RPA không phải là một khái niệm quá xa lạ trên thế giới, nhưng lại là 1 công nghệ khá mới và mới chỉ đang bắt đầu có tác động đến các hoạt động trong lĩnh vực Vận tải & Logistics. Theo Kofax, 32% các doanh nghiệp vận tải và Logistics vẫn dựa vào các tác vụ thủ công trong hơn 50% quy trình của họ, gây tốn kém chi phí nhân công, hiệu quả thấp và giảm năng suất đáng kể.
Các thách thức chính thúc đẩy sự thay đổi đối với lĩnh vực Vận tải và Logistics
Sự chuyển đổi về nhu cầu và hành trình của khách hàng buộc các doanh nghiệp Vận tải và Logistics phải thay đổi trong hoạt động cung cấp dịch vụ. Họ phải trả lời nhanh hơn các phản hồi và khiếu nại, phải có được khả năng hiển thị tốt hơn về tình trạng các lô hàng và thời gian giao hàng,…để đáp ứng tốt hơn các yêu cầu và mang lại sự hài lòng cho khách hàng.
Bên cạnh đó, việc tối ưu hóa quản lý trong vận chuyển hàng hóa là cần thiết để tối ưu vận hành. Điều đó đòi hỏi các doanh nghiệp phải có sự tích hợp liền mạch số lượng lớn các hệ thống nội bộ cũng như các hệ thống của đối tác, phải hợp lý hóa việc quản lý hàng hóa qua đường biển, đường bộ, đường hàng không, phải phản ứng tốt với những thay đổi về giá cả và điều kiện thị trường,…
Cuối cùng nhưng cũng rất quan trọng, các doanh nghiệp Vận tải và Logistics phải có được sự chuyển đổi dữ liệu thành các thông tin chi tiết, để cải thiện việc ra quyết định chiến lược đúng đắn, giúp giữ chân và thu hút khách hàng, đạt được lợi thế so với đối thủ và nâng cao khả năng cạnh tranh trên thị trường khốc liệt.
Tiềm năng của RPA trong lĩnh vực Vận tải và Logistics
Bằng việc nghiên cứu, xem xét ứng dụng RPA, các doanh nghiệp giao nhận hàng hóa, các hãng vận tải, môi giới vận tải hàng hóa và các doanh nghiệp Logistics khác có thể giải quyết các thách thức trên. RPA giúp tự động hóa các quy trình như cập nhật dữ liệu khách hàng, xử lý đơn hàng, hàng tồn kho, lên lịch và theo dõi giao hàng,… với thời gian nhanh hơn 5-10 lần và tài nguyên ít hơn khoảng 37%. Một số ứng dụng phổ biến của RPA trong Vận tải và Logistics:
1. Lên lịch và theo dõi giao hàng
Các bot RPA tự động trích xuất thông tin chi tiết về lô hàng từ các email đến, nhập lên hệ thống lập lịch; nhập thời gian giao, nhận hàng chính xác vào cổng thông tin của người vận chuyển và gửi email xác nhận cho khách hàng.
2. Quản lý thông tin hàng gửi
Với các đơn hàng cần sự tham gia vận chuyển từ bên thứ 3, RPA được sử dụng để truy cập vào website của hãng vận chuyển, theo dõi thông tin của lô hàng gửi đi như: số PRO của từng lô hàng, số tiền trên hóa đơn,…
3. Nhập/di chuyển dữ liệu
Robot tự động hóa việc thu thâp các tài liệu, chứng từ và các dữ liệu theo từng lô hàng để nhập lên hệ thống TMS (Transportation Management System). Robot cũng có thể tự động truy cập hàng trăm hệ thống khác nhau để trích xuất, di chuyển dữ liệu và thu thâp thông tin. Với RPA, việc nhập/di chuyển, xác thực dữ liệu có thể được xử lý tự động với tốc độ cực nhanh, loại bỏ các lỗi, tăng độ chính xác của thông tin và giảm thiểu chi phí.
4. Quản lý hàng tồn kho
Các bot RPA giúp theo dõi, giám sát hàng trăm mặt hàng ở mọi giai đoạn từ nhập kho đến khi xuất hàng. Tự động thông báo nếu mức tồn kho của bất kỳ mặt hàng nào thấp và thậm chí đặt hàng lại các sản phẩm dưới ngưỡng đã cho.
5. Email communications
Robots có thể tự động tạo và gửi email cho khách hàng, thông báo tình trạng khi đơn hàng được xử lý, vận chuyển hoặc bị trì hoãn để duy trì trải nghiệm của khách hàng.
