Trước khi sử dụng hóa đơn điện tử, các doanh nghiệp và tổ chức nên tìm hiểu kỹ càng Thông tư 39 hóa đơn điện tử. Đây là điều vô cùng quan trọng để quá trình sử dụng hóa đơn điện tử về sau được suôn sẻ và không bị vướng mắc bất kỳ lỗi hay vấn đề nghiêm trọng nào.
Đối tượng áp dụng của Thông tư 39 hoá đơn điện tử bao gồm:
Người bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ tại Việt Nam hoặc đặt cơ sở ở Việt Nam nhưng bán hàng ra nước ngoài.
Các tổ chức nhận in hoá đơn, tổ chức trung gian cung ứng giải pháp hóa đơn điện tử hoặc tổ chức cung ứng phần mềm tự in hoá đơn.
Các tổ chức và cá nhân có mua hàng hóa, dịch vụ.
Các cấp cơ quan quản lý thuế và các tổ chức hoặc cá nhân có liên quan tới việc sử dụng, in ấn và phát hành hóa đơn.
Hóa đơn được thể hiện bằng các hình thức sau:
Hóa đơn tự in là hóa đơn do các tổ chức kinh doanh tự in ra trên các thiết bị tin học, máy tính tiền hoặc các loại máy khác khi bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ.
Hóa đơn điện tử là tập hợp các thông điệp dữ liệu điện tử về bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ, được khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý theo quy định tại Luật Giao dịch điện tử và các văn bản hướng dẫn thi hành.
Hóa đơn đặt in là hóa đơn do các tổ chức đặt in theo mẫu để sử dụng cho hoạt động bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ, hoặc do cơ quan thuế đặt in theo mẫu để cấp, bán cho các tổ chức, hộ, cá nhân.
Các chứng từ được in, phát hành, sử dụng và quản lý như hóa đơn gồm phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ, phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý (mẫu số 5.4 và 5.5 trong Phụ lục 5 ban hành kèm theo Thông tư này).
[caption id="attachment_3165" align="aligncenter" width="640"]
Hóa đơn điện tử đang ngày càng được sử dụng rộng rãi[/caption]
Theo Nghị định 51 hóa đơn điện tử, Nghị định số 04/2014/NĐ-CP và Thông tư số 39/2014/TT-BTC, các tổ chức có thể đồng thời tạo nhiều hình thức hóa đơn khác nhau (hoá đơn tự in, hoá đơn điện tử, hoá đơn đặt in) để phục vụ việc kinh doanh.
Tổ chức, doanh nghiệp công lập mới thành lập hoặc đang hoạt động theo quy định của pháp luật.
Các tổ chức/doanh nghiệp có vốn điều lệ từ 15 tỷ đồng trở lên, tính theo số vốn đã thực góp đến thời điểm thông báo phát hành hóa đơn có thực hiện kê khai, nộp thuế GTGT.
Tổ chức kinh doanh được tạo hóa đơn tự in nếu đáp ứng điều kiện:
Đã được cấp mã số thuế.
Có doanh thu bán hàng hóa, dịch vụ.
Có hệ thống thiết bị (máy tính, máy in, máy tính tiền).
Là đơn vị kế toán theo quy định của Luật Kế toán và có phần mềm tự in hóa đơn và phải kê khai đầy đủ cho cơ quan thuế.
Không bị xử phạt vi phạm pháp luật về thuế hoặc đã từng bị xử phạt và đã chấp hành xử phạt đầy đủ.
Có văn bản đề nghị sử dụng hóa đơn tự in và được cơ quan thuế quản lý trực tiếp xác nhận đủ điều kiện.
Tổ chức kinh doanh thuộc đối tượng nêu trên, các đơn vị sự nghiệp công lập có hoạt động sản xuất, kinh doanh theo đúng pháp luật được phép tạo hóa đơn đặt in, hoặc mua hoá đơn đặt in của cơ quan thuế.
Tổ chức không nằm trong các đối tượng kể trên, không mua hóa đơn của cơ quan thuế và nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ thuế thì được phép dùng hóa đơn đặt in.
Những tổ chức không phải doanh nghiệp nhưng vẫn có hoạt động kinh doanh; các hộ, cá nhân kinh doanh và doanh nghiệp khác không được tự in, đặt in hóa đơn hoặc mua hóa đơn đặt in của cơ quan thuế.
Các hộ, cá nhân và những tổ chức không phải là doanh nghiệp, không kinh doanh nhưng vẫn có buôn bán hàng hóa hoặc cung ứng dịch vụ sẽ được cơ quan thuế cấp hóa đơn lẻ.
Hoá đơn điện tử được tạo lập và xử lý trên hệ thống máy tính của các tổ chức bán hàng, cung ứng dịch vụ đã được cấp mã số thuế và hoá đơn điện tử được lưu trữ trên máy tính của các bên theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.
Hóa đơn điện tử phải được dùng theo đúng các quy định pháp luật.
Việc quản lý và sử dụng hoá đơn điện tử cũng cần được thực hiện theo đúng hướng dẫn của Bộ Tài chính.
Phải có “Thông báo phát hành hoá đơn điện tử qua mạng” với nội dung gồm các thông tin cần thiết cùng với tên và chữ ký của người đại diện theo pháp luật, được đóng dấu của đơn vị.
Cơ quan thuế sẽ xác định số lượng hóa đơn được phát hành để sử dụng trong 3-6 tháng căn cứ trên nhu cầu sử dụng hoá đơn và việc chấp hành các quy định sử dụng hoá đơn của tổ chức doanh nghiệp.
Các ngân hàng và tổ chức tín dụng phải gửi thông báo phát hành kèm hoá đơn mẫu đến cơ quan thuế quản lý và đăng ký cấu trúc tạo số hoá đơn, không cần đăng ký số lượng phát hành.
Khi mà các số hoá đơn đã thực hiện thông báo phát hành chưa sử dụng hết, có thể thực hiện đóng dấu tên và địa chỉ mới, nếu tổ chức kinh doanh thay đổi tên, địa chỉ. Tổ chức kinh doanh phải gửi thông báo đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp.
Nếu có nhu cầu sử dụng nốt phần hoá đơn còn dư, doanh nghiệp/tổ chức phải nộp báo cáo tới cơ quan thuế nơi chuyển đi và cơ quan thuế nơi chuyển đến.
Nếu không có nhu cầu sử dụng tiếp phần hóa đơn đã phát hành, doanh nghiệp/tổ chức phải thực hiện huỷ số hoá đơn đó, đồng thời cần hoàn tất thủ tục tại cơ quan thuế nơi chuyển đi và cơ quan thuế chuyển đến.
[caption id="attachment_3196" align="aligncenter" width="640"]
Cần phải tìm hiểu kỹ các quy định trước khi tiến hành phát hành hóa đơn điện tử[/caption]
Khi muốn chuyển sang tự tạo hóa đơn điện tử, tổ chức và doanh nghiệp đang mua hóa đơn do cơ quan thuế phát hành sẽ phải ngừng sử dụng hóa đơn mua của cơ quan thuế kể từ ngày bắt đầu sử dụng hóa đơn tự tạo.
Trong quá trình sử dụng hóa đơn điện tử, cơ quan thuế sẽ có trách nhiệm:
Bán hóa đơn cho các tổ chức và các hộ, cá nhân kinh doanh theo từng tháng.
Lần đầu, bên mua chỉ được mua một quyển không quá 50 số cho mỗi loại hoá đơn. Nếu số hóa đơn này được sử dụng hết trước một tháng thì số lượng hoá đơn bán lần tiếp theo sẽ được thay đổi.
Số lượng hóa đơn do cơ quan thuế bán cho các tổ chức, hộ, cá nhân không được vượt quá số lượng hóa đơn đã được sử dụng trong tháng mua trước.
Với những trường hợp không có nhu cầu mua hoá đơn quyển, cơ quan thuế phát hành hoá đơn lẻ (01 số) theo từng lần phát sinh và không thu tiền.
Hóa đơn được lập và viết theo thứ tự liên tục và đánh số từ nhỏ đến lớn.
Trong trường hợp tổ chức kinh doanh có nhiều đơn vị trực thuộc, tổ chức đó cần lập sổ theo dõi số lượng hóa đơn được phân cho từng cơ sở. Các cơ sở trực thuộc phải sử dụng hóa đơn lần lượt theo đúng thứ tự nhỏ đến lớn và chỉ dùng đủ số hoá đơn được giao.
Trong trường hợp tổ chức kinh doanh có nhiều cơ sở bán hàng, tổ chức đó cần có cách thức để kiểm tra và truy xuất hóa đơn ngẫu nhiên cho phù hợp. Hóa đơn cũng được tính theo số từ nhỏ đến lớn trên toàn hệ thống.
[caption id="attachment_3169" align="aligncenter" width="640"]
Lập hóa đơn điện tử theo đúng nguyên tắc là rất quan trọng[/caption]
Khi người bán hàng uỷ nhiệm cho bên thứ ba lập hoá đơn bán hàng hoá dịch vụ, việc ủy nhiệm phải được xác định bằng văn bản giữa bên uỷ nhiệm và bên nhận uỷ nhiệm.
Văn bản uỷ nhiệm phải có:
Các thông tin liên quan tới hoá đơn uỷ nhiệm như hình thức hoá đơn, loại hóa đơn, ký hiệu và số lượng của hoá đơn.
Nêu rõ mục đích và thời hạn được uỷ nhiệm.
Các phương thức giao nhận hoặc cài đặt và cách thanh toán hóa đơn ủy nhiệm.
Thông tư 39 hóa đơn điện tử có hiệu lực thi hành kể từ ngày 1/6/2014. Kể từ thời điểm này, các nội dung hướng dẫn trước đây trái với Thông tư 39 đều được bãi bỏ. Các văn bản hướng dẫn khác không mâu thuẫn với Thông tư này vẫn còn hiệu lực thi hành.
Các tổ chức và doanh nghiệp kinh doanh đang sử dụng hóa đơn đặt in hoặc hóa đơn tự in trước ngày Thông tư này có hiệu lực thi hành, nếu không thuộc đối tượng chuyển sang mua hóa đơn của cơ quan thuế, thì vẫn thuộc đối tượng được tạo hóa đơn tự in, hóa đơn đặt in.
Hoá đơn điện tử là giải pháp thông minh và an toàn, giúp khách hàng tiết kiệm được thời gian và chi phí, không chỉ trong việc tạo dựng mà còn trong quá trình sử dụng, quản lý và lưu trữ. Do đó, sử dụng hóa đơn điện tử chính là xu hướng của thời đại.
Với cơ sở hạ tầng quy mô lớn, mạng lưới rộng rãi cùng hệ thống hóa đơn điện tử thông minh, linh hoạt, hiệu quả và bảo mật cao, Viettel mang đến giải pháp hóa đơn điện tử thông minh S-invoice, thay đổi hoàn toàn trải nghiệm của các doanh nghiệp với hóa đơn điện tử hiện nay.
Hóa đơn điện tử S-invoice sẽ là sự lựa chọn hoàn hảo dành cho các doanh nghiệp đang bước đầu tìm hiểu Thông tư 39 hóa đơn điện tử và tìm kiếm nhà cung cấp uy tín. Để biết thêm chi tiết, vui lòng liên hệ theo hotline 18008111 (miễn phí) hoặc thông qua địa chỉ website: Hóa đơn điện tử S-invoice và FB: Viettel Business Solutions.
