Ngày nay, việc hóa đơn điện tử được đưa vào sử dụng thay thế cho hóa đơn giấy đang ngày càng phổ biến hơn. Tuy nhiên, liệu có nên dùng hóa đơn điện tử hay không vẫn là thắc mắc của nhiều doanh nghiệp. Những thông tin trong bài viết dưới đây sẽ giúp các doanh nghiệp xác định được câu trả lời phù hợp và chính xác nhất.
Lợi ích đầu tiên phải kể đến khi sử dụng hóa đơn điện tử chính là doanh nghiệp sẽ tiết kiệm được thời gian, chi phí và công sức. Doanh nghiệp có thể sử dụng hình thức gửi hóa đơn trực tiếp qua các phương tiện điện tử cho khách hàng, không cần in hóa đơn giấy nên sẽ tiết kiệm được một khoản chi phí đáng kể như: chi phí giấy in, mực in, chi phí lưu trữ hóa đơn…
Đối với khách hàng, khi doanh nghiệp sử dụng hóa đơn điện tử, khách hàng có thể nhận hóa đơn ngay lập tức mà không tốn thời gian chờ đợi, tiết kiệm được rất nhiều thời gian cho cả đôi bên.
Khi sử dụng hóa đơn giấy, tình trạng thất lạc hóa đơn trong quá trình vận chuyển, giao nhận giữa doanh nghiệp với khách hàng cũng như trong quá trình lưu trữ xảy ra khá thường xuyên.
Tuy nhiên, khi sử dụng hóa đơn điện tử, tình trạng thất lạc này sẽ được hạn chế tối đa. Bên cạnh đó, hóa đơn điện tử cũng giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian tìm kiếm và quản lý hóa đơn.
[caption id="attachment_3470" align="aligncenter" width="640"]
Tìm kiếm dễ dàng, tiết kiệm không gian lưu trữ, đặc biệt an toàn và bảo mật là những ưu điểm lớn nhất của hóa đơn điện tử[/caption]
Khi doanh nghiệp sử dụng hóa đơn điện tử, các thủ tục về hành chính thuế cũng sẽ được quản lý và thực hiện qua máy tính, các phần mềm và mạng internet. Do đó, việc thực hiện các thủ tục hành chính thuế của doanh nghiệp sẽ đơn giản hơn rất nhiều, giúp tiết kiệm chi phí, thời gian và công sức.
Hóa đơn điện tử cho phép tự xác định số lượng hóa đơn vì thế doanh nghiệp sẽ không phải tiến hành đăng ký mẫu hóa đơn điện tử, cũng không cần phải lập báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn đến cơ quan thuế nữa. Ngoài ra, việc phần mềm hóa đơn điện tử tự động chuyển số liệu các hóa đơn vào tờ khai thuế giá trị gia tăng giúp cho doanh nghiệp tiết kiệm được thời gian, chi phí, công sức lập tờ khai thuế so với khi sử dụng hóa đơn giấy.
[caption id="attachment_3482" align="aligncenter" width="640"]
Hóa đơn điện tử có thể giải quyết toàn bộ nỗi lo lắng so với khi sử dụng hóa đơn truyền thống[/caption]
Theo quy định của Nhà nước về hóa đơn điện tử thì doanh nghiệp sẽ phải hoàn toàn chủ động trong việc khởi tạo và phát hành hóa đơn điện tử cũng như chịu trách nhiệm với toàn bộ thông tin trong hóa đơn được phát hành.
Khi sử dụng hóa đơn điện tử, doanh nghiệp cần chi trả chi phí đầu tư ban đầu để có thể sở hữu hệ thống khởi tạo, phát hành và quản lý hóa đơn điện tử cùng với các loại chi phí khác như chi phí duy trì, chi phí mua chữ ký số,... Cùng với đó, nguồn nhân lực sẵn sàng tiếp nhận kiến thức mới để có thể khởi tạo và phát hành hóa đơn điện tử cũng là một yếu tố quan trọng.
Tuy nhiên, khi so sánh với ưu điểm:
Tích hợp 50 phần mềm quản lý tài chính doanh nghiệp.
Tiết kiệm 75% thời gian khởi tạo và phát hành hóa đơn.
Giảm 80% chi phí in ấn, giao nhận, lưu trữ, bảo quản, chưa kể còn dễ dàng tìm kiếm, phân tích, báo cáo và thống kê hóa đơn.
Có thể nhận thấy rằng, chi phí ban đầu chính là sự đầu tư giúp doanh nghiệp tối ưu hơn nữa chi phí cho hóa đơn và tối ưu nguồn nhân lực một cách hiệu quả nhất.
Đối với ngành nghề chuyên biệt về vận chuyển, đặc thù là khi vận chuyển hàng hóa, doanh nghiệp phải có sẵn hóa đơn điện tử đi đường để có thể trình các cơ quan chức năng kiểm tra trên đường đi. Vì vậy, việc sử dụng hóa đơn điện tử khiến doanh nghiệp gặp khó khăn trong việc xuất trình hóa đơn vận chuyển. Đây là một nhược điểm khá lớn cần được khắc phục và có hướng dẫn cụ thể của hình thức hóa đơn điện tử này.
Theo quy định của Nhà nước thì hóa đơn điện tử hợp lệ phải có chứng thư kỹ thuật số, hạ tầng viễn thông đảm bảo được việc vận hành, có kết nối với cơ quan thuế và các cơ quan liên quan,… Có thể nói, những điều kiện để có thể thực hiện được giao dịch hóa đơn điện tử khắt khe và phức tạp hơn rất nhiều so với hóa đơn giấy, khiến cho nhiều doanh nghiệp lo ngại.
Với những ưu nhược điểm hóa đơn điện tử kể trên, tuy còn khá nhiều điều bất cập, thế nhưng về lâu dài thì lợi ích mà hóa đơn điện tử mang lại là rất lớn. Những bất cập kể trên hoàn toàn có thể được khắc phục dần theo thời gian, đặc biệt là khi hóa đơn điện tử cho doanh nghiệp luôn được tạo điều kiện thuận lợi nhất để có thể sử dụng. Có thể nói, với các doanh nghiệp, việc sử dụng hóa đơn điện tử là yếu tố tiên quyết để góp phần xây dựng một hệ thống thương mại minh bạch, thông minh và hiện đại.
Tuy nhiên, tự khởi tạo và phát hành hóa đơn cũng như duy trì hệ thống này là khá khó khăn đối với các doanh nghiệp, đặc biệt là khi họ không có chuyên môn nghiệp vụ về công nghệ thông tin, làm hóa đơn hay kế toán. Để giúp các doanh nghiệp giải quyết nỗi lo lắng này, Viettel đã cho ra mắt dịch vụ hóa đơn điện tử S-invoice.
[caption id="attachment_3459" align="aligncenter" width="640"]
Hóa đơn điện tử S-invoice đảm bảo tính an toàn - bảo mật- chính xác - linh hoạt và tốc độ[/caption]
Video giới thiệu tổng quan về dịch vụ S-invoice: Giới thiệu tổng quan về dịch vụ hóa đơn điện tử S-invoice
Hóa đơn điện tử S-invoice có rất nhiều ưu điểm đáng để các doanh nghiệp ưu tiên lựa chọn:
Đầy đủ các chức năng theo đúng quy định của pháp luật hiện hành.
Giá thành vừa phải, phù hợp với khả năng của nhiều doanh nghiệp.
Có thể tích hợp với nhiều hệ thống quản lý doanh nghiệp khác.
Có thể điều chỉnh, lựa chọn và thay đổi thiết kế mẫu hóa đơn cho phù hợp với đơn vị sử dụng và mục đích.
Tính bảo mật và độ an toàn cao.
Hệ thống ổn định và có khả năng xuất ra số lượng hóa đơn lớn.
Viettel tự hào là địa chỉ cung cấp hệ thống hóa đơn điện tử thông minh, linh hoạt, hiệu quả và bảo mật cao cho các doanh nghiệp. Quý doanh nghiệp quan tâm và mong muốn tìm kiếm nhà cung cấp uy tín có thể truy cập địa chỉ website: Hóa đơn điện tử S-invoice, FB: Viettel Business Solutions hoặc gọi đến tổng đài 18008111 để được hỗ trợ miễn phí.
Có thể thấy rằng, hóa đơn điện tử là ứng dụng cần thiết mà các doanh nghiệp nên áp dụng trong thời buổi hiện đại và công nghệ thông tin tiên tiến hiện nay. “Có nên dùng hóa đơn điện tử hay không?” - câu trả lời chắc chắn là có, nhưng các doanh nghiệp nên tìm hiểu kỹ các quy định pháp luật để nắm bắt đúng và đủ các thông tin trước khi sử dụng.
