách để Viettel hiểu rõ hơn nhu cầu của khách hàng, từ đó tối ưu hóa các chức năng hệ thống và hỗ trợ doanh nghiệp một cách tốt nhất.
Để biết thêm chi tiết, Quý doanh nghiệp vui lòng liên hệ theo số hotline: 18008111 (miễn phí) hoặc thông qua website: Hóa đơn điện tử S-invoice và FB: Viettel Business Solutions. Chúc Quý doanh nghiệp thành công!
