Sự đa dạng của các loại hóa đơn điện tử có thể gây ra những khó khăn trong việc sử dụng. Trong đó, hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế và hóa đơn điện tử thông thường chính là hai cái tên rất dễ gây nhầm lẫn đối với hầu hết các doanh nghiệp sử dụng hóa đơn điện tử. Hãy cùng chúng tôi điểm qua những đặc điểm cơ bản của hai loại hóa đơn này để hiểu rõ và sử dụng một cách chính xác qua bài viết dưới đây.
[caption id="attachment_9478" align="aligncenter" width="640"]
Hóa đơn điện tử đang là xu thế tất yếu đối với mỗi doanh nghiệp hiện nay[/caption]
Hóa đơn điện tử có mã xác thực của cơ quan thuế còn được gọi tắt là hóa đơn điện tử xác thực là loại hóa đơn điện tử được cấp mã xác thực thông qua hệ thống xác thực từ cơ quan thuế.
Để đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử có mã xác thực, doanh nghiệp cần gửi bản đăng ký theo Mẫu số 01 - Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định 119/2018/NĐ-CP.
Đối với mỗi hóa đơn giao dịch, doanh nghiệp sẽ phải thực hiện ký điện tử ngay trên mỗi hóa đơn, vì thế, doanh nghiệp sẽ không cần phải thực hiện các báo cáo về việc sử dụng hóa đơn điện tử đến cơ quan thuế.
Sử dụng hóa đơn điện tử có mã xác thực giúp tạo sự tiện lợi, nhanh chóng trong việc tạo lập, truyền tải, sử dụng, báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn và quá trình hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Hơn nữa, trên loại hóa đơn này còn thể hiện cả mã QR và mã vạch hai chiều phục vụ cho nhu cầu tra cứu nhanh về thông tin hóa đơn hàng hóa, dịch vụ, giúp tiết kiệm thời gian và gia tăng sự chính xác.
Việc quy định các đối tượng áp dụng thực hiện sử dụng hóa đơn điện tử có mã xác thực được nêu rõ như sau:
Doanh nghiệp bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ được cơ quan thuế lựa chọn tạo và phát hành hóa đơn điện tử có mã xác thực của cơ quan thuế.
Tổ chức, cá nhân mua hàng hóa, dịch vụ sử dụng hóa đơn điện tử có mã xác thực của cơ quan thuế.
Cơ quan quản lý thuế các cấp và các tổ chức, cá nhân có liên quan đến việc tạo, phát hành và sử dụng hóa đơn điện tử có mã xác thực của cơ quan thuế.
Trích dẫn theo Điều 2, Quyết định số 1209/QĐ-BTC được ban hành bởi Bộ trưởng Bộ Tài chính ngày 23/06/2015.
Cũng tại Quyết định 1209/QĐ-BTC, Bộ Tài chính quy định rõ:
Các doanh nghiệp, tổ chức kinh tế được quyền đăng ký sử dụng hóa đơn có mã xác thực của cơ quan thuế nếu đảm bảo được các yêu cầu sau đây:
Đã đăng ký và được cấp mã số thuế.
Doanh nghiệp vẫn còn đang hoạt động.
Có chứng thư số theo quy định, trong đó, chứng thư số phải còn hiệu lực và chứa thông tin về mã số thuế của doanh nghiệp.
Doanh nghiệp sử dụng hóa đơn điện tử có mã xác thực phải hoạt động trong khu vực có thể sử dụng mạng Internet.
Lưu ý: Doanh nghiệp đã đăng ký và được cấp phép sử dụng hóa đơn điện tử có mã xác thực phải thực hiện ngay việc xóa bỏ, tiêu hủy những hóa đơn giấy được cấp bởi cơ quan thuế mà chưa sử dụng.
[caption id="attachment_9484" align="aligncenter" width="640"]
Hóa đơn xác thực mang lại nhiều lợi thế hơn so với việc xử lý hóa đơn giấy thông thường[/caption]
Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế và hóa đơn điện tử thông thường có những điểm chung sau đây:
Đều là hóa đơn điện tử và được tạo lập, quản lý, truy xuất, truyền tải, lưu trữ bởi phần mềm quản lý hóa đơn điện tử được liên kết dữ liệu hóa đơn đến cơ quan thuế.
Trên hóa đơn đều phải chứa các thông tin cơ bản cần thiết như thông tin hóa đơn, thông tin người bán - người mua, nội dung hàng hóa - dịch vụ,...
Hóa đơn được tạo lập và lưu trữ trực tuyến dưới một bản hóa đơn chính thức, do đó ngăn ngừa được tình trạng làm giả, kê khai không đúng hóa đơn.
Tiết kiệm chi phí in ấn, phát hành và chuyển phát hóa đơn.
Mang lại những lợi ích tuyệt vời cho doanh nghiệp sử dụng, cả về mặt thủ tục lẫn thời gian làm việc với hóa đơn.
Bên cạnh những điểm giống nhau cơ bản đối với việc áp dụng hóa đơn điện tử vào quản lý doanh nghiệp, sử dụng hóa đơn điện tử có mã xác thực còn mang lại những ưu điểm như:
Hóa đơn được tạo lập theo một quy trình khép kín, nhiều bước bảo mật giúp nâng cao sự chính xác, an toàn về thông tin dữ liệu trên hóa đơn, hạn chế tình trạng làm giả.
Thời gian kiểm duyệt của cơ quan thuế đối với hóa đơn có mã xác thực rất nhanh chóng, có thể được chấp nhận trong ngày, từ đó giảm thiểu tình trạng quá tải, ùn tắc cho cả doanh nghiệp lẫn cơ quan thuế.
Khách hàng có thể tra cứu nhanh thông tin hóa đơn thông qua mã vạch và mã QR in trên hóa đơn, từ đó tạo ra sự nhanh chóng, tiện lợi.
Ngoài ra, doanh nghiệp sử dụng hóa đơn điện tử có mã xác thực sẽ không cần phải lập các báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn vì các hóa đơn này đã được tải lên và lưu trữ tại cơ quan thuế trong lúc xác thực.
Với những điểm vượt trội so với hóa đơn giấy thông thường, sử dụng hóa đơn điện tử thực sự là một giải pháp tuyệt vời giúp doanh nghiệp có thể bắt kịp xu thế quản lý trên nền tảng công nghệ hóa như hiện nay.
[caption id="attachment_8250" align="aligncenter" width="640"]
S-invoice là phần mềm hóa đơn điện tử rất đáng lựa chọn sử dụng cho doanh nghiệp hiện nay với nhiều ưu thế vượt trội[/caption]
Có rất nhiều công ty cung cấp dịch vụ phần mềm hóa đơn điện tử hiện nay, tuy nhiên, để doanh nghiệp xác định loại hóa đơn điện tử nào tốt còn phải xem xét nhiều yếu tố.
S-invoice là phần mềm quản lý hóa đơn điện tử được triển khai và phát triển bởi Tập đoàn Công nghiệp - Viễn thông Quân đội (Viettel) dựa trên nền tảng đa dạng, tiện lợi và đề cao bảo mật. S-invoice rất dễ sử dụng và được tích hợp nhiều tiện ích phục vụ cho các công việc liên quan đến hóa đơn điện tử. Do đó, đây sẽ là cái tên rất đáng để đầu tư cho các doanh nghiệp đang có nhu cầu sử dụng hóa đơn điện tử.
Để nhận thêm các thông tin liên quan đến S-invoice, doanh nghiệp có thể liên hệ với chúng tôi qua một trong các kênh sau:
Website: Hóa đơn điện tử S-invoice
Facebook: Viettel Business Solutions
Hotline: 18008111 (miễn phí)
Email: digital_doanhnghiep@viettel.com.vn
