Hóa đơn điện tử là gì? Khái niệm và những ưu điểm so với hóa đơn giấy

Hóa đơn điện tử là gì? Tại sao dịch vụ này được các doanh nghiệp tìm kiếm và sử dụng nhiều đến thế? Nếu bạn vẫn chưa thực sự hiểu về hóa đơn điện tử hãy theo dõi bài viết dưới đây, chúng tôi sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về đặc điểm cũng như ưu điểm của loại hình hóa đơn này.

1. Khái niệm về hóa đơn điện tử?

Để trả lời cho câu hỏi hóa đơn điện tử là gì? Viettel xin cung cấp tới cho khách hàng một số thông tin cụ thể như sau: 

Hoá đơn điện tử là tập hợp các thông điệp dữ liệu điện tử về bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ được khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý bằng phương tiện điện tử. Hóa đơn điện tử chính là giải pháp toàn diện cho các tổ chức, doanh nghiệp phát hành, phân phối, xử lý các nghiệp vụ và lưu trữ hóa đơn điện tử thay thế cho hóa đơn giấy. Hoá đơn điện tử được khởi tạo, lập, xử lý trên hệ thống máy tính của tổ chức đã được cấp mã số thuế khi bán hàng hoá, dịch vụ và được lưu trữ trên máy tính của các bên theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử. 

Hóa đơn điện tử S Invoice của Viettel
Hóa đơn điện tử S Invoice của Viettel

2. Định nghĩa hóa đơn điện tử theo các thông tư và nghị định

Ngoài cách định nghĩa đơn giản, dễ hiểu trên đây, thì hóa đơn điện tử còn được định nghĩa theo các thông tư và nghị định như sau:

Theo Điều 3, Nghị định 119/2018/NĐ-CP: Hóa đơn điện tử là dạng hóa đơn được biểu thị dưới dữ liệu điện tử do các tổ chức, cá nhân cung cấp hàng hóa, dịch vụ lập, ghi lại thông tin bán hàng, cung cấp dịch vụ, ký số, ký điện tử theo quy định bằng phương tiện điện tử, bao gồm cả trường hợp hóa đơn được lập từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử tới cơ quan thuế.

Theo Điều 3, Thông tư 32/2011/TT-BTC: Hóa đơn điện tử là tập hợp các dữ liệu điện tử về bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ được khởi tạo, gửi, lưu trữ và quản lý bằng các phương tiện điện tử.

Hóa đơn điện tử 1/11/2018Hóa đơn điện tử S Invoice của Viettel đáp ứng được những quy định trong các thông tư và nghị định hiện hành
Hóa đơn điện tử S Invoice của Viettel đáp ứng được những quy định và tiêu chuẩn trong các thông tư và nghị định hiện hành

Hóa đơn điện tử được chia làm bốn loại chính sau:

  • Hóa đơn giá trị gia tăng: Áp dụng với người bán cung cấp hàng hóa thực hiện khai thuế giá trị gia tăng theo hình thức khấu trừ.
  • Hóa đơn xuất khẩu: Dùng trong hoạt động kinh doanh xuất khẩu hàng hóa, dịch vụ ra nước ngoài, xuất và thu chi thuế quan với hình thức và nội dung theo thông lệ quốc tế và quy định của pháp luật thương mại và thương mại điện tử.
  • Hóa đơn bán hàng: Áp dụng với người bán hàng hóa kê khai thuế giá trị gia tăng theo hình thức trực tiếp.
  • Các loại hóa đơn khác: Vé điện tử, thẻ điện tử, tem điện tử, phiếu xuất kho hay các chứng từ điện tử có cùng nội dung nhưng khác về mặt tên gọi.

3. Ưu điểm của hóa đơn điện tử so với hóa đơn giấy

Những ưu điểm vượt trội của hóa đơn điện tử so với hóa đơn giấy mà giúp ích rất nhiều cho công việc của kế toán phải kể đến một số ưu điểm sau:

Thay vì sử dụng hóa đơn giấy truyền thống (thông qua hình thức mua, đặt in hay tự in hóa đơn), thì hóa đơn điện tử áp dụng công nghệ thông tin quản lý trực tiếp thông qua máy tính, mạng internet. Hóa đơn Viettel được tạo lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý bằng phương tiện điện tử thông qua việc sử dụng công nghệ truyền thông và thông tin, được ký gửi bằng chữ ký số và có giá trị pháp lý như hóa đơn thông thường. 

Việc áp dụng hóa đơn điện tử giúp giảm bớt các thủ tục hành chính và dễ dàng hơn trong công tác quản lý, giám sát hóa đơn, lưu trữ hóa đơn, không lo bị rách, cháy, hỏng… của các doanh nghiệp. 

Đặc biệt khi doanh nghiệp sử dụng hóa đơn điện tử sẽ hạn chế được nhiều những sai sót, bên bán có thể xuất nháp hóa đơn và gửi sang bên mua để họ kiểm tra những thông tin cần thiết (xuất và chưa ký gửi gọi là xuất nháp), khi kiểm tra nếu có sai sót họ sẽ báo lại và bên bán sẽ xuất lại gửi sang mà không cần phải hủy hóa đơn. Khi bên mua đồng ý với tất cả những thông tin trên hóa đơn bên bán xuất khi đó thì bên bán sẽ xuất và ký gửi sang bên mua mà không lo bị xuất sai. 

Hiện nay, để giúp cho các đơn vị, doanh nghiệp quản lý về mảng kế toán tốt hơn, Viettel cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử S Invoice. Tuy nhiên, khi xuất hóa đơn điện tử Viettel thì Quý doanh nghiệp phải có đầy đủ những nội dung sau: 

  • Tên hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu số hóa đơn
  • Tên, địa chỉ, mã số thuế người bán, người mua
  • Tên, đơn vị tính, số lượng, đơn giá hàng hóa, dịch vụ, tổng tiền chưa thuế, tiền thuế và tổng thanh toán
  • Chữ ký số, chữ ký điện tử của người bán, người mua
  • Thời gian lập hóa đơn
  • Phí, lệ phí ngân hàng

Điểm nổi bật của hóa đơn điện tử S Invoice được cung cấp bởi Tập đoàn Công nghiệp – Viễn thông Quân đội Viettel là: “Thông minh – Linh hoạt – Bảo mật – Tốc độ”. Đây được xem là một giải pháp toàn diện cho các đơn vị, doanh nghiệp khi muốn quản lý, giám sát hóa đơn xuất ra, nhập vào của đơn vị mình quản lý.

Bài viết trên đây đã gửi đến bạn những khái niệm đầy đủ nhất cho câu hỏi hóa đơn điện tử là gì cùng với ưu điểm đặc biệt của loại hóa đơn này. Khi có nhu cầu tìm hiểu và sử dụng hóa đơn điện tử do Viettel cung cấp, quý khách vui lòng liên hệ qua:

SHARE ON
TwitterFacebookGoogle+
Rate this post